IT-Strategie des Kantons Zürich gescheitert

Staatssiegel des Kantons Zürich.
Eine externe Prüfung lässt wenig gute Worte an der kantonalen Informatik.
 
"Die Organisationsform mit KITT ist nicht geeignet, die Umsetzung der Informatik-Strategie zu gewährleisten"; "Die Umsetzung der IT-Strategie ist als gescheitert zu betrachten"; "Synergie- und Sparpotential wird vergeben", so das Fazit einer externen Überprüfung der Informatik im Kanton Zürich.
 
Externe Prüfung gefordert
Was bisher geschah: Der Kanton gibt jährlich mindestens 170 Millionen Franken für IT-Mittel und -Dienstleistungen aus. Bereits 2013 stellte die Finanzkontrolle mögliche Schwachstellen in IT-Governance, IT-Compliance, Risikomanagement und IT-Sicherheit fest. Kritisiert wird, dass die Zürcher Ämter noch immer eigene IT-Königreiche betreiben. 2015 beauftragte der Regierungsrat dann die Finanzdirektion, die IT-Strukturen im Kanton extern überprüfen zu lassen.
 
Nun liegt ein 400 Seiten umfassender Bericht von BDO vor. Gleichzeitig publizierte die Finanzdirektion einen Regierungsratsbeschluss. Der Kanton Zürich setzt zwar die Empfehlungen von BDO nicht um, gleist aber ein neues IT-Strategie-Projekt auf und schafft ein neues Amt für Informatik in der Finanzdirektion.
 
Strategie nicht umgesetzt
Das IT-Leitbild des Kantons Zürich aus dem Jahr 2008 sei angemessen und enthalte weitsichtige Zielsetzungen, so der Bericht. Es enthalte klare Vorgaben, was in Bezug auf die direktionsübergreifende Koordination und Optimierung der Informatik zu tun und zu lassen ist. Doch wurden die darin aufgeführten Leitsätze "mehrheitlich auch nicht annähernd umgesetzt", heisst es weiter in dem Bericht. Zudem wurde die Strategie nicht an aktuelle Entwicklungen angepasst, darunter etwa die E-Government-Strategie oder Netzwerkrichtlinien.
 
Gemäss der Informatik-Strategie 2008 stellt das Kantonale IT-Team (KITT) die Umsetzung der Strategie sicher. Verschiedene Beschlüsse, Verordnungen und Reglemente regeln die Einbettung des KITT und der KITT-Geschäftsstelle sowie deren Aufgaben und Kompetenzen. Doch habe die Untersuchung gezeigt, dass diese Organisation nicht geeignet ist, um die IT-Bestrebungen vorwärts zu bringen.
 
KITT wird abgeschafft
Der Leiter der KITT-GS hat keine Weisungsbefugnisse gegenüber dem KITT und auch keine Weisungs- und Kontrollkompetenzen gegenüber den Direktionen und der Staatskanzlei, schreibt BDO. Eine direktionsübergreifende Koordination fehlt weitgehend. Die föderalistischen Strukturen der Kantonalen Verwaltung und die damit verbundenen direktionalen Sichtweisen erschweren die Umsetzung von direktionsübergreifenden Vorhaben zusätzlich.
 
Der Bericht gibt Empfehlungen für eine neue Verwaltung. Zunächst soll eine IKT-Organisation und -Governance geschaffen (KIKT-Start) werden. Für die Etablierung einer effizienten kantonalen IKT-Governance schlägt BDO neue Einheiten vor: Die Strategie-Einheit (KIKT-Steuerung) und eine operative Einheit (KIKT-Dienste). KIKT-Steuerung wäre für die strategische Ausrichtung der kantonalen IKT verantwortlich, während KIKT-Dienste für den Betrieb von Anwendungen und Infrastruktur sorgt. Hinzu kommt KIKT-UP. Dies umfasst die Projektleitung, die Kooperation mit der Direktion, Kontrolle der Umsetzung von Projekten sowie das kantonsweite Controlling. Eine ähnliche Struktur kennt man vom Bund.
 
Wie aus dem Regierungsratsbeschluss hervorgeht, schafft der Kanton die KITT-Organisation ab, will sich aber noch nicht auf die von BDO vorgeschlagene Struktur einlassen. Der Regierungsrat hat beschlossen, eine Projektorganisation einzusetzen. Deren Ziel ist es, eine zeitgemässe Steuerung der Informatik zu erreichen und einheitliche Governance-Grundlagen zu schaffen. Den Projektausschuss bilden der Finanzdirektor (Vorsitz), die Justizdirektorin, die Bildungsdirektorin und der Chef der Finanzkontrolle. Der Regierungsrat wird später etappenweise über die zukünftigen Umsetzungsschritte entscheiden. Die KITT-Geschäftsstelle wird bis zu ihrer Ablösung in diese Organisation und das neue Amt für Informatik integriert.
 
Weitere Kompetenzzentren neben dem KITT
Das KITT ist nicht das einzige IT-Kompetenzzentrum im Kanton, so der BDO-Bericht weiter. Es gibt noch weitere IT-Kompetenzzentren, die nicht in der Verantwortung des KITT liegen. Es fehlt aber ein einheitlicher Service-Katalog der jeweils angebotenen Dienstleistungen. Damit werde einer der wesentlichen Leitgedanken aus der Strategie von 2008 "eine Anforderung, eine Lösung" verletzt. Mögliches Synergie- und Sparpotential wird vergeben. Die stark fragmentierte IT-Organisation erschwert zudem die Beschaffung und Bewirtschaftung von Lösungen. Das Ziel, die Kosten und Personalaufwände zu reduzieren, dürfte in den meisten Fällen nicht erreicht werden.
 
Gefahr von Insellösungen
Kantonsweit bestehen laut Bericht nur drei Anwendungen, die das Prädikat "Querschnittsanwendungen" wirklich verdienen würden: SAP Rechnungswesen, SAP Personalwesen und E-Mail (Lotus Notes). So werde etwa das Thema elektronische Geschäftsverwaltung (Gever) in den Direktionen sehr unterschiedlich angegangen. Gever und Geko (Geschäftskontrolle) seien nicht eindeutig definiert. Obwohl alle Direktionen Gever-Systeme einsetzen, wurde das Thema nicht als strategisches Projekt definiert. Andere Kantone hätten sich hier auf einheitliche Lösungen einigen können.
 
Weil die Prinzipien und Ziele bezüglich Querschnitts- und Standardanwendungen nicht umgesetzt wurden, besteht die Gefahr von Insellösungen. Diese können nicht oder nur aufwändig mit anderen Anwendungen interagieren, so ein weiteres Fazit des Berichts.
 
Niemand weiss, wie viele Fachanwendungen es im Kanton Zürich gibt
Auch was die Fachanwendungen anbelangt, gibt es Kritik von BDO. Wesentliche Voraussetzungen für eine systematische, wirtschaftliche und koordinierte Entwicklung und Beschaffung von Anwendungen sind kaum oder gar nicht erfüllt oder verbindlich vorgeschrieben. So fehlen verbindliche Vorgaben für die Projektdokumentation, Projektmanagement-Methoden oder Wirtschaftlichkeitsanalysen, schreibt BDO.
 
Auch gibt es kein zentrales Anwendungsinventar oder wenigstens ein dezentrales, nach einheitlichen Vorgaben geführtes Inventar. Im Bericht wird von 1000 bis 5000 Fachanwendungen gesprochen. Eine genauere Angabe sei wegen unvollständiger Inventare und einer uneinheitlichen Verwendung des Begriffs "Anwendung" nicht möglich.
 
Unternehmenskultur spielt grosse Rolle
Der Bericht geht ausserdem auf die Unternehmenskultur in der Kantonalen Verwaltung ein. Diese scheint eine grosse Rolle zu spielen. In informellen, bilateralen Gesprächen würden Angestellte verschiedener Ämter offen Informationen austauschen. Gleichzeitig aber werden in formellen Gremien diese Informationen kaum ausgetauscht. Es bestehen offenbar zahlreiche ungeschriebene Regeln, die eine optimale Zusammenarbeit der verschiedenen Direktionen zu behindern scheinen. (kjo)