Archivierung elektronischer Unterlagen: "Es gibt noch viel zu tun"

12. November 2014, 04:57
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Koordinationsstelle Schweizer Archive feiert zehnjähriges Bestehen.

Koordinationsstelle Schweizer Archive feiert zehnjähriges Bestehen.
Die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen hat viele staatliche Archive überfordert. Sie riefen vor zehn Jahren eine Koordinationsstelle ins Leben, die Fachwissen und Speicherstandards erarbeitet. Um die Daten dauerhaft zu sichern, ist aber noch viel Arbeit nötig.
Die Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen (KOST) feiert am Mittwoch in Bern ihr zehnjähriges Bestehen. Sie beschäftigt sich mit der langfristigen Erhaltung von digital produzierten Gesetzestexten, Entscheiden, Gerichtsurteilen, Karten, Datensammlungen und anderen staatlichen oder privaten Unterlagen.
Die Stelle wird vom Bundesarchiv, dem Landesarchiv Fürstentum Liechtenstein, den Staatsarchiven und mehrerer Stadtarchive getragen. Neben Grundlagenwissen hat sie einen Katalog archivtauglicher Dateiformate erarbeitet und setzt sich für eine Standardisierung der digitalen Archive ein.
Viele Experimente
Auch zehn Jahre nach der Gründung sieht sich die KOST noch nicht am Ziel. "Es gibt noch viel zu tun", sagte Georg Büchler von der KOST-Geschäftsstelle der Nachrichtenagentur 'sda'. In vielen Archiven seien in der Vergangenheit Pilotprojekte ins Leben gerufen und mit der Archivierung digitaler Verwaltungsdokumente experimentiert worden. Jetzt gelte es, die Projekte flächendeckend umzusetzen.
Daneben müssen sich die Archive um Altlasten kümmern. Es gebe einen Nachholbedarf bei Papierunterlagen, bei denen die Aufbewahrungsfrist in den Verwaltungen abgelaufen sei und die nun archiviert werden könnten, sagte Büchler weiter.
Trotz der Anstrengungen der KOST im vergangenen Jahrzehnt gingen in Verwaltungen elektronische Dokumente in unbekanntem Ausmass verloren. Dies sei etwa dort geschehen, wo Magnetbänder von Spezialanwendungen heute nicht mehr oder nur noch mit unverhältnismässig hohem Aufwand lesbar seien. Zudem seien mancherorts Computersysteme abgelöst und Daten stillschweigend bereinigt worden.
Den Dokumentenverlust hält der KOST-Mitarbeiter jedoch für noch nicht dramatisch. Schliesslich gebe es in den Archiven zu jeder Epoche Lücken in den Datensammlungen, sagte er. Das sei nichts Neues. Zudem lägen in der Übergangszeit viele dieser Dokumente auch noch in Papierform vor.
Zwei Probleme für die Zukunft
Bei der Archivierung von elektronischen Dokumenten beschäftigen die Archive weiterhin vor allem zwei altbekannte Probleme. Zum einen ist es die Frage, in welchem Speicher- oder Dateiformat elektronische Unterlagen abgelegt werden sollen, damit sie auch später noch geöffnet werden können. Zum anderen geht es darum, wo oder auf welchem Datenträger die Dateien gespeichert werden.
Bei den Dateiformaten habe sich die rasante Entwicklung seit Beginn der Digitalisierung beruhigt, sagte Büchler. Mit verbreiteten Dateiformaten wie "PDF/A" für Texte und "TIFF" für Bilder würden Formate bestehen, die auch in näherer und mittlerer Zukunft lesbar bleiben würden.
Bei den Datenträgern gehe die Entwicklung dahin, dass Dokumente vermehrt nicht in Archiven selbst, sondern in Rechenzentren gesichert und dort von einem Administrator immer wieder umkopiert würden, sagte Büchler. Das Stapeln von Disks in Archivräumen hingegen sei gefährlich, denn die Datenträger könnten kaputtgehen oder gestohlen werden. (sda/mim)

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