Berner Grossauftrag für die kleine Xcentric

2. Juni 2022, 10:07
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Foto: Hansjörg Keller / Unsplash

Für knapp 10,2 Millionen Franken wird der Kanton Bern auch die nächsten 8 Jahre seine zentralen Formularservices als SaaS-Lösung von der 15-Personen Software-Schmiede beziehen.

Im Kanton Bern müssen auf Ende dieses Jahres die Verträge für die seit 2016 betriebenen Formular-Lösung JAXForms von der Firma Xcentric verlängert werden. Die Webseiten des Kantons seien auf eine modernisierte Plattform gestellt worden, weshalb auf dieser Basis die Digitalisierung von Geschäftsvorgängen vorangetrieben und wesentlich vereinfacht werden soll, heisst es in den Ausschreibungsunterlagen.
Ende Februar 2022 wurde die Suche nach einem Anbieter gestartet, der die Online-Formulare als Service anbieten kann. Konkret sollte dieser die Software mit den erforderlichen kantonalen Lizenzen liefern, die Betriebsumgebungen für Entwicklung, Test und Produktion, alle bereits umgesetzten Funktionalitäten integrieren sowie Wartung, Support, Weiterentwicklung, Beratung und Ausbildung übernehmen können.
Auf die Ausschreibung reagierte nur der bisherige Anbieter. So ist der Auftrag für die nächsten 4 Jahre mit der Möglichkeit der Verlängerung um 2 mal 2 Jahre nun für knapp 10,2 Millionen Franken abermals an Xcentric gegangen. Von dem Unternehmen mit seinen derzeit 15 Mitarbeitenden, das 2001 gegründet wurde und in Zürich und Biel Software für Webprojekte entwickelt, kennt man im E-Gov-Umfeld neben JaxForms auch das Umfrage-Tool JAXPoll.
Wir haben nachgefragt, wie man sich beim für die Beschaffung zuständigen Berner Kaio (Kantonales Amt für Informatik und Organisation) die Zurückhaltung bei der Offertenabgabe erklärt. Dessen Sprecher Thomas Fischer kann nur spekulieren: "Möglicherweise hat eine Rolle gespielt, dass die mit zu offerierenden Transitionskosten bei einem Wechsel des Anbieters beziehungsweise der Technologie wohl deutlich ins Gewicht gefallen wären, weil jedes der teils sehr komplexen Webformulare der Kantonsverwaltung neu hätte aufgesetzt werden müssen". Deswegen könnten sich vielleicht andere Unternehmen weniger Chancen ausgerechnet und auf ein Angebot verzichtet haben. Beim Kaio selbst habe man bei der Ausschreibung aber schon gehofft, "dass uns auch Konkurrenzlösungen angeboten werden, die diese Migration automatisieren und damit relativ kostengünstig vornehmen, was aber nun offensichtlich nicht der Fall war", so Fischer weiter.
Aufschlussreich sind zudem die Kosten des bisherigen Auftrags. Laut Fischer betrug der 2015 zugeschlagene Auftragswert "für den Betrieb der Formularlösung" rund 240'000 Franken. 2017 sei dann freihändig eine Vertragserweiterung respektive Verlängerung von 865'000 Franken erfolgt. "Der Grund dafür war neben notwendigen technischen Anpassungen die rasche Entwicklung der Digitalisierung, die zur Folge hatte, dass die Nachfrage nach Webformularen in der Verwaltung rasch sehr viel grösser wurde, als wir 2015 schätzten."
Bei der nun erfolgten Ausschreibung, führt Fischer aus, wollte man "diese Leistungen wieder dem Wettbewerb aussetzen". Und um "nach Möglichkeit Verbesserungen realisieren zu können, haben wir uns nun für die Neuausschreibung des inzwischen deutlich umfangreicheren Auftrags entschieden".
Konkret handelt es sich bei dem neuen Auftrag fast um eine Verzehnfachung des Volumens. Deshalb stellt sich die Frage, ob die relative kleine Software-Schmiede diesen Auftrag überhaupt stemmen kann, zumal die Gefahr eines Klumpenrisikos existiert. Der Sprecher des Berner Kaio sieht hier kein Problem: "Xcentric hat den Auftrag in den letzten Jahren zu unserer Zufriedenheit erledigt. Wir haben daher keinen Grund dafür, an ihrer Eignung zu zweifeln."

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