IT-Panne führt zu Betriebsunterbruch am Flughafen Genf
Sowohl beim Abflug als auch bei der Ankunft kam es zu Verzögerungen. Ursache des Problems war eine Störung in der Telematik.
E-Mail-Flut meistern – Strategien & Tools
Übervolle Postfächer sind Realität: Berufstätige erhalten im Schnitt 42 E-Mails pro Tag. Dies verursacht Stress, Fehler und Zeitverlust. Doch mit effizienten Strategien und intelligenten Tools lässt sich die Flut bewältigen.
Berufliche Mail-Postfächer werden immer voller
In der heutigen Arbeitswelt sind überfüllte E-Mail-Postfächer zur Norm geworden. Laut einer Studie des Bitkom e.V. erhalten Berufstätige durchschnittlich 42 E-Mails pro Tag, wobei jede/r Zwölfte sogar über 100 Nachrichten täglich empfängt. (bitkom.org) Diese Flut an Nachrichten führt nicht nur zu Stress und Überforderung, sondern birgt auch das Risiko von Fehlern, Zeitverlust und ungenutztem Potenzial.
Die Herausforderungen wachsen
Neben dem grossen Volumen an E-Mails kämpfen Unternehmen mit weiteren Herausforderungen, die den Kommunikationsfluss erschweren:
- Uneinheitliche Signaturen hinterlassen einen unprofessionellen Eindruck: Mitarbeitende verwenden oft unterschiedliche oder fehlerhafte Signaturen – teils ohne Logo, teils mit veralteten Kontaktdaten, vielfach entgegen dem gewünschten Corporate Design.
- Manuelle Banner-Verwaltung im E-Mail-Footer scheitert oft: Wenn Werbe- oder Informationsbanner von Mitarbeitern eigenständig in E-Mail-Footer eingefügt werden, entstehen zahlreiche Probleme. Einige fügen das Banner falsch oder gar nicht ein, andere vergessen, es nach Ablauf der Kampagne zu entfernen usw.
- Jede E-Mail von Grund auf neu zu schreiben, kostet Zeit und erhöht die Fehlerquote: Ohne einheitliche Vorlagen müssen Mitarbeitende jede Nachricht manuell formulieren – das kostet wertvolle Arbeitszeit und führt zu inhaltlichen sowie formalen Fehlern.
Lösungen für eine effiziente E-Mail-Kommunikation
Mit den richtigen Strategien & Werkzeugen lässt sich Ordnung ins Chaos bringen.
Zentralisierte, automatisierte Outlook-Signaturen
Eine einheitliche und professionell gestaltete E-Mail-Signatur ist essenziell für einen konsistenten Unternehmensauftritt. primedocs löst dieses Problem mit einer zentralisierten und automatisierten Signaturverwaltung, die direkt in Outlook integriert ist.
- Automatische Zuweisung der korrekten Signatur: Mitarbeitende erhalten vom ersten Tag an die passende Signatur im gewünschten Corporate Design – ohne manuellen Aufwand oder Fehler.
- Dynamische Anpassung je nach Kontext: primedocs erkennt automatisch, ob eine interne oder externe E-Mail versendet wird und wählt die jeweils passende Signatur aus. So kann z. B. bei internen E-Mails automatisch auf lange Footer mit Kontaktdetails und Kampagnen verzichtet werden.
- CD-konforme Gestaltung: Alle Signaturen sind zentral verwaltet und berücksichtigen die korrekten Logos, Farben, Schriftarten und relevante Unternehmensinformationen, sodass sie jederzeit dem Corporate Design entsprechen.
- Mehrfach-Profile leicht gemacht: hat ein Mitarbeiter mehrere Funktionen oder arbeitet für verschiedene Firmen, kann er das richtige Profil je E-Mail mit einem Klick auswählen, womit alle Signatur-Details (z. B. Kontaktdetails) angepasst werden.
- Ständig aktuell durch Synchronisation: durch die Synchronisation mit einer frei definierbaren Quelle, in den meisten Fällen Microsoft Active Directory oder Microsoft Entra ID, werden Veränderungen (z. B. Funktion, Kontaktdetails) automatisch in den E-Mail-Signaturen aktualisiert.
E-Mail-Banner leicht gemacht
E-Mails sind weit mehr als nur ein Mittel zur Kommunikation – sie sind eine täglich genutzte und dennoch oft vernachlässigte Marketing-Plattform. Während Unternehmen viel Zeit und Budget in Werbeanzeigen oder Social Media stecken, bleibt ein entscheidender Touchpoint oft ungenutzt: die E-Mail-Fusszeile.
Mit primedocs wird jede gesendete E-Mail zu einer zielgerichteten Branding- und Marketing-Chance:
- Dynamische E-Mail-Banner direkt im E-Mail-Footer: Unternehmen können zeitlich gesteuerte Banner in den E-Mail-Fusszeilen platzieren – etwa zu aktuellen Aktionen, Events oder Produktneuheiten.
- Individuelle Banner je Sender-Gruppe: primedocs ermöglicht es, individuelle Banner pro Team, Abteilung oder Standort zu hinterlegen – für massgeschneiderte Relevanz.
- Automatische Aktivierung & Deaktivierung: Banner laufen nur für definierte Zeiträume und werden nach Ablauf automatisch entfernt – keine manuellen Anpassungen nötig.
- Zentral gesteuert: die Banner-Einstellungen können zentral durch ausgewählte Personen, z. B. Mitarbeitende aus dem Marketing-Team, vorgenommen werden.
Einheitliche und rechtssichere E-Mail-Kommunikation
Eine konsistente und effiziente E-Mail-Kommunikation beginnt mit standardisierten Vorlagen, die das Corporate Design eines Unternehmens einhalten. primedocs stellt sicher, dass alle Mitarbeitenden automatisch auf korrekte Vorlagen zurückgreifen:
- Einheitliches Corporate Design: primedocs gewährleistet, dass alle E-Mails das Corporate Design (Logo, Farben, Schriftart) einhalten.
- Effiziente Textbausteine: Ob individuell je Mitarbeiter:in oder zentral vorgegeben - Textbausteine helfen Ihnen dabei, die korrekten Formulierungen effizient per Drag & Drop auszuwählen, womit Ihre E-Mail auch an Rechtssicherheit gewinnt.
- Rechtssicherheit in der Kommunikation: Durch die zentrale Bereitstellung geprüfter Formulierungen minimiert primedocs das Risiko von missverständlichen oder fehlerhaften E-Mail-Inhalten und sorgt für eine konsistente Tonalität in der gesamten Unternehmenskommunikation.
Wie Keller Unternehmensberatung E-Mails optimiert
Ein Praxisbeispiel für den erfolgreichen Einsatz von primedocs liefert die Keller Unternehmensberatung. Durch die Einführung von primedocs konnten die E-Mail-Signaturen standardisiert und E-Mail-Banner zentral gesteuert werden, was zu Zeitersparnis und konsistenter Kommunikation führte. Mehr dazu in der Success-Story mit der Keller Unternehmensberatung.
Der nächste Schritt zu mehr Professionalität
Optimieren Sie Ihre E-Mail-Prozesse und sorgen Sie für eine professionelle Kommunikation in Outlook. Mit primedocs verwalten Sie Signaturen, Vorlagen und Marketing-Banner zentral – einfach, effizient und automatisch im Corporate Design.
PrimeSoft: Erfahrener Partner für die Optimierung von Dokumentenmanagement
PrimeSoft, das Unternehmen hinter der innovativen Vorlagen-Software primedocs, bietet fundierte Expertise und jahrelange Erfahrung in der Optimierung von Dokumentenprozessen. Sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor setzen zahlreiche Kunden auf PrimeSoft-Lösungen, um eine effiziente, kostensparende und Corporate Design-konforme Dokumentenerstellung zu gewährleisten. So vertrauen unter anderem der Kanton Zürich, die Stadt Rorschach oder das Bauunternehmen Kibag auf die leistungsstarken PrimeSoft Vorlagen-Software-Lösungen.
Geschäftsleitung von PrimeSoft: Martin Vogt (CEO), Michael Sieber (CSO & CMO)
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