Turi Mast: Das Audit

23. Januar 2014, 11:02
  • kolumne
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Folge 15 (von 52) des weltweit ersten Fortsetzungsromans aus der unterschätzten Welt des Schweizer E-Governments. Achtung: Diese Folge ist theorielastig.

Was bisher geschah: Turi Mast ist externer Projektleiter des E-Gov-Projekts "welcome_Citizen". Das Projekt wäre fast gescheitert und ein Betrugsfall zwingt Turi, das Projektmanagement massiv zu verbessern. Der Auditor kommt.
Turi hat noch nie so ein ausführliches und grundsätzliches Audit erlebt. Die externe Revisionsgesellschaft macht ganze Sache und kehrt das Unterste zuoberst und das Oberste zuunterst. Die Grundthese des externen Auditors ist, dass das Gefüge aus Geschäftsleitungsverantwortung, Führung und Entscheidung in Bezug auf Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für ein so grosses Projekt unklar sind.
So wird zunächst ein RACI-Chart gezeichnet, in welchem alle möglichen in Projekten eingebundenen Rollen und alle möglichen Aufgaben im Bereich Projektmanagement aufgelistet werden.
Danach werden unzählige Interviews gemacht und letztlich beurteilt, inwiefern die sich daraus ergebende Zuordnung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen für das Projekt welcome_Citizen adäquat ist. Mast kennt so genannte Governance-Frameworks, wie beispielsweise COBIT 5, nur vom Hörensagen. Und Turi beginnt in diesen Tagen sich intensiver mit dem Prince2-Rahmenwerk zu beschäftigen, weil ihm auch die externen Auditoren bestätigen, dass Prince2 der Methode Uebel bezüglich Governance-Fragen um Längen voraus sei. Zum Beispiel steht der Business Case im Zentrum der Projektführung. Bei der Methode Uebel gibt es das gar nicht.
Was musste denn, fragt Turi, aus Sicht von COBIT definiert werden, um aus IT-Governance-Sicht Programme und Projekte im Griff zu haben? Der Revisor liest ihm unter dem Prozessbereich Build, implement and acquire BIA 01 kurz die generischen Ziele des Programm- und Projektmanagements vor.
"Es gehören sechs Punkte dazu:
  1. Relevant stakeholders are engaged in the programmes and projects.
  2. The programme and project expected benefits are achieved and accepted."

Damit hat Turi nun die Möglichkeit, die zentralen Tasks neu zu definieren und damit im Zusammenhang das IST-RACI-Chart mit einem SOLL-RACI-Chart zu ergänzen, um so dem Departement zu mehr Stabilität im Management von Projekten zu verhelfen. Aus den sechs Zielen, die ihm der Revisor aus COBIT vorliest, kann er nun Subziele eruieren, die dazu dienen, die eigentlichen Aufgaben zu konkretisieren.
Die Adaptierung des RACI-Charts aus COBIT und die Ergebnisse aus der Ist-Analyse zeigen im Vergleich deutliche Defizite.
So gibt es bei fast allen Punkten und Aktivitäten, welche im Prozess BIA01 aufgezeigt werden, einen Maturitätsgrad von 0 oder 1. Die Geschäftsleitung verlangt nun klar, dass die Maturitätsgrade zunächst um je einen Punkt steigen müssen. Ebenfalls werden die Kontrollinstanzen ("Management Practice Monitor and Control Projects") stärker in den Vordergrund gerückt und dort statt der ersten die zweite Maturitätsstufe gefordert.
Ui Ui. Turi weiss, was er in den nächsten Wochen tun wird.
(Autor Franz Ochsenbein war lange Jahre Chef-Controller für IT-Projekte bei der Generalitat de Catalunya. Er lebt heute zurückgezogen als Hobbyfischer in Malgrat de Mar und schreibt nebenbei Kioskromane.)
Für alle, die nachträglich in die Lektüre einsteigen wollen, führen wir hier die Links zu den bisher publizierten Folgen auf:
Folge 1: Workshopitis
In einem Workshop zum Projekt welcome_Citizen wird rasch klar, dass es schief läuft. Kann Projektleiter Turi Mast das Sozialleben der Projekt-Mitarbeiter retten?
Folge 2: Der Bericht zum Abschluss (des Vorprojekts)
Während Mast noch am Abschlussbericht des Vorprojekts arbeitet, lässt Projektassistentin Sybille die Bombe platzen. Ein Controller hat massive Kostenüberschreitungen entdeckt. Betrug?
Folge 3: Belege, Belege, Belege
Generalsekretär Matter macht Druck auf Mast. Dieser entdeckt tatsächlich Unregelmässigkeiten und braucht nun mehr Zeit für den Projektabschlussbericht.
Turi Mast muss Generalsekräter Matter von den Unregelmässigkeiten berichten - aber so, dass es nicht allzu schlimm klingt. Eine Gratwanderung.
Turi ist ausgebrannt, da kommt ein Wochenende ohne Frau und Kind gerade recht. Was bahnt sich da mit Projektassistentin Sybille an?
Folge 6: Sitzen, sitzen, sitzen.
Turis Schifflein welcome_Citizen droht an der Klippe Spirig zu zerschellen. Berger geht in die Knie, Turi muss eingreifen.
Folge 7: Idioten und Befehlsverweigerer
Die Krise im Projekt welcome_Citizen spitzt sich zu. Kritiker Spirig und Konsorten treiben nun auch Turi in die Enge.
Folge 8: Liebes-Ritt auf dem Nerval
Auch das noch! Mitten in der bisher schwierigsten Phase des Projekts welcome_Citizen geht Turi mit Projektassistentin Sybille wandern. Wenn's nur das wäre...
Folge 9: Make it or break it
Welcome_citizen droht endgültig zu scheitern. An endlosen Sitzungen tauchen immer mehr Probleme auf und der Widerstand wird stark und stärker. Da hat Mast eine geniale Idee. Und kommt damit durch.
Folge 10: Troubles, mehr Troubles
Welcome_citizen wird in viele Teilprojekte aufgespalten, Turis Bonus ist gerettet. Doch nun droht Ungemach von einer anderen Seite. Die Sache mit den falschen Abrechnungen im Vorprojekt holt Turi wieder ein.
Folge 11: Ausmisten
Turi, der Controller und Sybille müssen bei Generalsekretär Matter antanzen. Nun zeigt sich, warum aus Matter ein Top-Beamter geworden ist.
Folge 12: Krieg an allen Fronten
Turis Frau Christine hat Lunte gerochen und stellt ihren untreuen Ehemann zur Rede. Das kann nicht gut gehen.
Folge 13: Die Falle schnappt zu
Turi und die hohen Tiere des Departements knöpfen sich die Übeltäter vor, die im Vorprojekt mit falschen Abrechnungen agiert haben.
Folge 14: Pitstop im Frohsinn
Nach der harten Sitzung mit den Übeltätern aus dem Vorprojekt erholen sich Sybille und Turi im Frohsinn. Wird ihre Beziehung weitergehen?

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