Wenn es ums Drucken geht, haben Anwender und das IT-Management sehr verschiedene Prioritäten: Anwender wünschen sich in der Überzahl an jedem Arbeitsplatz einen Multifunktionsdrucker, für IT-Manager hingegen stehen möglichst tiefe Druckkosten im Vordergrund. Dies ergab die vom Druckerhersteller Brother gesponserte und der Beratungsfirma Dokulife Consulting & Research durchgeführte "Printerumfrage11". Es war die dritte Auflage dieser 2009 und 2010 nur in Deutschland und jetzt erstmals auch in Österreich und der Schweiz durchgeführten Umfrage. Insgesamt wurden per Internet 6121 freiwillige Teilnehmer befragt, die einen Fragebogen mit mehr als 50 Fragen ausfüllten und angeben mussten, ob sie als Händler/Reseller, IT-Manager oder reine Anwender tätig seien. Dazu wurde die Mitarbeiterzahl des Arbeitgebers erhoben und zwischen beruflicher und privater Gerätenutzung unterschieden.

Zwar darf die Studie kaum Anspruch auf repräsentativen Charakter erheben, dennoch dürften die Ergebnisse zumindest vom Trend her illustrativ sein. Den Studienverfassern fiel ganz besonders die unterschiedliche Interessenlage der IT-Beauftragten in den Firmen auf der einen Seite und der Anwender auf der anderen Seite auf. Für das IT-Management stehen bei der Druckerinfrastruktur ein möglichst geringer Arbeitsaufwand und geringe Betriebskosten - also möglichst geringe Druckkosten - an erster Stelle. Ferner verlangen sie geringe Störanfälligkeit der Geräte, einfache und zentrale Administrierbarkeit sowie einfache Wartung.

Die Anwender haben ganz andere Prioritäten. Zuoberst steht das Bedürfnis nach einem Gerät möglichst nahe beim Arbeitsplatz. Das zeigte sich bereits in der Printerumfrage von 2009, in der 72 Prozent der Angestellten ein Gerät direkt am Arbeitsplatz wünschten, und geht ebenso aus den aktuellen Antworten hervor. Wichtigste Umwelteigenschaften der Geräte sind nach den Anwendern leiser Druck, geringe Staub- und Toneremission, kostenlose Rücknahmeprogramme der Hersteller für Tonerkassetten sowie Umweltzertifikate, wie etwa Energy Star.

Die Umfrageergebnisse in den deutschsprachigen Ländern weichen kaum voneinander ab, denn die unterschiedlichen Unternehmensstrukturen werden in der Umfrage kaum abgebildet. Tendenziell, so sie Autoren der Umfrage, könne festgestellt werden, dass Managed Print Services in Deutschland verbreiteter seien als in der Schweiz und in Österreich. Die Ansprüche der IT-Manager an die Druckerinfrastruktur und ebenso an Verbrauchsmaterial, wie Papier und Toner, seien in etwa gleich.

Unterschiede sind hingegen im privaten Druckverhalten festzustellen. Hier spielt die nationale Praxis eine Rolle. In der Schweiz wird beispielsweise die Telekommunikationsrechnung praktisch noch immer auf Papier verschickt. Andere Dokumentarten, Kontoauszüge, E-Banking-Belege oder Tickets, drucken Schweizer hingegen häufiger aus als Deutsche.

Nur etwa gut ein Drittel der befragten IT-Beauftragten gibt an, eine langfristig geplante und dokumentierte Strategie zur Gestaltung der Druckinfrastruktur zu verfolgen. Dies ist beispielsweise in 39 Prozent der befragten Unternehmen mit über 5'000 Mitarbeitenden der Fall. Im grossen Rest der Unternehmen, darunter auch in vielen Grossfirmen, vor allem aber bei mittleren und kleinen Unternehmen, ist die Gestaltung und Verwaltung der Druckinfrastruktur eine Gemeinschaftsaufgabe, die ad hoc gelöst werde. Die Studienautoren sehen in diesem Bereich sowohl in Deutschland, Österreich und der Schweiz noch erhebliches Optimierungspotenzial.

Der grösste Teil des bedruckten Papiers aus der IT wandert in die Ablage oder ins Archiv. Die Printerumfrage11 ergab, dass selbst erstellte Textdateien zu 89 Prozent nicht nur am Bildschirm dargestellt, sondern auch gedruckt werden, es sind die meistgedruckten Dokumente.

Die Motivation, Dokumente zu drucken, ist vielfältig (siehe Grafik). Es besteht ein Dilemma: Einerseits sollen Druckkosten gespart werden, anderseits erwarten die Anwender die Möglichkeit zum Drucken immer und überall, am liebsten direkt am Arbeitsplatz. Im Gegensatz zu allen Erwartungen an das papierlose Büro steigt darum das Druckvolumen beharrlich an. Die Studienautoren stellen ernüchtert fest, dass weder mit elektronischen Alternativen noch mit dem Wandel des Anwenderverhaltens der dauernde Anstieg des Druckvolumens aufzuhalten sei. (Gregor Henger)