Wie macht man IT-Outsourcing-Verträge vergleichbar?

26. Mai 2008, 16:20
  • cloud
  • outsourcing
image

Kostentransparenz ist ein wichtiger Faktor bei IT-Outsourcing-Verträgen, findet der Berater Active Sourcing. Die Voraussetzungen sollten schon bei der Ausschreibung geschaffen werden.

Kostentransparenz ist ein wichtiger Faktor bei IT-Outsourcing-Verträgen, findet der Berater Active Sourcing. Die Voraussetzungen sollten schon bei der Ausschreibung geschaffen werden.
Wer seine IT oder zumindest Teile davon auslagert, möchte in den meisten Fällen nach der Auslagerung weniger für seine IT ausgeben, oder zumindest ein besserers Kosten/Leistungsverhältnis erreichen. Und spätestens nach einigen Jahren wird auch die Frage interessieren, wie man im Bezug auf seine IT-Kosten im Vergleich mit anderen Unternehmen dasteht.
Damit man das aber überhaupt feststellen kann, braucht es Kostentransparenz: Der Outsourcing-Vertrag sollte so gestaltet sein, dass der Kunde jederzeit weiss, wieviel er genau für was bezahlt, und sich die einzelnen Posten nicht hinter einer Pauschale verstecken.
Das Beratungshaus Active Sourcing hat ein paar Tipps auf Lager, wie sich diese Kostentransparenz erreichen lässt. So sollte gemäss den Sourcing-Spezialisten der Weg zur Kostentransparenz schon in der Ausschreibung vorgespurt werden, was auch den Vergleich von verschiedenen Offerten erleichtert. Wichtig sei dabei ein marktgerechtes Preismodell, in dem einzelne Services getrennt ausgewiesen werden. (Dazu sollte auch Klarheit über das Mengengerüst geschaffen werden, das heisst für wie viele PCs, wieviele SAP-User usw. die Preise gelten.) Zudem sollten die Preise innerhalb einer Bandbreite immer variabel berechenbar sein, so dass am Ende eines Monats eine Abrechnung nach Stückpreisen möglich ist.
Outsourcer tendieren dazu, anfängliche Mehrkosten (Transitions- und anfängliche Projektkosten, Softwarelizenzen und ähnliches) über die Vertragslaufzeit zu verteilen. Dies sollte aber auch für den Kunden trasparent werden. Dieser sollte zum Beispiel darauf bestehen, dass Finanzierungskosten einschliesslich der Zinsen separat von den anderen Kosten ausgewiesen werden. "Ebenso ist darauf zu achten, dass die Kostendarstellungen so strukturiert sind, dass sich die Aufwendungen für den technischen Betrieb jederzeit von den Projektkosten getrennt betrachtet lassen", ergänzt Active-Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet.
Rechnungen "nach Aufwand" vermeiden
Das Resultat sollten klare Monatsabrechnungen sein: "Für die kontinuierliche wirtschaftliche Bewertung können die Kunden erwarten, dass ihr Provider über monatliche Leistungsberichte und Abrechnungen präzise Rechenschaft abgibt“, betont Regniet. Grundlage sollten im Vertrag vereinbarte, detaillierte Rechnungspositionen sein. Die jeweiligen Mengen müssetn dafür jederzeit nachvollziehbar sein. Dazu Regniet: "Die Stückzahlen der jeweiligen Preispositionen müssen durch nachvollziehbare Statistiken und Messungen belegt werden".
Grundsätzlich sollte das Preismodell im Wesentlichen auf Monatspauschalen oder Stückpreisen (zum Bsp. pro User, pro Transaktion usw.) beruhen. Zu vermeiden sind dagegen Posten "nach Aufwand".
Benchmarking-Klausel mit Preisanpassungszwang
Wenn man diese Transparenz hat, kann ein Kunde nach zwei bis drei Jahren auch viel eher überprüfen, ob er nicht inzwischen zu viel bezahlt. Regniet empfiehlt, schon in den Vetrag eine Benchmarking-Klausel einzufügen, welche den Anbieter zwingt, seinen Preis direkt anzupassen. Der Preisvergleich ist aber nicht ohne Tücken, und über das Vorgehen beim Benchmarking muss man sich natürlich schon im Vetrag einigen.
Der häufig praktizierte Vergleich mit anderen Outsourcing-Kunden macht dabei nicht unbedingt Sinn, so Regniet, da deren Verträge ja typischerweise auch schon ein paar Jahre auf dem Buckel haben, und damit lediglich einen "Blick in die Vergangenheit" bieten.
Regniet rät daher dazu, für Benchmarks aktuelle Offerten anderer Anbieter am Markt einzuholen. Da es dabei nicht um eine reale Ausschreibung geht, muss der Kunde dafür wohl meist bezahlen, wodurch er aber auch offiziellen Anspruch auf seriös berechnete Offerten hat. Eine zusätzliche Motivation für Drittanbieter, so Regniet, kann es sein, wenn man das Benchmarking relativ kurz vor dem Ende des laufenden Vetrags durchführt. Man könnte den Anbietern dann, wenn ihre Offerte gut ist, bei der nächsten Ausschreibung direkt einen Platz auf der Shortlist versprechen.
Auch an den Ausstieg denken
Zuletzt rät Active Sourcing dazu, bei den Vetragsverhandlungen auch an einen möglichen frühzeitigen Ausstieg oder Wechsel zu einem anderen Anbeiter zu denken. Dazu solle man auf zwei wesentliche Punkte achten. Einer davon sind Wartungsverträge von Drittanbietern für Hard- und insbesondere Software: "Es spielt für einen möglichen frühzeitigen Ausstieg aus dem Outsourcing eine wichtige Rolle, zu welchem Zeitpunkt ein Wartungsvertrag frühestens gekündigt werden kann, ob er sich ohne Preiserhöhungen vom Dienstleister auf den Kunden übertragen lässt und welche sonstigen relevanten Bedingungen möglicherweise zu erfüllen sind“, erläutert Regniet.
Die Restwerte von Investitionen für Betriebsmittel, sowohl für neu angeschaffte als auch vom Outsourcer übernommene, sollten zudem jederzeit klar ausgewiesen werden können. Der Restwert sollte in Form einer Tabelle dargestellt oder zumindest nach einer klaren Formel jederzeit berechnet werden können. (Hans Jörg Maron)

Loading

Mehr zum Thema

image

Cloud-Anbieter wie Mega könnten Daten ihrer Kunden manipulieren

Ein ETH-Kryptografie-Team nahm die Verschlüsselung der Cloud Services des neuseeländischen Anbieters Mega unter die Lupe und fand gravierende Sicherheitslücken. Das dürfte kein Einzelfall sein.

publiziert am 23.6.2022
image

Event-Ankündigung: Wie sicher ist die Cloud?

Im Rahmen der Topsoft debattiert Swiss Made Software die Sicherheit des Schweizer Datenraums.

publiziert am 17.6.2022
image

Cisco will mit neuen Integrationen und Insights das IT-Management vereinfachen

Cisco versucht, die – selbst verursachten – Komplexitäten zu reduzieren. "Wir müssen das, was wir für Sie tun, einfacher machen", sagte Cisco-CEO Chuck Robbins zum Auftakt der Hausmesse.

publiziert am 15.6.2022
image

Edöb fordert Neubeurteilung der Microsoft Cloud

Die Suva wollte Personendaten in der Microsoft Cloud speichern. Der Datenschutzbeauftragte stellte aber einige Probleme fest.

publiziert am 14.6.2022