Der Kanton Aargau liefert Mitarbeitenden aus Gemeinden zahlreiche telefonische oder schriftliche Auskünfte zu verschiedenen Themen. Im Rahmen des Programms "Digitale Transformation Smartaargau" habe man festgestellt, dass es bei diesen Anfragen viel Digitalisierungspotenzial gibt. Denn häufig würden aus verschiedenen Gemeinden ähnliche Fragen gestellt, die dann mehrfach beantwortet werden müssten, erklärt uns der Kanton zum Hintergrund des IT-Projekts.

Mit einer Wissensplattform soll der Prozess digitalisiert werden. Damit werde nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität erhöht, heisst es aus dem Kanton. Den Auftrag zum Aufbau hat die Firma Starmind erhalten. Wie aus einer Publikation auf Simap hervorgeht, ging der entsprechende Zuschlag über gut eine halbe Million Franken freihändig an die Firma aus Zürich.

Der Softwareanbieter bezeichnet seine Lösung häufig als "Gehirn eines Unternehmens". Ausser Starmind befasse sich kein anderes Produkt im Bereich Wissensmanagement mit der Koordination und Archivierung von Anfragen und deren Antworten, wie sie für Gemeinden benötigt werden, heisst es auf Simap.

In einer Evaluierungsphase habe man verschiedene andere Varianten geprüft, darunter etwa ein Ticketing-System, FAQ-Listen mit Standardauskünften, E-Learning-Inhalte oder Erklärvideos. Diese hätten aber die Anforderungen nicht abgedeckt, schreibt uns das zuständige Volkswirtschaftsdepartement.

Die Plattform werde nicht aktiv mit Informationen gefüttert, sondern wächst auf Basis der eingegebenen Fragen und Antworten, erklärt der Kanton. Im Laufe der Zeit sollen so die kommunalen Behörden mit kantonalem Fachwissen unterstützt werden. Die Starmind-Lösung stelle eine niederschwellige Möglichkeit für Auskünfte dar und ergänze bestehende Kanäle.

Die Plattform sei nicht öffentlich zugänglich, erklärt uns der Kanton. Auf ihr würden dieselben Auskünfte gespeichert, die ansonsten über den E-Mail-Weg beantwortet werden. Die Inhalte dürften zudem keine Rückschlüsse auf Personen zulassen. Dies werde täglich überwacht und bei allfälligen Verstössen sofort interveniert, verspricht der Kanton.