Aargau will seine Excel-Spesenabrechnung loswerden

22. Dezember 2022, 12:59
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Künftig soll die Spesenabrechnung im Aargau durchgehend digital abgewickelt werden. Foto: Ray Reyes / Unsplash

Im Rahmen der HR-Strategie des Kantons sollen Zeiterfassung und Spesenworkflow modernisiert und konsolidiert werden. Auch eine grosse SAP-Migration steht an.

Aargau ersetzt seine Software für die Zeiterfassung und den Spesenworkflow. Zudem sollen die Systeme zur Planung von Personaleinsätzen und die Zutritts­steuerung zu Gebäuden der Verwaltung ausgetauscht werden, wenn ein Anbieter eine gute Lösung in Aussicht stellt. In der Grundüberholung will der Kanton die System- und Schnittstellenkomplexität reduzieren. Im Aargau bereitet man sich zudem auf eine grosse SAP-Migration vor.
Die Analyse der Ausgangslage habe aufgezeigt, dass viele benutzte Systeme ein Risiko im Betrieb darstellen würden, die Qualitätssicherung bei der Daten­haltung erschwerten und beträchtliche Kosten im Support und Betrieb verur­sachten, heisst es in den Unterlagen zur Ausschreibung. Die Ablösung der veralteten Hauptapplikation werde von den Anwendern zudem seit Jahren gefordert, steht dort weiter. Der Kanton zählt rund 5000 Verwaltungsange­stell­te und 11'000 Lehrpersonen.
Bei allen Zeitwirtschafts-Systemen, die aktuell bei der kantonalen Verwaltung im Einsatz sind, muss wegen ungenügender oder fehlender Schnittstellen zum Personaldatensystem "Puls" ein grosser Teil der Stammdaten manuell gepflegt werden: Ein erheblicher Aufwand und eine grosse Fehlerquelle, wie der Kan­ton in den Ausschreibungs­unter­lagen festhält. Auch die Spesen­ab­rechnung ist dringend überholungsbedürftig: Heute muss ein Excel-Formular aus dem Intra­net heruntergeladen und ausgefüllt werden – teilweise noch ausgedruckt auf Papier.
Die Ausschreibung erfolgt im Rahmen der HR-Strategie, die im Sommer 2020 definiert worden war. Dazu gehört auch ein grosser Kraftakt im ERP-Bereich. Derzeit wird im Aargau die Migration des ERP, das noch auf SAP ECC 6.0 basiert, auf S/4Hana vorbereitet. Vorerst soll das heute in den kantonseigenen RZ betriebene Systemlandschaft bis Ende 2. Quartal 2023 in die Privat-Cloud von SAP verlagert werden, danach startet das Projekt "Upgrade".

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