Bei der Vorstellung einer Studie zum Dokumenten- und Outputmanagement in Deutschland, die Xerox Global Services bei Marktforschungsunternehmen OGM in Auftrag gegeben hatte, attestierte der Spezialist für Dokumentendienstleistungen den Unternehmen "ungenutztes Potential beim Dokumentenmanagement". Sicherlich wäre alles andere keine gute Werbung für die eigene Dienstleistung, doch die erhobenen Daten unterstreichen die Einschätzung nachdrücklich.

Die 56 befragten Interviewpartner aus den Top 500 der deutschen Wirtschaft waren allesamt für die strategischen Entscheidungen im Dokumentenmanagement zuständig. Und obwohl nahezu 90 Prozent dem Dokumentenmanagement einen hohen oder gar sehr hohen Stellenwert zugestanden, hätten lediglich 11 Prozent die realen Kosten bezogen auf den Gesamtumsatz beziffern können. Bei einem Kostenanteil, der je nach Branche bis zu 15 Prozent betragen kann, ein nicht unerheblicher Kostenblock in der Erfolgsrechnung.

Insgesamt scheint das Dokumentenmanagement nach dieser Studie von anderen, weniger greifbaren Faktoren bestimmt zu werden, als nur den Kosten. Je subjektiv sensibler der Bereich wird, desto eher werden Im-Haus-Lösungen bevorzugt. Outsourcing von Digitalisierung findet bei nur 21 Prozent der Befragten statt, bei der elektronischen Archivierung vertrauen sogar nur noch 14 Prozent auf externe Spezialisten. Selbst scheinbar profane Aufgaben wie der Dokumentendruck gehen zu 57 Prozent an eigene Abteilungen.

Nach Jo van Onsem, General Manager der deutschen Xerox Global Services - wo man natürlich gerne Outsourcing-Aufträge hätte - zeige die Studie, "dass viele Unternehmen sich noch gar nicht mit den Möglichkeiten des Outsourcings befasst haben." Für die Kosten aber auch die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements jenseits der Informationsaufbereitung und Zugänglichkeit scheine es allenthalben einen blinden Fleck zu geben. Vielleicht, weil jeder Mitarbeiter Teil des Prozesses ist und er daher so selbstverständlich und unabänderlich erscheint. (tm)