Winterthur hat Vorprojekt zur papierlosen Verwaltung gestartet

8. April 2022 um 14:55
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Foto: JJ Ying/Unsplash

Nach der Ausschreibung von ERP und ECM hat der Stadtrat nun auch Vorprojekt zur Digitalisierung des physischen Posteingangs in der Stadtverwaltung in Auftrag gegeben.

Der Stadtrat von Winterthur ist dabei, die Verwaltungsprozesse effizienter und kundenfreundlicher zu machen. Konkret gehe es darum, den physischen Posteingang zu digitalisieren, heisst es dazu in einer Mitteilung. So hat die Stadt für die technische Realisierung bereits im letzten November ein ERP und ein ECM ausgeschrieben. Nun soll ein Vorprojekt Klarheit darüber schaffen, wie die Potenziale der neuen Systeme am besten genutzt werden können.
Die Ausschreibungen scheinen etwas zu harzen. Jedenfalls ist weder ein Zuschlag für die auf Mitte Januar vorzulegenden ERP-Offerten bekannt, noch für die zuletzt Anfang Januar um einen Monat verlängerte Frist zur Offertabgabe beim ECM-Projekt.
Zur Begründung des nun intern in Auftrag gegeben Vorprojekts, verweist die Stadt auf die vielen Prozesse, die heute noch auf dem Austausch physischer Dokumente basieren. "Gerade in Zeiten des Homeoffice haben sich die Schwachstellen dieser Arbeitsweise gezeigt: zeitintensive Kommunikation, aufwändige Logistik, erschwerte Möglichkeit der örtlich flexiblen Arbeit", wird konstatiert.
Das soll sich aber ändern und der Stadtrat will herausfinden, wie die ERP- und ECM-Potenziale am besten genutzt werden können. Darum sei parallel zu den Beschaffungen ein Vorprojekt in Auftrag gegeben worden, "um die teilautomatisierte Digitalisierung des Posteingangs organisatorisch zu prüfen und vorzubereiten".
Der Stadtrat spricht von einem Zwischenschritt, um die Grundlage dafür zu schaffen, Verwaltungsprozesse künftig ganz ohne physische Dokumente gestalten zu können". Damit wird nun auch in Winterthur die Vision der papierlosen Verwaltung zum Thema. Man ist an oft teure IT-Projekte wie Justitia 4.0 oder die anvisierte Abschaffung der Formulare bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) erinnert. Auch das Versprechen, in Winterthur "Behördengeschäfte niederschwellig und zeitsparend abzuwickeln", lässt an Standardfloskeln denken, die jedes Digitalisierungsvorhaben begleiten.
Vorerst bleibt ohnehin erst einmal abzuwarten, ob nur schon mit der ERP- und ECM-Einführung der Bau der technischen Basis für das Vorhaben fristgerecht im Sommer starten kann.

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