E-Rechnungen müssen nicht mehr digital signiert werden

ZUGFeRD als Zugpferd: Ein Format von elektronischen Rechnungen, das in Deutschland schon weit verbreitet ist.
 
Bis anhin mussten elektronische Rechnungen in der Schweiz digital signiert sein. Der Grund ist, dass bei Dokumenten, die insbesondere für die Vorsteuerrückforderung relevant sind, der Nachweis des Ursprungs und der Unverändertheit erbracht werden muss. Dieser Nachweis ist insbesondere mit einer digitalen Signatur möglich, so die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).
 
Die ESTV hat dies nun präzisiert und die Pflicht der digitalen Signatur für E-Rechnungen abgeschafft. In einer Mitteilung von Ende September heisst es, dass die Unverändertheit auch dann als erbracht gilt, wenn die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung (nach Artikel 957a OR) eingehalten sind. Hier sind die Papierrechnung und die elektronische Rechnung gleichgestellt, so die ESTV.
 
Mehr digitale PDF-Rechnungen erwartet
In der Folge wird generell erwartet, dass die Anzahl der per Mail verschickten PDF-Rechnungen in der Schweiz markant zunehmen wird. Trotz elektronischer Übermittlung bleibt es den meisten Unternehmen nicht erspart, Informationen aus den eingehenden Rechnungen abzutippen oder Daten einzeln per Copy-Paste in die Kreditorenbuchhaltung beziehungsweise in den Zahlungsverkehr zu übernehmen.
 
"Ein Unding", findet Nicolas Guillet, Projektleiter E-Business bei Abacus Research, und hofft auch hierzulande auf eine weite Verbreitung einer Lösung, die in Deutschland bereits gang und gäbe ist: ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein Format von elektronischen Rechnungen, das in Deutschland in Zusammenarbeit von Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt wurde.
 
ZUGFeRD-Rechnungen werden als PDF verschickt, enthalten aber eine XML-Datei, was die Rechnungen für Maschinen lesbar macht. Dadurch kann eine Rechnung automatisch in einer Buchhaltungssoftware verarbeitet werden.
 
Deutscher Standard auch in der Schweiz
Der Softwarehersteller Abacus hat Ende Mai angekündigt, das deutsche Format ZUGFeRD einzuführen. Die Generierung von Rechnungen nach ZUGFeRD sei bereits produktiv, der Empfang folge mit der Version 2017 noch dieses Jahr. Wie Abacus damals mitteilte, werden diese Rechnungen mit einer digitalen Signatur versehen. Dies wird laut Guillet auch bis auf weiteres so bleiben.
 
Heute kündigt zudem Run my Accounts an, das E-Rechnungs-Format ZUGFeRD anzubieten. "Wir sind überzeugt, dass ZUGFeRD sich international durchsetzen wird. Durch die Einführung möchten wir ein Zeichen setzen und hoffen darauf, dass auch andere Schweizer Buchhaltungssoftware-Hersteller folgen", so Thomas Brändle, Gründer und Geschäftsführer von Run my Accounts.
 
Die Aufschaltung der ZUGFeRD-Rechnungen erfolgt bei Run my Accounts zunächst bei Kunden des deutschen Standorts in Köln sowie bei Schweizer Kunden mit Bezug zu Deutschland. Alle anderen Mandanten erhalten dann im weiteren Verlauf die neue Funktion, schreibt das Unternehmen. Bei Bedarf könne eine schnellere Aufschaltung des neuen Rechnungsformats angefordert werden. (Katharina Jochum)