Finanzkontrolle sieht das BIT nach Reorganisation auf gutem Weg

Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) hat soeben einen Prüfbericht zur Leistungserbringung im Bereich "Projekte und Dienstleistungen" (PDF) des Bundesamts für Informatik und Telekommunikation (BIT) vorgelegt. Für die ersten drei Jahre nach der 2014 abgeschlossenen Reorganisation kamen in elf Projekten Aufwand, Dauer, Effizienz und Qualität auf den Prüfstand. Befragt wurden dabei nicht nur das BIT, sondern auch seine Leistungsbezüger.
 
Zunächst streicht die EFK die positiven Aspekte heraus: Das BIT habe im angelegten internationalen Benchmarking eine signifikante Effizienzsteigerung in der Softwareentwicklung erreicht und bewege sich beim Projektaufwand im weltweiten Branchendurchschnitt.
 
Als gut befunden werden zudem die Kommunikation und der Eskalationsprozess in den Projekten, die BIT-intern wie mit den Leistungsbezügern konstruktiv über alle Hierarchiestufen funktionieren würden. Allerdings erklärten die Projektleiter des BIT, dass intern raschere Reaktionen vom Management und eine stärkere Unterstützung durch die internen Ansprechpartner wünschenswert sei.
 
Die EFK stuft darüber hinaus auch die Steuerung und Überwachung externer Ressourcen durch das BIT als angemessen ein.
 
Festgehalten wird weiter, dass sich die Leistungsbezüger als Auftraggeber des BIT grundsätzlich gut in die Projekte eingebunden fühlen. Bemängelt wird hingegen, dass die Dauer der BIT-Projekte "wesentlich über dem Durchschnitt" liegt. Interessant ist, dass die EFK nach eigenen Angaben nicht ermitteln konnte, woran das liegt.
 
Weiter attestiert die EFK dem BIT, die Hilfsmittel und Vorgaben zur Projektabwicklung stetig weiterentwickelt zu haben und somit die Planung, Abwicklung und Qualitätssicherung eines Vorhabens wirksam unterstützen zu können.
 
Eine Ausnahme bilde diesbezüglich aber die Initialisierungsphase der Projekte. Deshalb mahnt die EFK Verbesserungen besonders in der Startphase der Projekte an. Konkret würden beispielsweise schlecht definierte Anforderungen und Ziele die Offertphase behindern, heisst es im Bericht. Derartige Unklarheiten und Missverständnisse hätten aufwendige Diskussionen zur Folge oder könnten gar Projektabbruch bedeuten. Für die Initialisierungsphase der Vorhaben fehlten explizite Vollständigkeits- und Qualitätskontrollen. Ausserdem hätten sich die Leistungsbezüger gewünscht, "bereits zum Zeitpunkt der Scope-Festlegung und Anforderungsdefinition" vom BIT unterstützt zu werden.
 
Kritik an Personalwechseln
Kritik musste sich der IT-Dienstleister des Bundes auch deshalb gefallen lassen, weil es in den Jahren 2015 bis 2017 häufig zu Wechseln der Projektleiter gekommen war. Das sei bei den Bezügern der BIT-Leistungen genauso negativ wahrgenommen worden, wie diese mehrfach beanstandet hätten, das Branchenwissen der Projektleiter sei ungenügend.
 
In diesem Punkt empfiehlt die EFK, bei komplexen Sachverhalten zwingend Senior-Projektleiter einzusetzen, allenfalls unterstützt von qualifizierten Fachpersonen.
 
Trotz Kritik wegen der Qualifikation von Projektleitern, an der zu langen Projektdauer und an der fehlende Projektkontrolle in der Startphase kommmentiert das BIT den Prüfbericht eher zufrieden. Man freue sich, dass die Reorganisation zu einer Effizienzsteigerung beigetragen habe. Auch teile man die EFK-Ansicht, dass weiteres Verbesserungspotenzial besteht, heisst es im Kommentar des BIT zu dem Bericht. Man arbeite an der Umsetzung der Empfehlungen.
 
Unter anderem seien schon sogenannte Vorplanungsworkshops eingerichtet worden. Sie sollen unter anderem dazu beitragen, dass schon in der Initialisierungsphase der Projekte die Qualitätskontrollen funktionieren. (vri/sda)