Hilfe gegen die E-Mail-Flut – durch Web 2.0?

27. April 2007, 08:35
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Könnten einige Ideen aus dem gehypten "Web 2.0" Hilfe gegen ein ganz reales und banales Problem bieten – die tägliche E-Mail-Flut?

~~Die Bearbeitung von E-Mails, das ist eine Tatsache, frisst einen immer grösseren Teil der Arbeitszeit von Angestellten. Noch wird das Phänomen aber selten als tatsächliches Problem behandelt. "Ich muss täglich 150 Mails bearbeiten" erzählen gestresste Leute zwar mit leicht zerquälter Miene, aber meist auch mit verstecktem Stolz ("Ich bin halt wichtig!). Entsprechend wird, so hat zumindest der Verfasser dieses Kommentars den Eindruck, wenn es nicht gerade um Spam geht, wenig dagegen unternommen.
In einer Zeit, da viele "Information Workers" mit überlangen Arbeitszeiten zu kämpfen haben und gleichzeitig viel von besserer Produktivität und Arbeitseffizienz durch IT geredet wird, wäre es an der Zeit, die E-Mail schlicht und einfach als Problem wahrzunehmen und zu versuchen, sie systematisch einzudämmen. Einsparungspotential wäre auf jeden Fall verglichen mit anderen Bereichen viel vorhanden: Gegenwärtig verbringen Schweizer Angestellte gemäss einer aktuellen Studie bereits 80 Minuten ihres täglichen Arbeitstags mit E-Mail.
Ideen, was man unternehmen könnte, gibt es viele. Vor einigen Wochen schilderten wir bereits den Ansatzpunkt von Dr. Pascal Sieber & Partners, wo man glaubt, dass klare Verhaltensregeln schon viel bringen. Heute publizieren wir eine Anregung des Berlecon Research-Mitarbeiters Philipp Bohn, der postuliert, dass einige Web 2.0-Ideen ganz konkret helfen könnten. (Hans Jörg Maron)
Web 2.0 oder: Kampf der täglichen E-Mail-Flut!
Die kontinuierliche Versorgung mit aktuellen und vor allem relevanten Informationen ist in der Wissensökonomie ein zentraler Wettbewerbsfaktor für Unternehmen und ihre Mitarbeiter. Informationen und Wissen werden dabei in einem Arbeitsumfeld ausgetauscht, das zunehmend in flexibel zusammengesetzten Teams organisiert ist. Der Versuch, sich gegenseitig in diesen vernetzen Unternehmensstrukturen auf dem Laufenden zu halten, führt nicht zuletzt zu heillos überfüllten E-Mail-Postfächern. Dabei ist in vielen Fällen nur ein Teil der Nachrichten für den Adressaten tatsächlich relevant. In der Mailbox nachträglich die Spreu vom Weizen zu trennen, ist jedoch ein zeitaufwändiger und unproduktiver Prozess, in dem wichtige Informationen verloren gehen können. Innovative Web 2.0-Technologien wie Weblogs oder Wikis können eine sinnvolle Ergänzung für den massenweisen Austausch von E-Mails sein und die Informationsflut beherrschbarer machen.
Einer der zentralen Vorteile von Blogs und Wikis ist die Kanalisierung des Informationflusses. So setzen aus Sorge, doch noch jemanden vergessen zu haben, viele E-Mail-Schreiber sicherheitshalber alle Abteilungskollegen und Kooperationspartner ins cc. Es bleibt dann dem einzelnen Empfänger überlassen, über die Relevanz der Nachricht zu entscheiden. Die Verbreitung von Informationen auf Blogs und Wikis gibt den Mitarbeitern dagegen die Möglichkeit, aktuelle Nachrichten gemäss ihren Interessen mit Hilfe von RSS-Feeds und Newsreadern zu abonnieren – aus einer oft missverstandenen "Bringschuld" der Sender wird so eine grössere Wahlfreiheit der Empfänger.
Auch die chronologische Organisation der Inbox gibt über Relevanz und Kontext der Nachricht kaum Aufschluss. Da die Betreffzeilen oft wenig aussagekräftig formuliert sind, bleibt dem Adressat im Zweifelsfall nichts anderes übrig, als den ganzen Text wenigstens zu überfliegen. Zwar sind auch Blogs chronologisch geordnet, durch ihren inhaltlichen Fokus können sie vom Leser jedoch leichter projekt- oder themenbezogen zugeordnet werden. Darüber hinaus bieten Blogs und Wikis mit Instrumenten wie Tagging (also der systematischen Verschlagwortung), Kategorisierung sowie Verlinkung der einzelnen Beiträge vielschichtige Orientierungsmöglichkeiten für die Leser.
Wissen ruht auch nicht mehr allein auf den Rechnern der Mitarbeiter und geht im schlimmsten Fall mit deren Ausscheiden verloren, sondern bleibt auf den Blogs und Wikis unternehmensweit verfügbar und durchsuchbar. Die unternehmensweite Verfügbarkeit ist einer der Erfolgsfaktoren von Blogs und Wikis, ansonsten würden mit ihrer Einführung lediglich neue Wissenssilos geschaffen, die einer effizienten Verbreitung des Wissens entgegenstehen. Denn auch wenn individuell als wichtig eingestufte Blogs bereits abonniert sind, kann Information durchaus auf einer zuvor nicht beachteten Plattform interessant werden.
Die intensive Nutzung der neuen Informationskanäle ist dabei eine zentrale Voraussetzung für ihren effizienten Einsatz. Denn Blogs und Wikis leben von der Unterstützung der Mitarbeiter. Im Gegensatz zur privaten "Blogosphäre" ist es aber nicht selbstverständlich, dass Mitarbeiter aus intrinsischer Motivation heraus anfangen, Einträge in Weblogs und Wikis zu lesen und vor allem zu schreiben. Zwar können sich Mitarbeiter als Experten auf ihrem Gebiet profilieren. Wenn aber die Nutzung darauf beschränkt bleibt, besteht die Gefahr, dass die neuen Tools nach einer euphorischen Testphase nicht weiter genutzt werden.
Um die Mitarbeiter langfristig zu überzeugen, sollten Web 2.0-Anwendungen daher von Anfang an gezielt in alltägliche Prozesse und Arbeitsabläufe integriert werden. So können beispielsweise die Mitglieder eines Projektteams – oder auch der Projektleiter – festlegen, dass die Dokumentation und Koordination primär über das Projekt-Wiki erfolgen soll. Durch diesen gezielten Einsatz haben Wikis und Weblogs im Unternehmensumfeld automatisch einen klar erkennbaren Fokus.
Im Gegensatz zum privaten Umfeld kann es darüber hinaus im Einzelfall sinnvoll sein, die Nutzung von Web 2.0-Anwendungen zu beschränken. Diese fördern und fordern zwar grundsätzlich eine offene authentische Kommunikation und zeichnen sich durch dezentrale Selbstorganisation aus. Das bedeutet aber nicht, dass sie immer vollkommen ohne Beschränkungen genutzt werden sollten. Wird etwa ein Blog zur Dokumentation im Rahmen der Produktentwicklung eingesetzt, kann seitens des Unternehmens kein Interesse an Offenheit nach Aussen bestehen. Sogar innerhalb des Unternehmens sollte dann Sichtbarkeit und Partizipationsmöglichkeit auf einen klar abgegrenzten Kreis beschränkt werden. In Fällen wie diesen hat der Schutz unternehmenswichtiger Informationen Vorrang.
Die Web 2.0-Welt in Unternehmen ist also weniger bunt und revolutionär, als dies im privaten Umfeld gerne suggeriert wird. Viel eher kann die innovative Umsetzung der neuen Technologien zu Revolutionen auf den Gebieten führen, die für den Unternehmenserfolg am Ende zählen: Etwa einer verbesserten Produktentwicklung oder der produktiveren Nutzung von Arbeitskraft durch relevantes und auffindbares Wissen. (Philipp Bohn)
(Diese Spotlight-Analyse wurde von Berlecon Research erstellt. Publikation auf inside-it.ch mit freundlicher Genehmigung von Berlecon Research. Copyright © 2007, Berlecon Research GmbH)

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