Europäische Grossunternehmen: Compliance im Argen?

27. März 2006, 14:07
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Gehorsamstraining notwendig?

Gehorsamstraining notwendig?
Compliance – man könnte das mit dem etwas weniger "business-like" tönenden deutschen Wort "Fügsamkeit" übersetzen – ist ein Wort, das in letzter Zeit bei den Anbietern von Enterprise Content Management-Lösungen, Archivierungslösungen und Storage-Anbietern allgemein stark in Mode gekommen ist. Dabei geht es unter anderem darum, dass Unternehmen, speziell Grossunternehmen, heutzutage eine Vielzahl von behördlichen und anderen Vorschriften in Bezug auf die Speicherung und den Umgang mit Geschäftsdokumenten befolgen sollten.
Während Unternehmen den korrekten Umgang mit Papierdokumenten schon seit vielen hundert (in China einigen tausend) Jahren üben konnten, ist diese Disziplin im Bereich der elektronischen Dokumente noch relativ jung. Daher wittern Anbieter auch noch viel Marktpotential für Lösungen, welche "Compliance" sicherstellen und vor allem auch vereinfachen können.
Gemäss einer von FileNet in Auftrag gegebenen Unfrage, die von Vanson Bourne Ende des letzten Jahres unter 200 CIOs aus europäischen Grossunternehmen (Umsatz über 350 Millionen Euro) durchgeführt wurde, scheint es in Sachen Compliance denn auch tatsächlich vielerorten noch zu hapern. Zwar gaben gemäss FileNet 78 Prozent der Befragten an, zu wissen, wie wichtig die Archivierung sowie die Sicherstellung der Nachverfolgbarkeit und Wiederauffindbarkeit von Inhalten sei, aber 36 Prozent seien dazu nicht in der Lage.
Die sichere Speicherung scheint dabei noch das geringste Problem zu sein. Die eigentliche Hürde ist die Wiederauffindbarkeit unter vertretbarem Auwand, wenn zum Beipiel die Dokumentation eines kompletten Geschäftsprozesses inklusive aller dazugehörigen Dokumente verlangt wird. Besondere Schwierigkeiten machen anscheinend unstrukturierte Inhalte, vor allem E-Mails und die Aufteilung von Inhalten auf mehrere Content Repositories.
Bei E-Mails, so die FileNet-Umfrage, könnten 52 Prozent der Unternehmen eine E-Mail-Korrespondez nicht komplett belegen, wenn der thematische Faden in einer Kette nicht von der ersten bis zur letzten Nachricht reicht, 47 Prozent können dies nicht, wenn die benötigte Information in einem E-Mail-Anhang enthalten ist statt im Nachrichtentext, und 42 Prozent, wenn die betreffenden Mails nicht einheitlich gespeichert wurden. Wenn Teile einer Korrespondenz dann noch über weitere Kanäle, zum Beipiel Instant Messaging oder Sprachnachrichten geführt wurde, dürfte die Sache noch schwieriger werden.
Viele gesetzliche Auflagen verlangen von den Unternehmen auch die Bereitstellung von Dokumenten zu Revisions- und Kontrollzwecken oder den Nachweis darüber, wie diese Dokumente als Teile von Geschäftsprozessen verwendet worden sind. Laut der Studie könnten 61 Prozent der Unternehmen einer solchen Anforderung nicht nachkommen, sobald die Dokumente in verschiedenen Repositories abgelegt sind.
Schon fast naturgemäss sind viele CIOs allerdings auch über den Umgang mit Papierdokumenten nicht glücklich. 71 Prozent beschweren sich über lange Suchzeiten und den damit verbundenen Verlust an Produktivität.
Die Resultate dieser Studie stimmen mit den Resultaten einiger anderer Studien gut überein. Trotzdem der Vollständigkeit halber: FileNet, dass sollte man bei der Analyse, ist selbst Anbieter von Enterprise Content- und Business Process Management-Lösungen, welche Abhilfe für die genannten Probleme versprechen. Wenn die Studie also herausgefunden hätte, dass in Sachen Compliance schon alles zum Besten steht, hätte das dem Auftraggeber kaum gefallen. (Hans Jörg Maron)

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