Schweizer Firmen stehen vor Aufgabenberg beim Thema Records Management

5. Dezember 2006, 14:58
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Lesenswerte Studie: "Records Management - Aufbewahrungspflicht in der Praxis"

Aufbewahrungspflicht in der Praxis"
Das Kompetenzzentrum Records Management GmbH und die Berner Berater von Pascal Sieber und Partner haben eine umfangreiche Studie zum Thema Records Managment veröffentlicht. Die Studie basiert auf einer Umfrage unter 247 Firmen in der Schweiz. Zusätzlich sind die wichtigsten Begriffe sowie gesetzliche und technische Grundlagen kurz erklärt. Bei der Auswertung der Antworten unterscheiden die AutorInnen zwischen "nationalen", nur in der Schweiz tätigen, und internationalen Firmen.
Um was es geht
Unter Records Management versteht man den Bau und Betrieb von Systemen mit denen alle rechtlich relevanten Daten, seien es Verträge auf Papier, Daten aus ERP-Systemen, E-Mails, digitale Dateien wie Präsentationen und unter Umständen sogar Daten aus Chat oder Internet-Telefonie nach bestimmten Kriterien ("Policy") aufbewahrt, archiviert und zugänglich gemacht werden.
Das Recht treibt den Markt
Auffallend ist, dass der Druck, sich mit dem Thema "Aufbewahrungspflicht" oder eben Records Management stark vorn aussen kommt. Man befasst sich mit dem Thema, "um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen" und um "rechtlichen Risiken vorzubeugen". Interne Motivationen wie "Entlastung des operativen Systems" oder gar die Einsparung von Kosten werden wesentlich weniger häufig als Treiber des Themas genannt.
Dies gilt sogar noch mehr für internationale als für nationale Firmen.
Grosse Lücken bei der "Records Management Policy"
Nur in der Schweiz operierende Firmen haben noch sehr grosse Lücken bei der Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht auch für elektronische Daten und Dokumenten. So gibt es in nur 35 Prozent der nationalen Firmen schriftliche Weisungen, wie geschäftsrelevante Unterlagen aufzubewahren sind. Doch das Problem ist erkannt: Bei 43 % der Firmen ist eine solche "Policy" in Arbeit oder geplant und nur ein knappes Viertel der Firmen ist noch nicht einmal im Planungsstadium.
Riesiger Markt
Wir wollen an dieser Stelle nicht die ganze, 88-seitige Studie zusammenfassen, sondern nur wenige, wichtige Punkt herauspicken. Während fast die Hälfte der nationalen Unternehmen für 2006 noch kein spezifisches Budget für die Einführung oder Verbesserung von Records Managment hat, so beträgt das Budget bei den anderen im Schnitt doch immerhin 747'000 Franken.
Aber 82 Prozent der an der Umfrage teilnehmenden Firmen wollen in den kommenden drei Jahren mehr Geld für die Bewältigung der mit Records Management zusammenhängenden Aufgaben in die Hand nehmen. Bei einem Viertel der Firmen liegt das Budget-Wachstum für Records Management sogar über 15 %, bie 46 % immerhin noch bei bis 15 %. Abnehmen wird es nur bei 11 Prozent der befragten, nationalen Firmen. Dies sind wohl solche, die erst in jüngster Zeit grössere Projekte durchgezogen haben.
Organisatorische Probleme zentral
"Records Management" wird oft von IT-Anbietern als Argument für die Einführung von Archiv-Systemen, Dokumenten-Verwaltungsystemen und ähnlichen angeführt. Doch die technischen Hürden sind bei den Schweizer Firmen beileibe nicht die höchsten. Als grösste Herausforderung erleben sie die "Eliminierung von Schattenablagen" und "organisatorische Hürden".
"Hohe Investitionen in Technologie" werden als Herausforderung weit weniger oft genannt. (Christoph Hugenschmidt)
Die Studie kann für 384 Franken online bestellt werden.

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