Das Netzwerk für betriebswirtschaftliche Weiterbildung (NBW) nutzt für die Schuladministration neuerdings ein ERP-System von SAP. An den Standorten Zürich und Schönbühl BE kommt für die 14 Mitarbeitenden sowie 242 Dozierenden die Cloud-Lösung SAP Business Bydesign zum Einsatz. Wie es in einem Bericht des SAP-Partners Agilita heisst, war es für das Lehrinstitut an der Zeit, eine neue Verwaltungsplattform einzuführen.

Während der letzten 20 Jahre nutzte das Institut für die Schulverwaltung eine eigene, intern entwickelte und selbst betriebene Softwarelösung. Sie genügte jedoch je länger, je weniger den aktuellen Anforderungen an die Software-Ergonomie. Auch fehlten ihr Möglichkeiten zur Integration und Interaktion mit Umsystemen. Die IT-Architektur bestand aus mehreren Lösungen, was fehleranfällige Mehrfacherfassungen zur Folge hatte. Eine weitere Automatisierung der Geschäftsprozesse war nicht mehr möglich, was der Entwicklung im Weg stand.

Die Verantwortlichen der NBW gaben als Zielvorgabe aus, eine komplett integrierte und zukunftsfähige Standardlösung mit offener Architektur und durchgängigen Prozessen beschaffen zu wollen. Die neue Lösung sollte offene Standards bieten, so dass einfache Möglichkeiten zur Integration von Umsystemen gewährleistet werden konnten. Eine weitere Anforderung war der Betrieb als SaaS-Lösung.

Nach einer Anfrage bei SAP Schweiz fiel die Wahl auf die Business Technology Platform (BTP) des ERP-Anbieters. Das Beratungshaus Agilita konnte die Anpassungsmöglichkeiten der Standardprozesse an die Bedürfnisse der NBW aufzeigen. So fiel die Entscheidung, die ERP-Lösung SAP Business Bydesign zu beschaffen.

Die Realisierung erfolgte in Zusammenarbeit zwischen den Verantwortlichen von NBW und Agilita. Auch die Entwicklung und das Testing des Schulverwaltungssystems erfolgten kooperativ.

Die ERP-Lösung wird unterdessen von der gesamten Schulverwaltung sowie dem Lehrpersonal für die Planung des operativen Lehrbetriebs genutzt. Wobei auch dem Datenschutz Rechnung getragen wurde: Dank der rollenbasierten Zugriffen können Verwaltung und Dozenten zum Beispiel nur jeweils genau die Informationen abrufen, die sie für ihre Arbeit benötigen.

NBW verfügt somit über ein System, das vom ersten Kundenkontakt bis zur Notenvergabe reicht. Die Cloud-basierte Architektur erlaubt eine individuelle Skalierung und damit die Möglichkeit zur Anpassung an zukünftige Bedürfnisse des Instituts. Damit ist die NBW für kommende Entwicklungen gerüstet und kann weiterhin ihren über 1200 Studierenden beim Vorantreiben ihrer Karriere helfen.