BPM in der Verwaltung: Malen reicht nicht

10. Januar 2014, 08:21
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Prozesse in der Öffentlichen Verwaltung malen ist das eine, diese technisch auch integriert umzusetzen, ist das andere. Ein Gastbeitrag von Konrad Walser.

Ein Prozess wird im Gericht abgewickelt, aber doch nicht in der Verwaltung. Zudem ist es doch müssig, über Prozesse in der Öffentlichen Verwaltung zu sprechen, da doch Gesetze und Verordnungen das Was und das Wie des Verwaltungshandelns regeln. So oder ähnlich könnte es tönen, wenn man Unbedarfte auf das Thema Geschäftsprozessmanagement in der Öffentlichen Verwaltung anspricht.
Und doch, das Geschäftsprozessmanagement in der Öffentlichen Verwaltung ist ein Thema - und wie. Das zeigt die bald schon unübersichtlich werdende Zahl an Standards.
Verwaltungen haben noch Mühe
Nichtsdestotrotz tut sich die schweizerische Verwaltung mit der Umsetzung eines Prozessmanagements teilweise noch sehr schwer. Zwar existieren einige Leuchtturmprojekte zum Thema. Allerdings darf nicht verschwiegen werden, dass das Ressortprinzip und der funktionale Organisationsaufbau von Öffentlichen Verwaltungen auf Gemeinde-, Kantons- und Bundesebene ein Prozessmanagement mehr verhindern als fördern. Prozessorientierung würde hier unter anderem bedingen, dass ein Verwaltungsorganigramm um 90 Grad zu kehren ist, d.h. zu einem prozessorientierten Organigramm der Verwaltung weiter zu entwickeln ist. Zu lange währt bereits die Tradition der Öffentlichen Verwaltung basierend auf dem Ressortprinzip, d.h. der starr funktionalen Organisationsweise ausgehend etwa von der Exekutive.
Die verwaltungsübergreifende Zusammenarbeit im Zusammenhang mit dem E-Government legt es nahe, Prozesse quer über verschiedene Organisationseinheiten der Verwaltung zu modellieren und umzusetzen, um dabei unter anderem zu klären, welche Schnittstellen bestehen und wie man im besten Fall Verwaltungsprozesse vereinfachen und integrieren kann. Natürlich ist es richtig, dass man Prozesse zuerst modelliert. Es sollte beim Malen und Ablegen der Prozessbeschreibungen aber nicht bleiben. Vielmehr wäre wünschbar, Soll-Prozesse im Sinne der Optimierung des Verwaltungshandelns zu definieren, beispielsweise zur Vereinfachung des Verwaltungshandelns aus Sicht des Bürgers. Nicht vergessen werden sollte aber auch, dass die gemalten Prozesse danach auch in integrierte IT-Lösungen übersetzt werden. Hier setzt unter anderem das E-Government an. Daran mangelt es jedoch heute meist noch in Prozessmanagement-Initiativen in Verwaltungen der Schweiz. Hierzu wäre, ganz im Sinne des New Public Managements, auch eine Orientierung von Gemeinde-, Kantons- und Bundesverwaltungen an deren "Wertschöpfungsorientierung" das Ziel. Kosten-Leistungsrechnungen geben Kostenträger vor, auf die Teile des Verwaltungshandelns auszurichten sind. Das könnte z.B. der Kostenträger "Umzug, Zuzug, Wegzug" sein. Dadurch ergibt sich bessere Kostentransparenz und das Prozessmanagement ist dadurch Verwaltungs-intern argumentativ auch wesentlich einfacher zu verkaufen.
Wie macht es Deutschland?
Wie sich unlängst am Prozesstag der Nationalen Prozessbibliothek dar. Hier geht es darum, über einen Baukasten etwa mittels Leistungsbeschrieben, Formularen, Prozessen sowie entsprechenden IT-Komponenten ein integriertes E-Government-Ökosystem über alle föderalen Ebenen des Landes Deutschland aufzubauen. In der Klarheit, so scheint es, ist das für die Schweiz noch nicht entwickelt worden.
BPM@ÖV2014
Die Berner Fachhochschule und deren E-Government-Institut veranstalten am 9. (Swiss Day) und 10. (International Day) April 2014 in Bern in der General-Guisan-Kaserne die zweitägige Konferenz BPM@ÖV2014 dafür läuft. (Konrad Walser)
Prof. Dr. Konrad Walser ist Dozent und Senior Researcher am E-Government-Institut der Berner Fachhochschule.

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