Das papierlose Büro kommt doch

29. November 2004 um 14:27
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Der Schweizer Software-Hersteller Abacus integriert digitale Signatur und papierlosen Geschäftsverkehr / Archivierung in seine KMU-Geschäftssoftware.

Nächstes Frühjahr wird der Bundesrat das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) und die dazu gehörende Verordnung in Kraft setzen. Kurz darauf wird es möglich sein, digitale Dokumente rechtlich unanfechtbar zu unterschreiben - dem papierlose Geschäftsverkehr stünde zumindest von den rechtlichen Voraussetzungen her nichts mehr im Wege.
Der St. Galler Software-Hersteller Abacus wird "im 2. Quartal 2005" mit einer neuen Version der Finanz- und Auftragsbearbeitungssoftware () nachziehen. Wo bisher, auch aus rechtlichen Gründen, Papierausdrucke verwendet werden, können in naher Zukunft ohne Medienbruch digitale, rechtlich gültig signierte, Dokumente verschickt und abgespeichert werden.
Die St. Galler setzen dafür auf eine Kombination von PDF und XML als Dokumentenformate. PDF (Portable Document Format) ist ein allgemein gültiges Format für "digitales Papier", mit XML werden die Dokumente maschinenlesbar gemacht.
Rationalisierungsschub in der Buchhaltung
Doch die Abacus-Software wird nicht einfach signierte PDF-Seiten generieren, sondern in einem einzigen Dokument werden ganze Bäume von Dokumenten und abhängigen Sub-Dokumenten gespeichert. So kann beispielsweise ein Treuhänder seinem Kunden eine signierte Bilanz, samt den dazugehörenden Journalen, einzelnen Buchungen bis hinab zum letzten Beleg auf einer DVD-Disk aushändigen.
Der Clou: Diese Dokumente sind mit einer Volltext-Suchmaschine durchsuchbar - die Zeiten, wo man für den Steuerrevisor in einem schlecht beleuchteten Keller drei Jahre alte Ordner durchwühlte, neigen sich dem Ende zu.
Der durchgehende Einsatz von digitalen, rechtlich gültig signierten Dokumenten wird in so manchen Finanzabteilungen einen Rationalisierungsschub auslösen. Alleine schon der einsparbare Platz ist beträchtlich: Auf einer DVD lassen sich Dokumente speichern, die auf Papier etwa 540 Ordner bräuchten. Gemäss Abacus-Entwicklungsleiter Daniel Senn, wäre die komplette Buchhaltung eines Jahres von Abacus (von der Bilanz bis zu allen Belegen) etwa in einem verschachtelten PDF-Dokument von zwei GB Grösse unterzubringen. Eine DVD statt etwa 500 Ordner.
Elektronischer Datenaustausch
Ein weiterer Rationalisierungseffekt ergibt sich aus dem elektronischen Datenaustausch (z.B. Rechnungsversand). Eine Rechnung wird eine signierte PDF-Datei mit einem XML-Anghängsel sein. Die XML-Datei wird es Anwendern von Nicht-Abacus-ERP-Systemen relativ einfach machen, die im PDF enthaltenen Daten maschinenlesbar zu machen und das Dokument somit ohne Medienbruch (Ausdrucken, neu eintippen, Scannen) maschinell zu verarbeiten.
Ausserdem sind E-Business-Netzwerke wie Paynet, Yellowbill, Connextrade und natürlich das Abacus-eigene AbaNet integriert.
Behörden werden Markttreiber sein
Den ersten Rationalisierungsschub wird die digitale Signatur wohl im Umgang mit Behörden auslösen. Mit rechtsgültig unterschriebenen und standardisierten elektronischen Dokumenten wird sich der Verkehr mit Behörden vereinfachen lassen. Mehrwertsteuer- und AHV-Abrechnungen werden in nicht ferner Zukunft papierlos eingereicht und von den Behörden maschinell verarbeitet. Gut für Steuerzahler, schlecht für wenig ausgebildete Büro-Hilfskräfte. (Christoph Hugenschmidt)
(Interessenbindung: Abacus ist als "Launch-Partner" Marketing-Kunde unseres Verlags.)

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