Seit Juni arbeiten die 3300 Angestellten des Departements Wirtschaft, Bildung und Forschung (WBF) mit Laptops, die es neu direkt vom Bundesamt für Informatik (BIT) bezieht. In der aktuellen Ausgabe der Kundenzeitschrift 'Eisbrecher' berichten die Projektleiterin Karin Zosso und Daniel Markwalder, der Informatik-Chef des WBF, vom Umbau.

"Damit der Wechsel vom bisherigen Anbieter IBM zum BIT reibungslos klappte, mussten wir beispielsweise bei allen Fachanwendungen testen, ob sie in der neuen Büroautomationsumgebung noch richtig funktionieren. Wir wussten zwar recht genau, wie gross der Aufwand für diese Tests ist. Wie viele Anpassungen nötig sind, respektive wie schnell wir diese vornehmen können, war jedoch schwer planbar", schreibt Karin Zosso.

Eine Herausforderung sei der gleichzeitige Wechsel auf Office 2013 gewesen, der den Testaufwand erhöht habe. So mussten neben Fachapplikationen auch noch alle Office-Add-Ins auf ihre Kompatibilität mit der neuen Version geprüft werden.

Um Probleme möglichst direkt mitzubekommen, habe man sich dafür entschieden, die Pilotmigration im Generalsekretariat anzusiedeln. So seien sie durch die sehr direkten Rückmeldungen von Kollegen schnell auf Probleme aufmerksam geworden, berichtet Daniel Markwalder.

Als grösste Herausforderung betrachten die beiden nach wie vor die Schwierigkeit, das nötige Verständnis in den Abteilungen zu finden. Der Aufwand hinter einer Migration werde von vielen Mitarbeitern nach wie vor unterschätzt.

Auch die neue Zusammenarbeit mit dem BIT sei komplexer als bisher gewohnt. Mit IBM seien mit den Ämtern und dem WBF insgesamt drei Parteien in die Büroautomation involviert gewesen. Weil neu mit dem BIT als Leistungserbringer zusätzlich auch das Informatiksteuerungsorgan des Bundes mit von der Partie ist, gebe es neu sechs statt bisher drei Beziehungspaare. "Die Komplexität hat sich verdoppelt", schreibt Markwalder.

Während das Migrations-Projekt auch dank einem zentralen Ansprechpartner beim BIT sehr gut über die Bühne gegangen sei, gibt es nun zudem beim Betrieb je nach Thema verschiedene Ansprechpartner beim BIT, was viel Zeit koste. Verbesserungen in diesem Punkt seien in Arbeit.

Damit der Umstieg auch für die Anwender gut über die Bühne geht, fand nach der Umstellung für alle Angestellten eine Info-Veranstaltungzu den wichtigsten Neuerungen statt. Gleich anschliessend wurde eine optionale Schulung für Office 2013 durchgeführt. Zusätzlich waren in den Gängen Floorwalker unterwegs, die Fragen beantworteten, die neuen Geräte zeigten und Einstellungen vornehmen konnten. Laut Markwalder hat sich der Aufwand gelohnt, bereits unmittelbar nach der Migration sei das Feedback in den Büros sehr positiv gewesen. (mik)