Superb: "Seit heute arbeitet die Bundesverwaltung auf S/4Hana"

18. September 2023 um 07:00
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Programmleiter Patrik Riesen (links) und Pierre Broye, Direktor des Bundesamts für Bauten und Logistik (BBL). Foto: Bund

Der Bund ist deutlich früher auf die neue SAP-Generation migriert, als vorgesehen. Die Verantwortlichen des 420 Millionen schweren Programms im Interview über Budget, Zeitplan und Cloud-Druck.

Seit Samstagabend ist es vollbracht: Die zivilen ERP-Systeme der Bundesverwaltung mit ihren 7 Departementen und der Bundeskanzlei sind auf SAP S/4Hana migriert, der neusten Generation der Software. Die Dimensionen des Programms "Superb" sind gewaltig: Im Enterprise-Resource-Planning-System verarbeitet die Bundesverwaltung bis zu 1,2 Millionen Transaktionen im Jahr, 48'000 Personen nutzen es für die Zeiterfassung.
Für Superb sind 420 Millionen Franken budgetiert, für das militärische Ergänzungsstück "ERP Systeme V/ar" 360 Millionen. Mit Vorleistungen kommt man auf rund 920 Millionen Franken.
Man hat sich beim Bund für eine Totalmigration entschieden, sämtliche Daten müssen ins neue System, da teilweise über Jahrzehnte zurück Anfragen beantwortet werden müssen – etwa wenn Fragen zu Baurechtsverträgen auftauchen. Zugleich wird mit der Kombination von Cloud und On-Premise zusätzliche Komplexität erzeugt. Die beiden höchsten Verantwortlichen für Superb sind Pierre Broye, Direktor des Bundesamts für Bauten und Logistik (BBL), und der IT-Berater Patrik Riesen, der das Programm seit 2020 leitet.
Wir haben sie am Sitz des EFD direkt neben dem Bundeshaus zum Interview getroffen. Ihr Team hat am Samstagabend die zweite Programmphase "Systemwechsel" geschafft, nachdem die bestehende SAP-R3-Landschaft isoliert und auf einem stabilen Zustand dokumentiert worden war.
Hatten Sie ein schlafloses Wochenende?
Pierre Broye: Nein, wir beide haben uns am Samstag um 17.30 Uhr mit dem Team getroffen, um zu entscheiden: Sind wir erfolgreich migriert oder müssen wir zurück aufs alte System? Es ist gut gegangen, seit Montagfrüh arbeitet die Bundesverwaltung auf S/4Hana.
Wie viele Leute waren am Entscheidungstreffen?
Patrik Riesen: 40 bis 50 Personen, das eigentliche Management. Das Team ist aber deutlich grösser. Es waren jeweils zwischen 300 und 500 Personen am Programm beteiligt, ein grosser Teil davon stammt auf dem Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) und hat das bisherige R3-System betrieben.
Haben Sie am Samstagabend die Korken knallen lassen?
Broye: Nein, die wahre Bewährungsprobe steht bevor, wenn die Anwenderinnen und Anwender das System nutzen. Wir haben nun eine Phase des "Hypercares" eingeleitet, in der wir erweiterten Support anbieten, um die Angestellten beim Bund zu unterstützen.
Die Userakzeptanz kann man nur beschränkt testen, sonst haben sie aber viel geübt. Wie lange dauerte ein Ausfall im Testszenario im schlimmsten Fall?
Riesen: Wir haben 3 Testmigrationen in mehreren Testfenstern durchgeführt. Wenn alles wie geplant greift, wäre ein Ausfall in spätestens 4 Tagen behoben. Und wir haben natürlich auch die Anwenderinnen und Anwender ausgebildet, um die Hürden zu verkleinern. Aber wir rechnen mit einigen kleineren Kinderkrankheiten, wie man so schön sagt. Unser oberstes Ziel ist ein sauberer Jahresabschluss 2023.
Zeitlich sind Sie der Roadmap voraus, diese sah ja die Migration erst für 2025 vor. Wieso sind Sie vorausgeeilt?
Riesen: Wir wollten so früh wie möglich im Liefermodus sein, damit wir live lernen und Erfahrungen sammeln können. Einzelne Applikationen hatten wir bereits vor dem Wochenende migriert, etwa das Businesswarehouse, Planungsapplikationen oder auch Shop-Lösungen.
Sind sie auch im Budget besser unterwegs als geplant?
Broye (greift zu einer Mappe): Ich zeige ihnen, was ich transparent dem Parlament vorgelegt habe: Von den 485 Millionen Franken, die für Superb budgetiert sind, haben wir bis im Juni 2023 knapp 250 Millionen aufgebraucht. Es stehen für die dritte Phase – SAP nennt sie "Innovate" wir nennen sie "Optimierung" – noch 235 Millionen Franken zur Verfügung. Wir werden das Budget vermutlich grade aufbrauchen.
Die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) stellte dem Programm zuletzt gute Noten aus, hatte aber noch einige Vorbehalte. Welche Knacknüsse mussten sie lösen?
Riesen: Wir haben 16 Milliarden Objekte migriert und zugleich den Auftrag aus der Botschaft im Sinn: "Ermöglicht Once Only." Schon das kann eine Organisation bei einem solchen Grossprojekt rasch an die Grenzen bringen. Darum haben wir den Auftrag aufgeteilt und gehen schrittweise voran. Von inländischen Firmen etwa kennen wir die U-ID, damit lässt sich gut arbeiten, künftig soll zum Beispiel die SBB nur noch einmal im System vorkommen. Wir können aber nicht die Bürgerinnen und Bürger anhand ihrer Sozialversicherungsnummer identifizieren, wenn sie etwas beim Bund bestellen.
"Once Only" heisst, Bürgerinnen und Bürger sowie Firmen sollen ihre Angaben nur noch einmal machen müssen. Dafür müssen die Stammdaten – die Vertragspartner und die grundlegenden Informationen – konsolidiert werden. Was gab es zu tun?
Riesen: Wir mussten rund 150 der 350 Fachapplikationen technisch anpassen – weil beispielsweise die Namensfelder unterschiedlich implementiert waren. Zugleich haben wir 70'000 Konten im System auf noch rund 7000 reduziert.
Das klingt nach einem grossen Fehlerpotential.
Broye: Nehmen wir an, diese Woche funktioniert eine wichtige Fachapplikation nicht. Je nach Anwendung hat das eine grosse Reichweite und würde einen öffentlichen Skandal provozieren. Man sieht dann aber die anderen 149 Applikationen nicht, die sauber laufen. Darum wollen wir uns in Bescheidenheit üben. Das Wichtigste ist für uns das Vertrauen der beteiligten Akteurinnen und Akteure sowie der Bevölkerung.
Bislang scheinen sie auf gutem Weg, die Migration ist schon früh erfolgt. War der Fachkräftemangel kein Problem bei der Umsetzung des Programms?
Riesen: Nein, wir haben das gar nicht gespürt. Das Bundesamt für Informatik (BIT) hat bereits das alte System betrieben und war für die praktische Umsetzung der Migration verantwortlich. Wir konnten intern also auf ein eingespieltes Kernteam mit viel SAP-Know-how vertrauen.
Broye: Ich denke, dass wir zudem ein sehr attraktiver Arbeitgeber sind. Ein SAP-Programm in dieser Grössenordnung und Komplexität findet man sonst nirgends in der Schweiz. Das ist für Informatikerinnen und Informatiker sehr spannend.
Spannend ist für junge Fachleute auch, auf modernster Technologie zu arbeiten, Stichwort Cloud. Da sammelt der Bund auf SAP-Gebiet bereits Erfahrung.
Riesen: Von SAP werden zwei Themen stark in die Cloud gepusht, aber auch breit genutzt: Teile der HR-Prozesse, konkret etwa das Bewerbungs- und das Lohnmanagement, aber auch Shoplösungen. Hier konnten wir schon Erfahrungen sammeln. Mit Successfactors etwa sind wir seit 2 Jahren live.
Sie haben bereits 2021 einen Rahmenvertrag für Cloud-Services von SAP abgeschlossen. Er beträgt bis 2026 mit Optionen 69 Millionen Franken. Was haben sie schon aufgezehrt?
Riesen: Wir haben bislang rund 23 Millionen ausgegeben. Von den verpflichtenden 63 Millionen Franken sind also noch 39 Millionen offen.
Die grossen SAP-Anwendergruppen übten jüngst scharfe Kritik an SAP mit seinem Zug in die Cloud. Wie sieht man das beim Bund?
Riesen: Wir tauschen uns mit der DSAG und auch mit SBB, Migros oder Nestlé aus. Was uns Sicherheit gibt: Wir haben seit Samstag ein ERP-System On-Premise, das auf dem neusten Stand der Technologie ist. Laut SAP können wir dieses mit unseren Fachleuten bis 2040 betreiben – ob das auch so lange geht, werden wir sehen. Auf jeden Fall spüren wir derzeit keinen Druck, in die Cloud zu wechseln.
Broye: Wir haben eine gute ERP-Lösung von SAP und entwickeln und besprechen die Themen mit unserem Vertragspartner. Zugleich ist es unsere Pflicht, die Kosten zu optimieren. Für unseren Teil kann ich sagen, dass Fairness unser Ziel bleibt und wir bislang alle Probleme gemeinsam lösen konnten.
Das ist sehr diplomatisch formuliert. Die angekündigte Preiserhöhung von bis zu 5% für die Softwarewartung widerspricht aber der Kostenoptimierung. Was sagen sie dazu?
Broye: Das ist Gegenstand unserer Gespräche mit dem Lieferanten.
Riesen: Man muss differenzieren. 2018 haben wir analysiert, ob wir mit SAP weiterarbeiten oder auf die ERP-Lösung von Oracle wechseln. Zweiteres wäre rund 320 Millionen Franken teurer geworden. Und SAP bietet ein sehr bewährtes System, für das wir viel Fachwissen im Haus haben.
Seit Samstag ist das System live. Können sie sich nun zurücklehnen und die Optimierung angehen?
Broye: Nein, die kritische Phase ist erst vorbei, wenn das Programm abgeschlossen ist und wir die strategischen Ziele erreicht haben. Wir haben grossen Respekt vor der gesamten Aufgabe. Mit unseren Massnahmen liegen die Risiken aber in einem vertretbaren Bereich.
Hinweis: Das Interview wurde am 12. September in Bern geführt. Nach der Migration am 16. September wurden Details zum erfolgreichen Umzug angepasst.

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