Beim Informationssteuerungsorgan des Bundes (ISB) wie beim eidgenössischen Finanzdepartement (EFD) hält man sich nach wie vor zurück mit definitiven Zahlen zu den Kosten für die Jahre 2020 bis 2027 der beiden grossen SAP-Projekte des Bundes. Die meisten unter den Programmnamen "Superb23" und "ERP Systeme V/ar" geführten "Projekte befinden sich noch in der Initialisierungs- oder Konzeptphase", teilt Gisela Kipfer als Sprecherin des ISB mit: "Ein Budget zu den beiden Programmen wurde vom Bundesrat noch nicht festgelegt. Bei den bis anhin veröffentlichten Zahlen handelt es sich daher immer um Kostenschätzungen", betont Kipfer auf Anfrage von inside-it.ch.

Auslöser des 2017 gestarteten Umstieg des Bundes auf SAP S/Hana war, dass SAP den Support für SAP ERP Suite ECC6 2025 einstellen will. Die Kunden wurden aufgefordert, bis dann auf die Version S/4HANA zu wechseln.

Konkret geht es beim Bund aber keineswegs nur um einen Release-Wechsel. Vielmehr sollen mit dem zivilen Superb23 in der Bundesverwaltung die SAP-Lösungen für Supportprozesse bei Finanzen, HR, Immobilien, Beschaffung und Logistik harmonisiert und möglichst auf einen Standard zurückgeführt werden. Ausserdem wird mit dem ERP Systeme V/ar im eidgenössischen Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) die Erneuerung der einsatzrelevanten SAP-Systeme realisiert.

Die Trennung der beiden Programme ist laut Kipfer deshalb nötig, "weil die Armee basierend auf dem Leistungsauftrag 2018 auf ein gehärtetes, abkoppelbares System auch in ausserordentlichen Lagen zurückgreifen können muss". Das bedeute somit, dass die nicht-einsatzrelevanten Teile des VBS entflechtet werden und auf das zivile SAP-System wechseln.

Beide Programme stehen schon gut ein Jahr nach der Initialisierung handelt.

Das betreffe auch die 2017 im Rahmen der Erarbeitung der ERP-Strategie des Bundes erstellte "erste grobe Kostenschätzung für die beiden Programme zur Umsetzung der Strategie". Diese ging von Gesamtkosten von 665 Millionen Franken aus. Auf die zivile Variante Superb23 entfielen davon 257 Millionen und auf das militärische ERP Systeme V/ar 408 Millionen Franken.

Ein Jahr später, während der Programminitialisierung, so Kipfer weiter, seien "weitere, vertiefte Abklärungen" durchgeführt worden. Dabei sei 2018 "der Programmgegenstand von Superb23 gegenüber 2017 deutlich erweitert" worden, so dass auf der neuen Basis 2018 "eine genauere Kostenschätzung durchgeführt werden" konnte. Nun wurden die Gesamtkosten für den internen und externen Aufwand inklusive der Vorarbeiten für die Jahre 2018 und 2019 für beide Programme zusammen neu auf 930 Millionen Franken geschätzt. Diese Zahl habe man durch eine unabhängige Zweitmeinung der Firma PwC überprüfen lassen, teilt Kipfer mit.

Bei der in einem Jahr massiv von 665 auf 930 Millionen Franken erhöhten Kostenschätzung wurde insbesondere der Gegenstand von Superb23 erheblich ausgebaut: "Superb23 umfasst nun nicht nur die Umstellung der Supportprozess-Systeme der gesamten zivilen Bundesverwaltung und somit aller Departemente, sondern auch sämtliche Anpassungen der über 200 tangierten Fachanwendungen und Schnittstellen", so Kipfer. Zudem werde mit Master-Data-Governance eine wichtige Komponente für die zentrale Stammdatenverwaltung für die gesamte Bundesverwaltung aufgebaut. Das soll ermöglichen, Daten nur noch einmal eingeben zu müssen (once only).

Mit dieser substanziellen Ausdehnung des Programmgegenstands, teilt das ISB mit, sowie mit den mit "weiteren Abklärungen einhergehenden vertiefteren und detaillierteren Kenntnissen des Aufwandes konnten die Kosten in 2018 detaillierter geschätzt werden". Bei Superb23 betrug die Schätzung neu 480 Millionen und beim künftigen militärischen ERP System V/ar 450 Millionen Franken.

Interessant ist, dass die letzten Kostenschätzungen von insgesamt 930 Millionen Franken für die beiden Programme laut den von Kipfer vorgelegten Zahlen allein 100 Millionen Franken für sogenannte "Vorarbeiten" für die Jahre 2018 und 2019 enthielten. Sie betragen im zivilen Programm 30 Millionen Franken, während 70 Millionen Franken in die Vorarbeiten für das künftige militärische SAP-Programm fliessen.

"Unter die Vorarbeiten fielen unter anderem verschiedene Umfeld- und Marktanalysen, die Strategieerarbeitung, beschaffungsrechtliche Abklärungen, Konzeptarbeiten in den zahlreichen Supportprozessen, die Beschaffung der SAP-S/4HANA-Lizenzen, WTO-Beschaffungen von Dienstleistungspartnern, Kosten- und Nutzenschätzungen, die Initialisierung der Programme und der ersten Projekte, Abstimmungen mit den übrigen IKT-Grossprojekten und dem Stammdatenprojekt des Bundes und die Identifikation sowie erste Erhebungen der tangierten Fachanwendungen und Schnittstellen", so die Sprecherin.

Wie sie weiter ausführt, werden die "vertieften Abklärungen und Grundlagenarbeiten über 2019 hinaus" vorangetrieben.

"Da für beide Programme finanzielle Verpflichtungen über mehrere Jahre eingegangen werden müssen, wird für jedes Programm ein Verpflichtungskredit für die Programmdauer von 2020 bis 2027 benötigt", resümiert Kipfer das anstehende Vorgehen. Als Basis für die Beantragung der Verpflichtungskredite geht man von einer Gesamtkostenschätzung (externe Kosten und Eigenleistungen) von 830 Millionen Franken aus (ohne die Vorarbeiten). Im Verpflichtungskredit werden allerdings nur die finanzwirksamen Kosten (ohne Eigenleistungen) beantragt werden.

Aktuell würden Konzeptarbeiten laufen und unter anderem "die Gouvernanz zum Programm Superb23 sowie die Botschaft zu den (beiden) Verpflichtungskrediten" erarbeitet. Die "eigentlichen Programm- und Projektarbeiten seien bisher insgesamt im Plan und im Budget", wie Kipfer weiter erklärt. Jedoch sei die "Erarbeitung der Botschaft zur Erlangung der Verpflichtungskredite verzögert, da weitere Abklärungen/Grundlagenerarbeitungen beauftragt worden waren".

Bundespräsident Ueli Maurer hat Anfang Jahr verlangt, die heutigen Implementierungen und Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Demnach wünscht Maurer, "dass diese Analysen auch dazu genutzt werden, die Prozesse zu hinterfragen und effizienter zu gestalten und somit Einsparungen zu erzielen". Dieses Vorhaben sei insofern aufwändig, weil die Departemente und Ämter seit jeher eine hohe Autonomie geniessen und die bisherigen Prozesse über die Jahre generisch gewachsen seien, sagt die Sprecherin. "Es bestehen neben bereits stark harmonisierten und standardisierten Lösungen in manchen Bereichen immer noch ganz unterschiedliche Lösungen. Teilweise auch für die Supportprozesse, welche nun harmonisiert und standardisiert werden sollen".

Auf die Frage, wieso EFD-Chef Maurer diese Verzögerungen auslösen konnte, verweist das ISB darauf, dass "für die Supportprozesse der zivilen Bundesverwaltung das EFD verantwortlich" ist. Allgemein gelte, dass es in der Kompetenz des zuständigen Bundesrats liege, insbesondere darüber zu entscheiden, ob und wann für solche Projekte die notwendigen Anträge an den Bundesrat als Gremium unterschrieben werden. Derzeit gehe man aber davon aus, dass die Botschaft zur Erlangung der Verpflichtungskredite "aller Voraussicht nach im November 2019" vom Bundesrat behandelt wird.

Damit aber gleichwohl die Grundlagen-, Konzept- und Aufbauarbeiten im 2020 fortgesetzt werden können, habe der Bundesrat schon im vergangenen April die notwendigen Rahmenbedingungen geschaffen und auch die zuständigen Kommissionen des Parlaments informiert. (Volker Richert)