Aktuell sind in der Stadt Winterthur drei Applikationen in den Bereichen Schulverwaltung, Schulen und Elternkommunikation im Einsatz. Weil der Datenaustausch entweder mittels Schnittstellen oder manuell erfolge, will die Stadt im Rahmen des Projekts "Win School" eine neue Gesamtlösung beschaffen, welche die bisherigen Funktionen in einer Applikation vereinheitlicht – in einer webbasierten Cloud-Lösung.

Die bisherigen Anwendungen würden zwar die Anforderungen der verschiedenen Benutzergruppen mehrheitlich abdecken, aber "Dokumente gemeinsam in einem Dossier zu speichern und zu bearbeiten, ist nur in beschränktem Umfang möglich", heisst es im Lastenheft zur Ausschreibung, das inside-it.ch vorliegt. Ausserdem würden die "unterschiedlichen und teilweise nicht sehr intuitiven Benutzeroberflächen zu fehlerhaften Dateneingaben führen".

Ziel sei, dass die verschiedenen Anwendergruppen in einer Applikation arbeiten können, die die unterschiedlichen Bedürfnisse abdeckt und ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem beinhalte. Alternativ soll ein solches über eine Schnittstelle angebunden werden können.

Ebenfalls über Schnittstellen integriert werden sollen Daten von der Einwohnerkontrolle und Personaldaten aus Abacus. Auch die Systeme des schulzahnärztlichen Dienstes oder der schulergänzenden Betreuung und weiteren Stellen sollen angeschlossen werden können. Nicht zuletzt erwarten die Projektverantwortlichen, dass die neue Lösung per Rest API an den M365-Tenant der Winterthurer Schulen gekoppelt werden kann.

Der Projektplan sieht vor, dass der neue Anbieter am 1. Januar 2025 loslegt. Realisierung und Einführung sind von Mitte 2025 bis Mitte 2026 geplant. Die Stadt Winterthur will einen Vertrag "über eine Mindestvertragsdauer von fünf Jahren, mit stillschweigender Verlängerung um jeweils ein Jahr bis maximal acht Jahre" abschliessen, wie es auf Simap heisst.

Drei Anbieter dürften die Favoriten für den Zuschlag sein: Vor der Ausschreibung habe die Stadt eine Marktabklärung durchgeführt und die Anbieter CMI, Escola und Pupil um eine Vorstellung ihrer Produkte gebeten.