BIT und BBL könnten effizienter sein, findet die Finanzkontrolle

Die Eidgenössische Finanzkontrolle hat das Beschaffungswesen des Bundesamts für Informatik und Telekommunikation (BIT) geprüft. Dabei wurde auch die Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) unter die Lupe genommen.
 
In verschiedenen Bereichen sieht die Finanzkontrolle (EFK) Potenzial für Verbesserungen und Effizienzsteigerungen.
 
Bündelungen – auch in Form von Rahmenverträgen – bei der Beschaffung spielten eine zentrale Rolle bei der Wirtschaftlichkeit. Doch würden sich bei Beschaffungen über Rahmenverträge häufig komplexe Abrufbestimmungen innerhalb eines Projekts oder gar innerhalb eines Rahmenvertrages ergeben. Derzeit verfüge das BIT über die Kompetenz für Abrufe aus Rahmenverträgen, bei denen das BBL die vertragsführende Einheit ist. Gewisse Abrufe seien direkt bei den Lieferanten der Rahmenverträge zulässig, andere jedoch nicht. Etwa können Hard- und Software direkt beim Lieferanten bezogen werden, während der Leistungsabruf bezüglich Wartung und Pflege für Hard- und Software über das BBL zu erfolgen hat.
 
Die EFK empfiehlt dem BIT, in Kooperation mit dem BBL, zu klären, wo eine Zentralisierung anzustreben ist; wo die Delegation von Abrufen aus Rahmenverträgen geeignet ist und wo sie gegebenenfalls zu beenden ist. Künftig sei zudem darauf zu achten, dass der gesamte Bedarf von Hardware, Software, Wartung und Dienstleistung abgedeckt sei. Das BIT ist mit der Empfehlung einverstanden, wie es in einer Stellungnahme schreibt.
 
Das BIT besteht aus den zwei Bereichen BDL (Beschaffung von Dienstleistungen) und BGA (Beschaffung von Gütern). Die beiden Bereiche würden sich in ihrer Struktur und bei den Prozessen erheblich unterscheiden. Beide hätten eigene Arbeitsanweisungen und Checklisten mit unterschiedlichen Inhalten und Ablagesystemen. Es bestünden keine gemeinsamen Prozessdarstellungen. Die EFK empfiehlt dies anzupassen und eine übergeordnete Prozessdarstellung einzuführen. Arbeitsanweisungen seien zu harmonisieren und Synergien zu nutzen, so das Fazit des Berichts. Das BIT wolle die Beschaffungsprozesse harmonisieren und die Prozess-Dokumentation dabei konsolidieren, so die Stellungnahme.
 
Die IT-Einkaufssysteme, SAP ERP, könnten umfänglicher genutzt werden, schreibt die EFK weiter. In Bezug auf Automatisierung, Durchgängigkeit und Prozessunterstützung sei der Bund noch weit von seinen Zielen entfernt. Es brauche medienbruchfreie, durchgängige und effizientere Supportprozesse. Das BBL habe die Optimierungspotenziale der logistischen IT-Systeme bereits erkannt und priorisiert.
 
Die EFK verweist weiter auf das Fehlen eines zentralen Lieferantenmanagements. Sie verzichtet aber mit Blick auf das neue ERP-System S/4 Hana, das im Projekt Superb23 eingeführt wird, auf eine Empfehlung. Gleichzeitig aber mahnt die Finanzkontrolle, dass die Einführung des neuen ERP-Systems einiges an Vorbereitung verlange. (kjo)