Die andere Sicht: "Der Umbau zum Startup in der digitalen Welt ist ein gewaltiges Experiment"

2. Dezember 2020, 12:44
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Was bestimmt Digitalisierungsprojekte, mit denen neue Geschäftsmodelle erschlossen werden? Der Geschäftsführer eines Traditionsunternehmens gewährt Einblicke.

In "Die andere Sicht" kommen operativ Verantwortliche aus der Schweizer ICT-Branche zu Wort. Sie haben ausgetretene Pfade verlassen und neue Horizonte erschlossen.
Wir haben Matthias Gallin, den langjährigen CEO der vor 75 Jahren gegründeten Koelliker Büroautomation, nach seinen Schlüsselerlebnissen auf der Reise in die digitale Welt gefragt. Der Bio-Bauer im Nebenamt hat massgeblich den Umbau des Familienunternehmens zum Service-Anbieter mitgestaltet. Nicht zuletzt das damit einhergehende "Loslassen und Abschiednehmen" hat er als grosse Herausforderung erfahren.
"Die Koelliker AG ist seit 1947 Händler von papierverarbeitenden Büromaschinen wie Kuvertiermaschinen, Frankiermaschinen oder Scannern. Dabei haben wir stets auf hochqualitative Produktlösungen, persönlichen, individuellen Service und gute Kundenbeziehungen gesetzt – also typisch schweizerische Werte gelebt.
Mit der Verbreitung des Internet in den 90er Jahren veränderten sich die Bedürfnisse unserer Kunden. Erstmals wollten sie keine Maschinen mehr kaufen, sondern das Drucken und Versenden von Rechnungen outsourcen. Es entstand ein neues Bild: Nun standen die Maschinen für den Kunden bei uns und wir übernahmen die Arbeit. Die Werte blieben, individuelle Lösungen, genau angepasst auf die Verhältnisse und Wünsche jedes einzelnen Kunden.
Andere Folgen der Digitalisierung kamen langsamer, beinahe unbemerkt und veränderten unsere Welt gleichzeitig radikal. Der Verkaufsprozess drehte. Kunden informierten sich unabhängig von uns, wollten nicht mehr an der Hand genommen und geführt werden. In der Folge stiegen der Konkurrenzdruck, Preise und Margen sanken drastisch. Das "jedes Jahr ein wenig effizienter werden", ging nicht mehr wirklich auf.

Das Umdenken und die Folgen

Wir haben uns die Frage gestellt, was sind heute und künftig die Bedürfnisse unserer Kunden? Wie können wir unser Wissen um unsere Kernleistungen (Backoffice Prozesse wie das Verarbeiten von Papierdokumenten, insbesondere das Drucken und Versenden von Rechnungen) so umsetzen, dass wir den Menschen, die einen Brief versenden wollen, diese Aufgabe so einfach wie möglich machen?
Die Antwort erforderte das grösste Umdenken: Weg von der Fokussierung auf die Leistungsfähigkeit der Maschinen, hin zur Fokussierung auf die Bedürfnisse der Menschen, die einen oder hunderte von Briefen versenden wollen. Selbstverständlich von Überall aus: Aus der Firma, der Verwaltung oder aus dem Homeoffice. Die Lösung: Virtualisieren der ehemals zentralen Infrastruktur, und ihren Nutzen in Form von Services den Menschen da und dann zur Verfügung stellen, wo sie gerade arbeiten. Hoch standardisiert, Plattform und Ökosystem basiert, skalierbar nach unten, kleinste Auftragsgrösse ein Brief, der gedruckt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht werden will.
Bei dem Umbau wollten wir natürlich möglichst viele Menschen mitnehmen; als KMU sind wir unseren oft sehr langjährigen Mitarbeitern eng verbunden. Diese Werte der Familie, des Füreinander und Miteinander sind uns wichtig. Geht – teilweise. Der Kulturwandel, den so ein Umbau vom Traditionsunternehmen zum Startup in der digitalen Welt erfordert, ist ein gewaltiges Experiment.
Ich musste erkennen, dass wir nicht alle Mitarbeiter auf diesen Weg des ständigen Neuentwickelns und Ausprobierens mitnehmen konnten. Dieses Loslassen und Abschiednehmen von Mitgliedern der Gruppe fällt uns Menschen schwer, und es erfordert viel Überwindung, sich einzugestehen, dass ein Verbleiben für beide Teile belastend und für die Entwicklung behindernd wäre.

Die Last des Umbauabenteuers

Glücklicherweise beschlossen wir gleich zu Beginn, zu zügeln. So ein Umzug ist belastend und teuer, ein Riesenprojekt und es kommt natürlich immer zur Unzeit. Und doch hätte uns nichts Besseres passieren können, um ausgetrampelte Pfade zu verlassen. Wir entsorgten 17 Mulden mit den über die 25 Jahre am letzten Standort angesammelten "Schätzen" und jede Menge alter Zöpfe.
Einführen eines neuen ERP, selbstverständlich zeitgemäss, cloudbasiert (SAP by Design). Anpassen der Prozesse an die standardisierte und damit nicht den alten Prozessen entsprechende Form. Kein Abbilden der Art wie wir arbeiten wollten. – Entsorgt wurde auch das sorgfältig ausgearbeitete Projekt "Anpassen einer ERP-Software an unsere Bedürfnisse". Keine individuellen Anpassungen. Keine! Migrationsplan für die drei Geschäftsfelder Handel, Service und Produktion auf drei Monate ausgelegt.
Extrem fordernd und belastend, Wochenendarbeit als Standard. Dasselbe gleich anschliessend mit Einführung eines Cloud-basierten CRM (HubSpot). Dann der gleiche Aufwand beim Outsourcing der IT- und Hardwareplattform, Details erspare ich Ihnen.

Suche Dir einen Reiseführer

Persönlich bin ich froh, dass ich vorher nicht wusste, was auf mich zukommt. Ich weiss nicht, ob ich mich sehenden Auges in das Abenteuer gestürzt hätte. Abschied nehmen muss man von dem Bild, dass so eine Migration ein Projekt sei, das man sorgfältig plant, umsetzt und dann abschliesst. Die Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells und der Einsatz Cloud- und Service-basierter Software zeichnen sich dadurch aus, dass Veränderung und Entwicklung der eigenen Prozesse zum Dauerzustand werden.
Diese Veränderungen brachten für uns alle – auch für mich – eine gewaltige Arbeitslast mit sich. Neben dem Tagesgeschäft mussten wir Projekte bewältigen und gleichzeitig auch noch ein neues Businessmodell erfinden und einführen. In dieser Phase hatte und habe ich einen "Reisebegleiter". Erfahren in der digitalen Welt, erfahren als Führungskraft, extrem fokussiert. Den Leitstern im Auge behaltend, den Kompass in der Hand, Orientierung gebend. Vielleicht nicht zufällig auch ein langjähriger Freund. Wenn ich einem Kollegen nur einen Rat für die Abenteuerreise in die Digitalisierung geben dürfte: Suche Dir einen Reiseführer, dem Du vertraust!

Und jetzt?

Die digitale Reise geht so bald nicht zu Ende. Dass Veränderung die einzige Konstante sei, ist zwar ein altes Sprichwort, aber trifft halt heute mehr denn je zu.
Als Team haben wir an Erfahrung gewonnen, sind schneller geworden. Die Entwicklung der Menschen wird wichtiger. Wir suchen Sinn in unserer Tätigkeit. Als Führungskraft habe ich mich stark verändert, wurde und werde gefordert. Hinterfrage mich, muss mich auf meine Fehler einlassen, lernen, lernen, lernen. Aktuell lebe ich eine der spannendsten Phasen meines Lebens.
Zudem sind wir nun besser vernetzt. Haben als Gründungsmitglied der partnergeführten Beratungsgesellschaft Parato – die Schweizer KMU auf der Reise zur Digitalisierung begleitet – Zugriff auf ein hochklassiges Netzwerk von digitalen Spezialisten. Dies hätte uns auch in der ersten Phase unserer Reise viel geholfen.
Die künftigen Produkte, die wir anbieten, werden klarer, breiter. Wir entwickeln ein virtuelles Büroumfeld, in dem wir den Menschen all das digital bieten, was sie für die "Backoffice Arbeit" benötigen. Den Bedürfnissen der Menschen angepasst nicht umgekehrt.
Es ist nur scheinbar paradox, wenn ich bei einem nächsten Umbau alles und nichts anders machen würde. Nachher weiss man es ja eh besser, weiss, welche Wendungen in die Sackgassen führten, weiss, was erfolgreich war. Die Geschichten, die ich diesbezüglich erzählen könnte, würden manchen Abend am Kaminfeuer durchaus unterhaltend füllen.
Was bleibt wirklich, was würde ich genauso machen? Mich einlassen, den Mut haben vorwärts zu gehen, Menschen zu vertrauen.  – Mach' ich, wir sind ja noch unterwegs…"
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    Matthias Gallin

    CEO Koelliker Büroautomation

    Seit rund 40 Jahren arbeitet Matthias Gallin, Vater von vier Söhnen, für das 1947 gegründete Familienunternehmen Koelliker Büroautomation im Wallisellen. In den letzten 25 Jahren als Geschäftsführer. Ursprünglich ein Handelsunternehmen für papierverarbeitenden Büromaschinen wird zwar nach wie vor das "Papermanagement" insbesondere für KMU-Kunden fokussiert. Im Wandel der letzten 40 Jahre hat sich Koelliker jedoch vom Händler für Kuvertiermaschinen, Frankiermaschinen oder Scannern zum Service-Anbieter weiterentwickelt. Adressiert werden die Schweizer KMU heute mit digitalen Büro-Services, die sicherstellen, dass auch bei verteiltem Arbeiten oder im Homeoffice zum Beispiel das Versenden von Briefen und Rechnungen einfach, effizient und ohne eigene Infrastruktur erledigt werden kann.

Zu "Die andere Sicht":

Der Erfahrungshorizont unserer Gastautorinnen und -autoren soll regelmässig Inspirationsquelle sein und darf durchaus auch provozieren. Haben auch Sie eine andere Sicht? Dann senden Sie uns einen kurzen Abstract an [email protected] und vielleicht laden wir Sie zu einem Gastbeitrag ein.

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