Spass mit IT-Beschaffungen

Kann die Beschaffung von ICT sexy sein? Ja, finden einige Vertreter der öffentlichen Hand. Allerdings muss in Know-how investiert werden.
 
Wie weiter mit IT-Beschaffungen in der Schweiz? Dieser und anderen Fragen gingen am Mittwoch im Hauptgebäude der Universität Bern einige der Akteure der Schweizer IT- und Public-Szene nach. Es dürfte eine der letzten Veranstaltungen dieser Art sein, wo sich Beschaffungsverantwortliche ungezwungen austauschen können - Informationsveranstaltungen von IT-Anbietern sind verpönt, seit in Bezug auf Einladungen und Geschenke eine gewisse Vorsicht innerhalb der Bundesverwaltung und in den Kantonen herrscht: Die IT-Beschaffungs-Skandale der letzten Jahre lassen grüssen.
 
Erstmals konnten die Veranstalter rund um den Berner Lokalpolitiker und Open-Source-Verfechter Matthias Stürmer über 300 Besucher anlocken. Die dritte Ausgabe der IT-Beschaffungs-Konferenz stösst also auf noch mehr Interesse als bisher. Das überrascht nicht, geriet der jüngste Fall mutmasslich widerrechtlicher Beschaffungen im Seco erst im Januar dieses Jahres in die Schlagzeilen.
 
Business-IT-Alignment weiterhin vernachlässigt
Zu Beginn der Veranstaltung ging Professor Thomas Myrach, Geschäftsführender Direktor des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern, auf Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen öffentlichen und privaten Informatikbeschaffungen ein. Wobei klar wurde, dass es kaum Belege eines fundamentalen Unterschieds gibt. Hier wie dort gebe es Fehlschläge, fehlerhafte Anforderungen und Projekte, die aus dem Ruder laufen, sagte Myrach. Einzig der Umstand, dass sich staatliche Stellen an WTO-Bestimmungen halten müssen, während die Privatwirtschaft diesbezüglich mehr Spielraum habe, spiele eine Rolle.
 
Myriach zitierte aus einer bekannten Abhandlung des Soziologen Albert O. Hirschman, welche drei Reaktionsmöglichkeiten auf einen Leistungsabfall von Organisationen beschreibt. In der Privatwirtschaft wird eine Beziehung oft einfach abgebrochen (Exit), während Beschwerden und Änderungswünsche (Voice) eine wesentlich kleinere Rolle spielen. Anders in der Verwaltung: Hier wird meistens erst versucht, mittels Voice ein in Schieflage geratenes Projekt zu retten. Die Beziehung zum Lieferant bleibt also bestehen, man ist aber unzufrieden und versucht, die Leistungen zu verbessern. Erst danach kommt es zu einem allfälligen Abbruch.
 
Eine der Gemeinsamkeiten sei, dass nach wie vor der Zusammenhang zwischen IT und Business nicht richtig verstanden werde. Dies sei das Hauptproblem: "Business und IT stehen in einem Spannungsverhältnis zueinander, aber damit sie zusammen funktionieren können, muss das Business die IT-Aktivitäten steuern und beeinflussen", sagte Myrach. "Viele Leute auf der Geschäftsebene vernachlässigen den Faktor IT, weil sie meinen, die Technik sei nicht ihr Business." Dieses Stereotyp zeige, warum manche Dinge in der öffentlichen Verwaltung und in der Privatwirtschaft scheitern.
 
Spass bei der Beschaffung
Für viele Organisationen sind Beschaffungen von ICT-Leistungen und -Gütern schlicht mühsam. Bemängelt wird seit längerem der Schwellenwert von 230'000 Franken bei WTO-konformen Beschaffungen. Vermehrt wird der Wunsch geäussert, diesen Wert zu erhöhen. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich daran etwas ändern wird, ist allerdings nahe bei null, wie Nicholas Niggli ausführte. Er war von 2007 bis 2012 Vorsitzender der WTO-Verhandlungsrunde zum Government Procurement Agreement (GPA). Er wies darauf hin, dass innerhalb der WTO der Fokus aktuell auf Wachstumsländer wie China gelegt werde. Ein Zurückkommen auf Elemente, die erst kürzlich - nämlich Ende 2011 - definiert wurden, sei sehr unwahrscheinlich.
 
Axel Butterweck (Foto), Leiter Konzerneinkauf bei der Post, zeigte jedoch auf, dass der Schwellenwert nicht die grösste Herausforderung sei. Vielmehr gehe es darum, dass Organisationen lernen, mit den nunmehr bestehenden WTO-Regeln effizient umzugehen. Butterweck erklärte, dass bei der Post nach dem Abbruch des Insieme-Projekts in der Eidgenössischen Steuerverwaltung ein Umdenken stattgefunden habe. Wurden bis dahin nur eine Hand voll Projekte mit WTO ausgeschrieben, sind es heute wesentlich mehr: "Es laufen momentan 38 WTO-Verfahren."
 
Bei der Post ist die Beschaffungsorganisation dem CFO unterstellt. Das Volumen betrug letztes Jahr 2,7 Milliarden Franken. Für Butterweck ist es angesichts dieser Grösse unerlässlich, dass die Abläufe stimmen. Ein WTO-Verfahren sei immer langwierig, doch die Grundphilosophie - in erster Linie Wettbewerb unter den Anbietern - sei eigentlich "ausgesprochen sexy". Die Praxis zeige aber, dass Behörden oft nicht wissen, was sie denn genau brauchen.
 
Das neue GPA erlaube den Organisationen, agiler zu werden, doch letztlich hänge das Ganze von der zuständigen Person der Beschaffungsstelle ab. Fragen wie "make or buy?" oder ein sauberes Budget seien unerlässlich. Deshalb müsse man Kompetenzen aufbauen. Die Post beschäftige drei Personen, die sich ausschliesslich um die Verfahrenswahl kümmern. Beschaffungsstellen können sich an sie wenden, wenn sie nicht wissen, ob man in einem vorliegenden Fall eine Ausschreibung mit WTO machen soll oder nicht.
 
Für Butterweck muss man sechs Punkte beachten, damit Beschaffungen "Spass machen": Nachhaltigkeit, Innovation, Mehrwert sowie Gesetzgebung, unternehmerisch Handeln und politisches Umfeld beachten.
 
Die Probleme sind bekannt
Auch Peter Fischer, Delegierter für die Informatiksteuerung des Bundes ISB, mochte in seinem Vortrag das Beschaffungsrecht nicht zu verfluchen. "Es ist schlicht da, wir müssen damit arbeiten." Manchmal gehe es etwas länger und es könne mühsam sein. Fischer erwähnte bekannte Probleme bei der Beschaffung, darunter mangelnde Projektführung oder Planung oder eine schlechte Anforderungserhebung.
 
Es brauche daher klare Rollen, Aufgabenverteilung und Verantwortung. Wichtig sei zudem, dass der Beschaffungsprozess in die Projektplanung integriert werde.
 
Fischer sagte im Grunde genommen, was er bereits in den beiden Vorjahren gesagt hatte: Ein IT-Projekt in der Verwaltung kann schief gehen, weil IT komplex ist und viele Stellen wie auch die Politik (fürs Budget) miteinbezogen werden müssen. Deshalb sind Kontrollen und klare Aufgabenverteilungen wichtig. (Maurizio Minetti)