Geschäftsprozesse in der Verwaltung: Noch viel Potenzial

Die Öffentliche Hand kommt mittlerweile nicht mehr um ein effizientes Geschäftsprozessmanagement herum. Was fehlt, ist eine Industrialisierung wie in der Privatwirtschaft. Ein Gastbeitrag von Konrad Walser.
 
In der Öffentlichen Verwaltung sind Prozesse das A und O. Bund, Kantone und Gemeinden funktionieren nur dann effizient, wenn Prozesse richtig durchdacht und auch implementiert sind. Es werden Einwohner in Gemeinden registriert, Subventionsgesuche auf kommunaler oder kantonaler Ebene bearbeitet, das Kehrichtwesen aus der Sicht von gemeindeeigenen Betrieben organisiert und abgewickelt, Baugesuche bei Kommunen entgegen genommen und abgearbeitet. All dies hat innerhalb der Verwaltung eine Menge von Aktivitäten zur Folge, die man zusammengesetzt als Prozesse bezeichnen kann.
 
Schwierige Industrialisierung
Dabei kann ähnlich wie in der Privatwirtschaft von Managementprozessen, Kernprozessen sowie etwa von Unterstützungsprozessen gesprochen werden. In Anerkennung der Eigenheiten der Öffentlichen Verwaltung sind überdies Prozesse der Politischen Verwaltung denkbar, über welche Politik aus Sicht der Verwaltung gestaltbar ist. Am ehesten standardisierbar, so hat sich in Österreich beispielsweise gezeigt, sind etwa Querschnitts- oder Unterstützungsprozesse. Bei den Kernprozessen und den politischen Prozessen ist eine Standardisierung deswegen schwierig, weil hier Gesetze, Traditionen oder föderale Eigenheiten bezüglich Aufgabenteilung zwischen Bund, Kantonen und Gemeinden vorhanden sind. Eine Standardisierung würde hier bedeuten, dass über föderale Ebenen hinweg zusammengearbeitet werden müsste. Dies würde überdies auch bedeuten, dass eine Standardisierung auf gesetzlicher Ebene stattzufinden hätte.
 
Im Gegensatz zur Privatwirtschaft wickelt die Öffentliche Verwaltung die Leistungsproduktion noch nicht im gleichen Masse industrialisiert ab. Das heisst, die Prozesse werden nicht entsprechend vereinfacht, integriert und mittels IT unterstützt abgewickelt. Die Frage, die sich hier stellt, ist, ob die Öffentliche Verwaltung nach den gleichen Grundsätzen geführt und "reorganisiert" werden kann wie ein Unternehmen.
 
Es ist klar, dass das Konzept des Geschäftsprozessmanagements nicht in der gleichen Form eingeführt werden kann wie in der Privatwirtschaft, zu unterschiedlich sind Kultur, Gesetze, Steuerungskonzepte und Föderalismus-Ausprägungen. Indes ist nicht zu leugnen, dass durch eine Vereinheitlichung von Verwaltungsverfahren auch eine Vereinheitlichung von Verwaltungsarchitekturen und -Systemen resultiert.
 
Prozessaustauschplattformen, wie sie zurzeit in Deutschland und der Schweiz realisiert oder geplant werden, könnten dazu beitragen, Geschäftsprozesse zu vereinheitlichen. Indes ist noch unklar, wie diese Prozessaustauschplattformen sich langfristig entwickeln werden. Unklarheiten sind etwa zu beseitigen bezüglich Betrieb, Geschäftsmodellen sowie Nutzung und Bereitstellung (Finanzierung) von entsprechenden Plattformen und darüber ausgetauschten Prozess-Beschreibungen.
 
Prozesse als Teil der Geschäftsarchitektur
Das Geschäftsprozessmanagement hat indes auch noch andere Facetten, welche kurz zu beleuchten sind. Einerseits behandeln wir Geschäftsprozessmanagement in der Öffentlichen Verwaltung heute vielfach als Teil des Architekturthemas. Geschäftsprozesse stellen einen Teil der Geschäftsarchitektur von Verwaltungen dar. Überdies werden im Rahmen des Geschäftsarchitektur-Managements häufig auch Anknüpfungspunkte zwischen Prozessmanagement und GEVER (elektronische Geschäftsverwaltung) hergestellt, die zu diskutieren sind. Ebenfalls dienen gegenwärtig, sofern aktuell dokumentiert, Geschäftsprozesse auch als Artefakte zur Verbesserung interner Kontrollsysteme (IKS). Über definierte Dokumente in den Prozessen kann konkretisiert werden, was aus IKS-Sicht auf Basis von Audits zu prüfen ist.
 
Das Geschäftsprozessmanagement nimmt aus Sicht des Informatiksteuerungsorgan des Bundes (ISB) und des Leiters der eCH-Fachgruppe Geschäftsprozessmanagement eine zentrale Rolle bei der Verwaltungsmodernisierung ein. Über das Geschäftsprozessmanagement lassen sich beispielsweise Produktions-, Vertriebs- und Kommunikationsaspekte unter Berücksichtigung des Prozessdesigns thematisieren und Verbindungen und Integrationen von verschiedensten internen Verwaltungsprozessen zu einem öffentlichen Verwaltungsprozess konfigurieren. Über einen solcherart integrierten öffentlichen Prozess wird sichergestellt, dass seitens der Verwaltungskunden für ein Anliegen, das möglicherweise mehrere Anliegen in gebündelter Form zur Bearbeitung umfasst, so wenig Verwaltungskontakte wie möglich nötig sind.
 
Noch kein Durchbruch
In der Schweiz hat das Prozessmanagement in der Öffentlichen Verwaltung noch keinen eigentlichen Durchbruch erfahren. Indes gibt es Leuchtturmprojekte, welche verschiedenste Facetten des Geschäftsprozessmanagements im Einzelnen oder gebündelt in deren Bestrebungen leben und betreiben. Wie komplex das Prozessmanagement in der Öffentlichen Verwaltung ist, hat sich zum Beispiel auch an der Modellierung des Todesfall-Prozesses in einer Zürcher Gemeinde gezeigt. Dabei wurde ersichtlich, wie viele verschiedene Verwaltungseinheiten, Register und Applikationen einer Gemeinde vom Todesfall eines Menschen betroffen sind.
 
Das Prozessmanagement kann hier dafür sorgen, dass im Vergleich zu einem früheren Zustand die verschiedenen beteiligten Stellen enger miteinander zusammenarbeiten und sich häufiger austauschen, um so sicherzustellen, dass die Abläufe harmonischer und effizienter ablaufen können und Schnittstellenprobleme systematisch beseitigt werden. All dies dürfte auch eine Auswirkung auf die Effektivität eines Prozesses haben, egal ob automatisiert oder nicht.
 
BPM@ÖV2013
Die Berner Fachhochschule veranstaltet in Bern am 21./22. März 2013 die Konferenz BPM@ÖV2013 zum Thema Geschäftsprozessmanagement und den in diesem Artikel erwähnten verwandten Themen in der Öffentlichen Verwaltung. Während am ersten Tag eine wissenschaftliche Konferenz stattfindet, führen wir am zweiten Tag einen praxisorientierten Anwendertag durch. Die Veranstaltung wird unterstützt von der Fachgruppe Geschäftsprozessmanagement von eCH sowie von der deutschen Fachgruppe Verwaltungsinformatik der Gesellschaft für Informatik. (Konrad Walser)
 
Prof. Dr. Konrad Walser ist Dozent und Senior Researcher am E-Government-Institut der Berner Fachhochschule.