Seit 180 Jahren zelebriert das Baur au Lac Luxus und klassischen Charme im Herzen von Zürich. Es brauchte den Mut und die Weitsicht des Hotelpioniers Johannes Baur, an dieser Stelle zwischen Paradeplatz und Zürichsee ein Hotel zu erstellen. Mut und Weitsicht prägen die Hotelgeschichte seit sieben Besitzergenerationen. Denn die Verbindung von Moderne und Wohlfühlatmosphäre ist Bestandteil der Firmenphilosophie, seit das Baur au Lac 1844 seine Pforten für Gäste aus aller Welt öffnete. Wenn ein Unternehmen so lange am Markt besteht, geht das nicht ohne stetigen Wandel, ist CFO Torsten Magewski überzeugt: «Es braucht die Öffnung zur Technologie in jeder Ära.» Heute seien es Cloud-Lösungen, integrierte ERP-Systeme und die prozessorientierte ERP-Einführung, die den Stand der Technik definierten. So stand denn Anfang 2023 ein neuerlicher Modernisierungsschritt an.

Das Gastgewerbe ist eine hochkomplexe Branche, erläutert Torsten Magewski die Hintergründe. «Die Beschaffung ist beispielsweise sehr individuell und detailliert, sodass wir mehrere tausend Artikel verwalten müssen.» Die Administration des Baur au Lac muss daher eine Vielzahl an Prozessen bei zunehmender Datenmenge bewältigen. Dazu kommt, dass das Traditionsunternehmen neben dem Hotelbetrieb, dem wirtschaftlichen Kern, eine Pensionskasse für seine rund 400 Mitarbeitenden unterhält und einen Weinhandel sowie weitere Tochtergesellschaften betreibt.

Dafür kamen in der Vergangenheit zwei Systeme zum Einsatz: neben SAP ECC in der Weinhandlung eine weitere ERP-Lösung für die Finanzprozesse der übrigen Gesellschaften. Damit verbunden waren Probleme, etwa bei der Datenübertragung, den monatlichen Abschlüssen oder den Kontrollen. Um auch weiterhin Spitzenleistung erbringen zu können, hatte man sich daher zum Zielgesetzt, künftig effizienter zu arbeiten. Dafür suchte das Baur au Lac eine Lösung, bei der der Administrationsaufwand für die IT möglichst gering war und die zugleich höchsten Sicherheitsstandards entsprach. Für Torsten Magewski war klar, «dass wir die Sicherheit unserer Serverfarmen nicht mit eigenen Bordmitteln bewerkstelligen konnten».

Das führte im Baur au Lac zum Entschluss, auf eine Cloud-Lösung zu setzen und externe Partner einzubeziehen. Der Entscheid fiel auf die Lösung SAP S/4HANA Cloud Public Edition, weil sie «unsere Prozesse am besten abbildet». Zum Implementierungspartner AGILITA AG bestand bereits eine starke Beziehung aus vorhergehenden Projekten. «In dieser Zeit haben wir viel Vertrauen aufgebaut. Deshalb war es naheliegend, die Reise fortzusetzen und dieses sehr anspruchsvolle Projekt mit einer Gruppe von ‘Cloud Maniacs’ wie bei der AGILITA AG anzugehen.

Die Implementierung begann im April 2023 mit einem Digital Discovery Assessment (DDA), um die spezifischen Anforderungen von Baur au Lac zu ermitteln und sie mit den Möglichkeiten des SAP Cloud-ERP abzugleichen. In dieser Phase wurden detaillierte Workshops durchgeführt, um die für den Betrieb des Unternehmens geeigneten Best-Practice-Prozesse zu verstehen und auszuwählen. Dabei standen alle Prozesse auf dem Prüfstand. Einige erwiesen sich als ineffizient und wurden geändert oder aussortiert. Torsten Magewski zeigte hier grosse Bereitschaft, sich an die Best Practices anzupassen und hatte damit im Projekt eine Vorbildfunktion.

Um eine reibungslose Einführung von SAP S/4HANA Cloud Public Edition zu gewährleisten, wurde ein umfassendes Change Management umgesetzt. Dazu gehörte die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden in den Prozess und die Durchführung von Schulungen. Ziel war es, die Akzeptanz zu fördern und Widerstände abzubauen, indem deutlich gemacht wurde, wie das neue System ihre täglichen Aufgaben vereinfachen und die Gesamteffizienz verbessern würde.

In diesem Zusammenhang nennt Torsten Magewski einen weiteren Erfolgsfaktor, der zum Gelingen des Projekts in nur vier Monaten beigetragen hat: das so genannte Self Enablement – das über die F1-Taste erreichbare SAP-Hilfsportal. Es ermöglicht allen Mitarbeitenden, sich stufenweise vom Allgemeinen zum Speziellen hin zu informieren und selbst weiter zu entwickeln. «Diese Funktion ist eine der grossen Stärken von SAP», betont Magewski.

Nach der Implementierung des SAP Cloud-ERP im April 2024 konnte Baur au Lac unter anderem durch Automatisierung bereits deutliche Effizienzsteigerungen verzeichnen. Die Warenwirtschaft im Hotel erlaubt jetzt, Abbuchungen und Auswertungen mehrheitlich in Echtzeit darzustellen. Baur au Lac kann den vollen Nutzen allerdings erst aus dem System ziehen, wenn die Implementierung im Januar 2025 auch in der Weinhandlung abgeschlossen ist. Wenn es so weit ist, rechnet der Finanzverantwortliche mit einer Effizienzsteigerung von insgesamt 30 bis 40 Prozent.

Für das vielschichtige Unternehmen hat sich die jüngste Modernisierung einmal mehr als der richtige Weg zur Zukunftssicherung erwiesen. Der Einsatz einer Cloud-ERP-Lösung war für das Zürcher Nobelhaus die ideale Lösung. Das System ist strikt an den Standardprozessen orientiert. So neigt man weniger dazu, den Pfad der guten Praxis zu verlassen. Das hilft letztlich bei der Überwachung, bei der Prüfung und bei der Unterstützung des Teams. Unternehmen, die ein ähnliches Projekt planen, empfiehlt Torsten Magewski deshalb, der Prozessplanung ausreichend Raum zu geben. Es kostet natürlich Zeit, ineffiziente Prozesse zu identifizieren – und erfordert Mut, diese über Bord zu werfen. Dasselbe gilt für den Kontenplan, das Herzstück jeder Buchhaltung. Magewskis Tipp lautet daher: «Konzentrieren Sie sich auf die Gestaltung der Prozesse und des Kontenplans – dann sind Sie schon in den Startlöchern für einen Systemwechsel.» So hält die Moderne bei den rückwärtigen Prozessen Einzug und sorgt für Wohlgefühl.