EFK an (manche) Kantone: Besseres Change-Management bitte!

14. Januar 2020, 15:50
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"Breite und Tiefe" der Kontrollverfahren bei IT-Umrüstungen sei signifikant unterschiedlich.

Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) prüft jährlich die Datenbearbeitung durch die Verwaltungseinheiten des Bundes und der Kantone im Rahmen des Finanzausgleichs (NFA). Dabei schauen die Kontrolleure unter anderem, wie plausibel die gelieferten Steuer- und weiteren Daten sind. Gleichzeitig nehmen sie auch die verwendeten IT-Systeme unter die Lupe.
Die Kantone werden dabei turnusmässig untersucht. Für den aktuellen Bericht wurden die Kantone Aargau, Appenzell-Ausserrhoden, Freiburg und Solothurn untersucht.

Systeme sind teils veraltet

Die Qualität und die gute Bewirtschaftung der Systeme für die Steuerveranlagungen und die Datenextraktion für den Zahlungsausgleich seien von grosser Bedeutung, findet die EFK.
Die aktuelle und frühere Prüfungen zeigen laut EFK, dass in den Kantonen eine Vielzahl unterschiedlicher Informatiksysteme verwendet wird. Und: "Einige Systeme laufen noch auf alten Plattformen und setzen veraltete Technologien ein, die sich teilweise nicht mehr anpassen lassen." Dies müsse jeweils manuell kompensiert werden.
Hinzu komme, dass das Vorhandensein des notwendigen Fachwissens nicht mehr gewährleistet sei, insbesondere, wenn entsprechende Unterlagen fehlen.
Der Ersatz der alten Systeme sei jedoch im Gang oder zumindest geplant.

"Erhebliche Unterschiede beim Reifegrad der Managementprozesse"

Die EFK hegt allerdings auch Bedenken darüber, wie diese Erneuerungsprojekte gehandhabt werden. Generell gebe es "erhebliche Unterschiede beim Reifegrad der Managementprozesse der Informatiksysteme und der Extraktionsprogramme". Und es gebe zwischen den Kantonen signifikante Unterschiede bezüglich "Breite und Tiefe der Kontrollverfahren bei einer Informatikumrüstung sowie deren Dokumentation". Diese würden nicht immer den Best Practices entsprechen.
Manche Kantone hätten nicht einmal formalisierte Change-Prozesse.

Zuerst planen und dann das Geplante auch tun!

Nach dieser Kritik - die Namen der jeweils gemeinten Kantone nennt die EFK allerdings nicht - schildern die Kontrolleure, wie sie sich ein gutes Change-Management vorstellen. Verbindliche und formalisierte Kontrollverfahren wären beispielsweise gut. Vor allem wenn sie "tatsächlich angewandt und dokumentiert werden."
Eine Änderung, die in die Produktion gehen soll, müsse zuerst von Geschäftsverantwortlichen getestet und validiert werden. Und direkt in der Produktivumgebung vorgenommene Änderungen seien ein No Go und dürften nicht bewilligt werden.
Auch ob es gelingt, gesicherte Daten wiederherzustellen, sollte regelmässig getestet werden, mahnt die EFK.
Bei einer vollständigen Erneuerung sollten zudem noch strengere Regeln angewendet werden. Unter anderem "muss die Datenmigration vertieft kontrolliert werden, damit die vollständige Übernahme der Daten und die Parametrisierung der Extraktionsvariablen garantiert sind. Diese Kontrollen müssen in einem Katalog von Tests definiert sein, die über die normalen jährlichen Kontrollen der Qualitätssicherung hinausgehen, und sie müssen dokumentiert werden."
Ganz zum Schluss ihrer Ausführungen zum Management der IT-Systeme fügt die EFK trocken an: "Die EFK hat beobachtet, dass dies nicht immer der Fall ist."

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