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Microsoft Teams: mehr als Videotelefonie oder Chat

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Corona treibt viele Arbeitnehmer ins Homeoffice – und zu Microsoft Teams. Eine Umfrage der novaCapta Software & Consulting AG zeigt, dass Teams mehr Potenzial bietet als viele wissen. Wie Teams den Alltag wirklich erleichtert, verrät Andy Frei, Mitglied der Geschäftsleitung, im Interview.

Bei Microsoft Teams denken die meisten an Videotelefonie oder Chat, dabei bietet Teams für die digitale Zusammenarbeit deutlich mehr Möglichkeiten. Was kann Teams wirklich?

Die meisten denken an Videotelefonie oder Chat, weil Teams noch immer häufig als Ersatz für Skype verstanden wird, dabei bietet Teams um einiges mehr. Als eigenständige Kollaborationsplattform dient Teams als Hub (Knotenpunkt) in der Microsoft 365-Welt und ist damit der zentrale Ort für die tägliche Arbeit. Mit Schnittstellen zur Ressourcenplanung (ERP) oder zum Vertrieb (CRM) wird Teams noch mehr zum Dreh- und Angelpunkt für den Digitalen Arbeitspatz und unterscheidet sich damit wesentlich von anderen Kollaborationsplattformen.

Wie etabliere ich Teams als Knotenpunkt in meinem Unternehmen?

Das Einrichten der Software ist häufig die einfacher zu bewältigende Herausforderung. Stattdessen geht es viel mehr um den richtigen Einsatz. Erst wenn die Mitarbeitenden auf allen Ebenen den Mehrwert sehen, verwenden sie es auch. Daher sind zwei Aspekte besonders wichtig. Erstens: Wie kann die Nutzererfahrung für die Mitarbeiter optimiert werden? Zweitens: Wie können die Abläufe im Unternehmen nahtlos für die Nutzer in den Hub integriert werden? Hier helfen neben der passenden Beratung und einer aktiven Begleitung auch geeignete Schulungsangebote oder ergänzende Tools.

Was sind typische Anfängerfehler, die mithilfe von Support vermieden werden können?

Definitiv Wildwuchs. Gerade bei der Einführung sollte nicht jeder Mitarbeiter Teams anlegen dürfen. Die Erfahrung zeigt, dass ansonsten binnen kurzer Zeit zahlreiche Gruppen entstehen und der Überblick über Informationen und Datenaustausch verloren geht. Um Nutzer im Umgang mit Teams zu unterstützen, empfiehlt es sich über die Standardversion hinauszugehen und einen Genehmigungsprozess zu etablieren. Ein solcher Self-Service gibt den Mitarbeitern die Sicherheit, nur dann neue Teams zu beantragen, wenn sie wirklich für die digitale Zusammenarbeit notwendig sind. Solche Governance-Regeln sind dazu da, die Bedienung von Teams zu erleichtern und die Übersichtlichkeit von Teams zu bewahren.

Können Sie von einem konkreten Anwendungsfall erzählen, bei dem Governance-Regeln helfen?

Nehmen wir an, ein Projektleiter möchte für die Zusammenarbeit mit dem Projektteam einen Arbeitsraum in Teams erstellen. Ist es effizient, wenn er jedes Mal eine Ordnerstruktur definieren, Berechtigungen setzen, OneNote einbinden sowie eine Planner Aufgabenliste aktivieren muss? Wohl kaum. Das löst eher Frust bei den Nutzern aus und raubt wertvolle Zeit. Stattdessen ist es sinnvoll, sich beim Setup von Teams Strukturen zu überlegen, die den Mitarbeitern als Vorlage zur Verfügung stehen.

Welche Tools oder Einstellungen erleichtern den Arbeitsalltag, sind aber unberechtigterweise nicht bekannt genug?

In unserer Umfrage haben wir festgestellt, dass die Power Platform häufig nicht genutzt wird, obwohl diese häufig mit lizensiert ist. In Kombination mit Teams ist sie eine echte Geheimwaffe, wenn es darum geht, Prozesse im Unternehmen zu automatisieren. Beispielsweise lassen sich mit der Power Platform und der Umfragelösung MS Forms Kundenzufriedenheitsbewertungen steuern. Wird das Formular von einem Kunden ausgefüllt, wird ein Workflow angestossen der dafür sorgt, dass jegliche Daten in einem übersichtlichen Power Bi Dashboard eingesehen werden können. So hat man aussagekräftige Daten schnell zur Hand und kann leichter fundierte Entscheidungen treffen. Aber das ist nur ein Beispiel von vielen, um ohne grossen Aufwand schlagkräftige Resultate zu erzielen.

Was empfehlen Sie Nutzern, die sich im Umgang mit Teams noch unsicher fühlen?

Dranbleiben, offen für Neues sein, jedoch mit einer strategischen Herangehensweise, um maximale Synergien und Nutzerfreundlichkeit zu erreichen. Teams bietet in M365 die Möglichkeit, für Abteilungen oder Projekte einen effizienten Bereich der Zusammenarbeit zu erstellen. Jedem dieser Kanäle sind Unterhaltungen, Dateien und Notizen zugeordnet. Zusätzlich lassen sich OneNote oder Planner unkompliziert integrieren sowie weitere Apps, Bots oder Konnektoren einfach ergänzen. Ich bin überzeugt, mit Teams lässt sich für Unternehmen aller Branchen der digitale Arbeitsplatz individuell konfigurieren und fördert die erfolgreiche Zusammenarbeit. 
  
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Über Andy Frei
Wie kann digitale Zusammenarbeit funktionieren? Andy Frei hilft Unternehmen, die passende Antwort auf diese Frage zu finden. Als Microsoft Teams Enthusiast und Mitglied der Geschäftsleitung der novaCapta Software & Consulting AG entwickelt er zusammen mit Kunden individuelle Kollaborations-Konzepte. Dazu setzt er auf Microsoft Teams als Plattform und Microsoft 365 Services.
[email protected]  

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