Die digitale Transformation ist in vielen Schweizer Verwaltungen längst ein Thema. Das zeigt die Gemeindeumfrage 2024 des Vereins Myni Gmeind: Vier von fünf Schweizer Gemeinden sehen in der digitalen Transformation eine Chance zur Effizienzsteigerung. Doch der Umsetzung stehen oft knappe personelle und finanzielle Ressourcen im Weg. Gerade deshalb braucht es Lösungen, die mit überschaubarem Aufwand spürbare Wirkung entfalten - wie ein modernes, zentrales Vorlagenmanagement.

Gehen wir den Ursachen auf den Grund: Warum sorgt ein eigentlich simples Hilfsmittel wie eine Dokumentvorlage in so vielen Verwaltungen für unnötigen Aufwand?

In vielen Verwaltungen ist die Vorlagenlandschaft über Jahre gewachsen – und entsprechend unübersichtlich. Die Hauptursachen sind struktureller Natur:

Die Auswirkungen dieser strukturellen Mängel sind gravierender, als es auf den ersten Blick scheint.

Eine moderne Vorlagenlösung wie primedocs bringt Ordnung, Entlastung und Professionalität in die tägliche Dokumentenarbeit in der öffentlichen Verwaltung. Sie schafft eine verlässliche Grundlage für die Kommunikation nach aussen - hocheffizient, konsistent, korrekt und CI/CD-konform.

Diese drei Grundprinzipien sorgen dabei für den entscheidenden Unterschied:

1. Gezielte Zugriffe und rechtssichere Inhalte

Mit dem intelligenten Berechtigungskonzept von primedocs sehen Mitarbeitende nur die Vorlagen und Textbausteine, die für ihre Aufgaben relevant sind. Gleichzeitig sorgen zentral gepflegte Inhalte und Textbausteine für rechtssichere Dokumente, etwa bei Bürgeranschreiben, Datenschutzhinweisen in Formularen oder Bescheide zu Anträgen. Was nach aussen geht, ist geprüft, korrekt und rechtskonform.

2. Struktur statt Zufall - dank Vererbungsprinzip

Mit primedocs lassen sich einmal definierte Formatvorgaben wie Logos, Farben, Schriftarten oder Layouts zentral festlegen und automatisch auf alle relevanten Vorlagen vererben. Änderungen an einem Master-Template aktualisieren durch das Vererbungsprinzip im Hintergrund automatisch hunderte verbundene Vorlagen.

3. Automatisierte Inhaltsabfüllung

Durch intelligente Dialogfelder und Schnittstellen zu Drittsystemen (z. B. Gever-Systeme wie CMI) werden relevante Informationen automatisch in die gewünschte Vorlage abgefüllt. Über Active Directory oder Microsoft Entra ID werden zudem ausgewählte persönliche Angaben wie Name, Funktion oder Durchwahl automatisch ins Dokument übernommen.

Das Ergebnis: Weniger Fehler, schnellere Prozesse, motivierte Mitarbeitende – und ein einheitlicher Auftritt, der bei Bürger:innen für Vertrauen sorgt.

Die Bodensee-Stadt Rorschach stand vor einem Dilemma: Die Vielzahl an unterschiedlichen Word-Vorlagen führte zu einem hohen Pflegeaufwand, der die IT zunehmend belastete.

Rorschach entschied sich für die Einführung einer zentralen Vorlagenlösung von PrimeSoft. Heute erstellen Mitarbeitende professionelle Word-Dokumente in Sekunden. Alles im korrekten CI/CD, alle Inhalte aktuell und rechtssicher.

Das bedeutet für die Stadt: Weniger Abstimmungsaufwand, weniger Fehlerquellen - und mehr Zeit für die direkte Arbeit mit den Bewohner:innen von Rorschach. Wie damit 70% der Vorlagen eingespart werden konnten, lesen Sie in der Success Story der Stadt Rorschach.

Erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper, welche Herausforderungen beim Vorlagenmanagement am häufigsten auftreten – und wie Sie diese gezielt und nachhaltig lösen.

PrimeSoft, das Unternehmen hinter der innovativen Vorlagen-Software primedocs, bietet fundierte Expertise und jahrelange Erfahrung in der Optimierung von Dokumentenprozessen. Im öffentlichen Sektor setzen bereits zahlreiche Kunden auf PrimeSoft-Lösungen, um eine effiziente, kostensparende und Corporate Design-konforme Dokumentenerstellung zu gewährleisten. So vertrauen unter anderem der Kanton Zürich, der Kanton Bern oder die Stadt Rorschach auf die leistungsstarken PrimeSoft Vorlagen-Software-Lösungen.