Gever Bund: Die Finanzkontrolle lobt und warnt

Die Einführung einer bundesweiten Gever-Lösung könnte technologisch gelingen. Aber machen die Departemente auch mit? Und die Beamten?
 
"GENOVA", die Einführung von GEVER Bund durch die Bundeskanzlei, ist eine Grossbaustelle: Sie kostet maximal 142 Millionen, soll im Juni 2018 eingeführt werden, und war, schon wegen des Zuschlags mit einer Beschwerde in Verzug geraten.
 
Wie sieht es aktuell aus? Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat das Programm erneut geprüft und sechs Fragen gestellt.
 
Die Mehrheit dieser sechs Fragen, soviel sei vorweggenommen, wurden zur Zufriedenheit der EFK beantwortet. Das Programm mit der Einführung des Produkts "Acta Nova" durch Atos mit der Bundeskanzlei, dem ISB, dem BIT und ISCeco ist soweit gut unterwegs.
 
Doch zu den Details, bei denen sich die Konflikte und Unklarheiten aufzeigen. Aber vor allem ein "Evergreen": die Unabhängigkeit potentieller Nutzniesser und die mangelnde bundesweite Verbindlichkeit. Aber jetzt der Reihe nach.
 
Frage eins EFK: Ist eine sinnvolle und wirtschaftliche GEVER-Lösung zu erwarten, wenn man sich die System- und Geschäftsarchitektur näher betrachtet?
Antwort: Angesichts von Prozessen, die man in der neuen Lösung "Acta Nova" von Atos abbilden muss sowie den Anbindungen (SAP, VM...) und Ablösungen von Fachanwendungen, ist die Systemarchitektur erwartungsgemäss komplex ausgefallen. Diese sei, so die EFK, "grundsätzlich zielführend." Man habe sich weitgehend an den Produktstandard gehalten, die Weiterentwicklung sei zentral (also sinnvoll) und das Mandantenkonzept sei richtig hergeleitet worden.
 
Aber das ist nur Technologie zur Abbildung des Status Quo und keine Transformation, kein Nachdenken über Reorganisation, kein Change Management. Das haben auch die GEVER-Verantwortlichen realisiert. "Dass Bewusstsein, dass dies für eine breite Nutzung nicht ausreicht, ist im Programm gereift", so die EFK. Die Bundeskanzlei habe übergreifende Prozesse definiert, organisatorische Massnahmen seien ergriffen worden.
 
Frage zwei: Sind die Projektverantwortlichkeiten sinnvoll definiert und – ein Punkt der von der EFK in andern Prüfungen immer wieder angemahnt wurde – nehmen die Verantwortlichen ihre Rolle auch wahr?
Antwort: Ja.
 
Frage drei: Hat die Bundeskanzlei das Risikomanagement und die Qualitätssicherung beim 142-Millionen-Frankenprojekt im Griff? Sowohl bei externen Kosten von 67 Millionen Franken und den internen von maximal 75 Millionen?
Antwort: Die Verantwortlichen sollten die Kosten- und Terminrisiken "nicht unterschätzen", warnt die EFK. Der Zeitplan sei sehr eng und beim UVEK könnte es Kostenüberschreitungen geben. Es gebe Wechselwirkungen mit dem Schlüsselprojekt APS2020 (bei dem es um Ersatz von Software der Informatik-Arbeitsplatzsysteme geht), die Risiken beinhalten.
 
Der Auftrag bezüglich Risiko- und Qualitätsmanagement müsse ausgeweitet werden, findet die EFK, was die Verantwortlichen prüfen werden. Das Finanzcontrolling sei umfassend.
 
Frage vier: Wie arbeitet Lieferant Atos und wird das Unternehmen bei der Entwicklung von Acta Nova nicht nur kontrolliert, sondern auch "angemessen gesteuert"?
Antwort: Atos hat nach Aussagen der EFK den Zuschlag für ein "sehr kompetitives Angebot" erhalten. Die Lieferbereitschaft sei ein Risiko, die Modalitäten der Umsetzung vor Ort, im Near- und Offshorebereich hätte neu ausgehandelt werden müssen, die Situation habe sich nun "teilweise entspannt". Offenbar ein wiederkehrendes Thema ist, dass Personal rechtzeitig angefordert würde. Vorlaufzeiten seien "für den Lieferanten sehr wichtig". Die Lieferanten würden aber aktiv überwacht.
 
Frage fünf: Sind die Projektreportings plausibel und korrekt?
Antwort: Die EFK fand keine Hinweise, welche Zweifel geweckt hätten.
 
Frage sechs: Haben die Verantwortlichen die Empfehlungen der ersten EFK-Prüfung ernst genommen und umgesetzt?
Antwort: Sämtliche Empfehlungen sind offenbar erledigt oder in Bearbeitung.
 
Aber die Königreiche in Bern…
Also alles in Butter? Im Juni 2018 wird GEVER in allen Departementen ausgerollt? Eine Standardlösung für alle? Nein, zumindest noch nicht 100 Prozent sicher.
Zwar hatten sich alle Departemente 2015 ebenso wie die Bundeskanzlei für das Produkt Acta Nova entschieden. Und der bisherige Lieferant Fabasoft gewährt Rabatte auf Wartungs-Lizenzen. Zudem, ein weiterer sanfter Zwang, läuft Fabasoft 2020 aus, wer nicht umsteigt auf Acta Nova, müsse neu ausschreiben. Das könnte ein Departement aber weder juristisch, noch finanziell, noch psychologisch daran hindern, auszuscheren. Auch die Bundeskanzlei kann die Departemente zu nichts zwingen.
 
Denn, so warnt die EFK, die Departmente hätten die Freiheit, zu tun was sie wollten. Und der Widerstand der Nutzer, welche sich nicht umgewöhnen wollen, sei zu erwarten und bilde ein "wesentliches Risiko".
 
Gleichzeitig hänge "der Nutzen vom Umsetzungsgrad in den Departementen ab", schreibt die EFK. Die Bundeskanzlei solle aktiver und motivierend Einfluss nehmen. Und messbare Nutzungsziele etablieren. Dies haben die Verantwortlichen auch vor.
 
Und die Kosten-Nutzenrechnung der Beschwerde?
Im Rahmen des Grossprojekts wurde kritisiert, dass die Beschwerde des unterlegenen Herstellers Fabasoft gegen den Zuschlag an Atos (Produkt: Acta Nova) und ABF Informatik/Elca (iGeko) viel Zeit und Geld kosten werde. Das stimmt, doch ergaben sich auch positiver "Kollateralnutzen": Das EFK konstatiert, dass Beteiligte die Zeit durch Zusammenarbeit positiv nutzten. Zudem sei es nun möglich, Gever in der neuen BIT-Cloud "Atlantica" zu betreiben, das wäre rein zeitlich beim Zuschlag nicht denkbar gewesen.
 
Noch sind aber nicht ganz alle Kosten klar. Zum EFK-Prüfungszeitpunkt waren nämlich noch Forderungen aus dem initialen Zuschlag von 2015 offen. Den hatte ABF Informatik/Elca als zweiter möglicher Lieferant erhalten. "Der zweite Lieferant, der nun nicht liefern darf, fordert eine Entschädigungszahlung." (Marcel Gamma)