Die schwierige ERP-Standardisierung in Bundesbern

Die Finanzkontrolleure überprüften, ob die Beschaffungs-Standardisierung vorankommt. Ihr Fazit: Jein.
 
Die Ausgangslage hat es in aus zwei Gründen in sich. Viele Firmen wie auch die Eidgenossenschaft setzen für das Vertragsmanagement und Beschaffungscontrolling ein SAP ERP R/3 ein. Der Bund hat unter dem Namen "Teamwork Solution VM" eine darauf basierende Schweizer Standardsoftware lizenziert.
 
Nun steht diese am Ende des Lebenszyklus: Erstens befiehlt SAP, man müsse bis 2025 jedes bestehende SAP R/3 auf S/4HANA migrieren. Darum investiert man seit 2016 bundesweit in ein Grossprojekt "Superb23". Dieses soll Harmonisierung und SAP-Standardisierung im zivilen Bereich bringen und dürfte laut aktuellsten Schätzungen (mehr als Schätzungen gibt es nicht) 480 Millionen Franken kosten (exklusiv Vorarbeiten), wie wir kürzlich berichteten.
 
Ergo könnte man im Zuge der Hana-Einführung auch "Teamwork Solution VM" ersetzen, so die Hoffnung.
 
Der zweite Faktor ist, dass der Bundesrat auf Antrag der Finanzdelegation beider Räte (FinDel) den Auftrag erteilt hat, die aktuellen Beschaffungs­prozesse in der Bundesverwaltung "in bundesweit gültige Standard­prozesse zu überführen. Über ein verbindliches Beschaffungs­management­system soll künftig der gesamte Beschaffungsprozess abgebildet werden."
 
Soweit die Ausgangslage. Unter dem Titel "Querschnittsprüfung von Stand und Entwicklung des Vertragsmanagements und des Beschaffungscontrollings" hat die Finanzkontrolle des Bundes EFK nun den Stand der Dinge überprüft.
 
Erste "Erkenntnis": Die Kombination obiger Ziele macht die Harmonisierung und SAP-Einführung im theoretisch überschaubaren Beschaffungsbereich (im Vergleich zum gesamten Bund) weder schnell noch simpel. Das zeigten bereits frühere Prüfungen der EFK und dies zeigt auch der aktuelle Bericht, mit welchem die Kontrolleure eruieren wollten, ob 20 ihrer seit 2015 gemachten Empfehlungen überhaupt umgesetzt wurden. Und falls ja, wie.
 
Die Bilanz: Drei von vier Anregungen der EFK (mehr Kompetenzen hat sie nicht) mit der höchsten Risikostufe seien umgesetzt worden, so die Prüfer, eine teilweise. Bei den niedrig priorisierten Empfehlungen sind die meisten ebenfalls umgesetzt.
 
Allerdings gibt es nicht nur Lob und Zuversicht. Ein Vertragsmanagement-Teilprojekt verzögerte sich beispielsweise um fünf Jahre während der befristete Vertrag mit dem Software-Anbieter auslief und aktuell mit Freihändern verlängert wird. Wehe Euch, wenn weitere Freihänder schlecht begründet sind und S/4HANA das auch kann, schreibt die EFK, natürlich in anderen Worten.
 
Im selben Bericht hat die EFK auch Empfehlungen der FinDel zum Thema Beschaffungsmanagement und Controlling auf deren Umsetzung hin überprüft. Dies unter dem Protest des BBL ("wir sind erstaunt…", so das BBL in seiner Replik). Dank dem EFK-Vorgehen zeigt der Bericht nun auf, welche Schwierigkeiten/Herausforderungen warten, um die versprochenen Kosteneinsparungen auch zu realisieren. Es fehlen nämlich vier Voraussetzungen für eine Standardisierung und Harmonisierung der Beschaffungsprozesse, die sich auch in Software abbilden:
  1. eine übergeordnete Beschaffungsstrategie
  2. harmonisierte Prozesse
  3. zentrale Stammdatenverwaltung
  4. Vertragsmanagement mit definierten Muss- und Sollfeldern im ERP.
Vorhanden ist davon noch nichts, aber alles sei "in Vorbereitung", bilanziert die EFK.
 
Gut zu wissen: Es gibt die bundesweite "Standard-Software" "VM Bund" heute schon, aber für das Vertragsmanagement sind 30 Custom-Lösungen im Einsatz, die sich sogar auf Ebene der Eingabefelder unterscheiden.
 
Die sehr hohe Individualisierung resultierte in sehr unterschiedlichen Einführungskosten von "VM Bund": 44'000 Franken kostet die Standardversion, die massgeschneiderte UVEK-Version hingegen schon 538'000 Franken, also das 12-fache. Das VBS, das praktisch immer in einer eigenen Kostenliga spielt, überwies 3,2 Millionen Franken. Das ist das 72-fache der "Standardlösung".
 
Davon will und soll man wegkommen. Ein "Vorbild", besser ein Pilotprojekt für Standardisierung, konnte die EFK finden. Dieses Modul fand allerdings keine Verbreitung, weil departementsübergreifende Regelungen fehlten und dann machten die S/4HANA-Planung und "Superb23" den Harmonisierungswilligen einen Strich durch die Rechnung.
 
Bundesrat nur teilweise einverstanden
Und auch der Bundesrat hält sich bei der Standardisierung laut EFK zurück. Er werde sich "nur begrenzt" dafür einsetzen, nur da, wo sie "zielführend" sei, lässt die Regierung laut Prüfbericht ausrichten. Die EFK ist anderer Meinung und wirbt mit dem Pilotmodul, mit Risiko- und Kostenargumenten dafür, die S/4HANA-Möglichkeiten für eine Standardisierung des Vergabemanagements ernsthaft zu prüfen. Das Ziel müsse ein "möglichst standardisierter, systemisch abgebildeter Beschaffungsprozess" sein.
 
Auch mit dem Punkt "zentrale Stammdatenhaltung" ist die EFK unzufrieden, immerhin eine Voraussetzung für die Zielerreichung mit "Superb23". Die Kontrolleure warnen denn schon, sie würden den Stand der Arbeiten eng verfolgen. Beziehungsweise, in Politdeutsch: "Der Stand der Arbeiten wird von Belang sein."
 
Das BBL seinerseits weist darauf hin, dass die Machbarkeit der künftigen Vertragsmanagements-Lösung mit S/4HANA-Modulen von "Superb23" noch offen sei. Eine Studie soll dies klären.
 
So darf denn auch die geneigte Öffentlichkeit verfolgen, ob es beim wie gesagt überschaubaren Thema eine Schweiz geben wird, oder 30 Fürstentümer wie bis anhin. Ganz zu schweigen vom Vorhaben mit "Superb23" bundesweit Supportprozesse in Bereichen Finanzen, Personal, Logistik und Immobilien zu harmonisieren und standardisieren mit gleichzeitiger S/4HANA-Migration. (mag)