Es habe sich um das "wirtschaftlich günstigste Angebot" gehandelt, ist in der Regel auf Simap als Begründung für die Wahl eines Zuschlagsempfängers zu lesen. Das billigste Angebot muss aber langfristig nicht das günstigste sein. Faktoren wie Qualität, der technische Wert oder der Support eines Angebots gelte es ebenfalls zu hinterfragen. Aufgrund der Kosten, die durch eine Ausschreibung entstehen, sei bei kleinen Aufträgen in Frage zu stellen, ob es sinnvoll sei, das offene Verfahren zu wählen, heisst es in einer Masterarbeit, die die Wirtschaftlichkeit von öffentlichen Ausschreibungen im Schweizer IT-Bereich untersucht.

Eine Beschaffung im offenen Verfahren verursache im Zentralwert (Median) einen Aufwand von 21 Personentagen bei der Beschaffungsstelle. Für die Anbieter sind es 15 Personentage, so das Fazit der Masterarbeit. Die Autorin versucht die Kosten von IT-Beschaffungen sowohl seitens Beschaffungsstellen als auch seitens Anbieter zu betrachten und untersucht welche Faktoren die Kosten einer Ausschreibung beeinflussen.

Eine Hardware-Beschaffung verursache dem Beschaffer einen Aufwand von 54 Stunden, während die Beschaffung von Individualsoftware bereits mit 140 Stunden zu Buche schlage. Je mehr Fachbereiche in den Beschaffungsprozess involviert seien, desto schwieriger und länger werde die Vergabe, heisst es weiter. Die Definition des Pflichtenhefts sei ein Knackpunkt, denn häufig merke die Beschaffungsstelle erst am Schluss, was alles im Lastenheft definiert werden müsse. Agile Beschaffungen würden eine Erstellung des Pflichtenhefts zusätzlich schwierig machen. Trotz den verursachten Kosten schätzen die Beschaffungsstellen das Einsparpotenzial durch eine öffentliche Vergabe auf zwischen sieben und elf Prozent, so die Arbeit.

Für Anbieter sei die Auswahl der Projekte, bei denen sie offerieren wollen, essenziell. Je nach Auftrag könne die Ausarbeitung eines Konzeptes mehrere 100 Stunden in Anspruch nehmen. Für eine Offerte im Hardware-Bereich würden Anbieter rund 50 Stunden aufwenden. Gehe es um Individualsoftware seien es im Median 240 Stunden, die für die Ausarbeitung einer Offerte aufgewendet werden. Die Kosten für eine Offerte können gesamthaft geschätzt bei zu 150'000 Franken liegen.

Die Masterarbeit von Corinne Wegmüller wurde am Institut für Wirtschaftsinformatik eingereicht und von Matthias Stürmer, dem Leiter der Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit betreut. Dem Thema IT-Beschaffungen widmet sich nächste Woche die seit 2012 jährlich stattfindende IT-Beschaffungskonferenz, greift unter dem Motto "An der Zukunft bauen" Themen in den Bereichen neues Beschaffungsgesetz, technologische Entwicklungen im Bauwesen sowie nachhaltige Beschaffung auf. (kjo)