Derzeit setzt in der Bundesverwaltung jede Verwaltungseinheit eine eigene Lösung zur Bewirtschaftung der verwalteten Subventionen ein. Während einige Stellen dafür speziell entwickelte Fachanwendungen benutzen, arbeiten andere mit Standardprogrammen wie Excel, Word oder Fileablagen wie Gever. Dies führt jedoch zu Datenredundanzen und einem geringen Auto­ma­ti­sier­ungs­grad, insbesondere in den Bereichen Controlling, Monitoring und Reporting.

Im Jahr 2022 wurde deshalb beschlossen, dass ein einheitliches Komplett­system für die Abwicklung der Subventionsmanagements beschafft werden soll. Ziel des Projekts "eSubventionen" ist es, Prozesse künftig medien­bruch­frei und automatisiert abwickeln zu können. Aus diesem Grund hat das Generalsekretariat des Eidgenössischen Departements des Innern (GS-EDI) einen Anbieter gesucht, der die verschiedenen Anwendungen der einzelnen Verwaltungseinheiten harmonisiert.

Künftig sollen Kunden, sprich Subventionsempfänger, ihre Gesuche über die neue Plattform einreichen können und sich dort auch über den Stand ihrer Anträge informieren können. Zudem soll es möglich sein, sämtliche Korrespondenzen über die Plattform abzuwickeln und nötige Dokumente sollen dort auffindbar sein.

Fündig wurde das GS-EDI in einer WTO-Ausschreibung beim Berner Software-Anbieter Glaux Soft. Das Unternehmen soll für über 14 Millionen Franken eine "mandantenfähige, mehrsprachige, webbasierte Standardsoftware oder Individuallösung" liefern, welche die Verwaltungseinheiten bei der Be­wirt­schaf­tung von Subventionen unterstützt, heisst es auf der Beschaffungsplattform Simap.

Zum Grundauftrag für die Laufzeit von 2024 bis 2029 kommen weitere 23 Millionen Franken als Optionen bis 2033 hinzu. Insgesamt haben sich 3 Unternehmen für den Auftrag beworben. Der Zuschlag an Glaux Soft wurde damit begründet, dass das Unternehmen als einziger Anbieter sämtliche zwingenden Anforderungen erfüllt und bei einem guten Preis eine sehr gute Erfüllung aller Qualitätskriterien erzielt hat.

Glaux Soft soll nun eine voll funktionsfähige Lösung entwickeln und für das GS-EDI betreiben. Dazu gehören Weiterentwicklung, Wartung und Support, Adaption und Migration der Verwaltungseinheiten. Am Ende des 3. Quartals 2024 soll das neue System dann in Betrieb genommen werden.