Hälfte der Kantone hat keine Strategie für digitales Aktenmanagement

8. Februar 2006, 14:46
  • e-government
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Interessante Erkenntnisse einer St. Galler Studie

Interessante Erkenntnisse einer St. Galler Studie
Das Institut für Öffentliche Dienstleistungen und Tourismus der Universtität St. Gallen hat eine interessante Studie zum Stand des "Digitalen Aktenmanagements" bei Schweizer Behörden veröffentlicht. Das gut 80-seitige Papier kann hier kostenlos als PDF bezogen werden.
"Digitales Aktenmanagement" (DAM) ist eine wichtige Voraussetzung für dürchgängiges "Electronic Goverment" stellen die Autoren der Studie fest. Zu dieser Einsicht scheint man auch bei den Kantonen gelangt zu sein. Die meisten kantonalen Informatikverantwortlichen schätzen "digitales Aktenmanagement" als "hochgradig notwendig" ein. Umso erstaunlicher, dass knapp die Hälfte der Schweizer Kantone keine strategischen Vorstellungen über elektronische Aktenverwaltung haben - unabhängig davon ob Projekte dafür existieren oder nicht. Zu deutsch: es wird vielerorts ausprobiert und "gewurstelt".
Digitales Aktenmanagement macht vor allem Sinn, wenn die Formate standardisiert, dass heisst Dokumente Behörden-übergreifend vewendbar sind. Doch ebenfalls knapp die Hälfte der kantonalen Informatikverantwortlichen kennen die Normen GEVER (ein Standard des Informatikstrategieorgans des Bundes) und ISO 15489 nicht.
In der Studie wird die Einführung von "digitalem Aktenmanagement" bei zwei Behörden konkret untersucht. Eine wichtige Erkenntnis ist, dass "DAM" bei Behörden eine empirisch belegbare Leistungssteigerung bringen kann und ebenfalls die "Kundenzufriedenheit" steigert. Dies, weil schon der Einführungsprozess "schonungslos offen legt, wo unsystematisches oder ungeordnetes Ablegen (von Akten) zu Unübersichtlichkeit in den Archiven" geführt hat. Bevor Akten digitalisiert werden, muss man also zuerst entscheiden, welche davon man auch einfach entsorgen kann - die Behörde wird "automatisch" übersichtlicher und kann Anfragen schneller beantworten. (Christoph Hugenschmidt)

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