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Das intelligente e-Archiv von CENT Systems
e-Archiv as a Service: Das Smart Archive von CENT Systems macht physische Archive überflüssig und ermöglicht die rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Daten in einer Cloud mit Datenstandort Schweiz. Gleichzeitig ermöglicht das Smart Archive die KI-gestützte Interaktion mit digitalisierten Dokumenten.
Das IT-Dienstleistungsunternehmen CENT Systems setzt mit den innovativen Digital Services «Smart Scanning», «Smart Mailbox» und «Smart Archive» zu einer schweizweiten Digitalisierungsoffensive an.
- Mit dem Service Smart Scanning schafft CENT Systems die Basis für weitreichende Prozessoptimierungen in Ihrem Unternehmen. Hierfür werden sämtliche eingehenden physischen und digitalen Dokumente sowie Daten zuverlässig erfasst und nach vorgängig definierten Parametern vollständig automatisiert in die Folgesysteme übertragen.
- Der Digital Service Smart Mailbox ordnet die eingehenden Nachrichten mit automatischen Sortier-Algorithmen direkt einzelnen Mitarbeitenden oder den jeweiligen Teams zu. Die e-Postkorblösung von CENT Systems ermöglicht so einen vollständigen digitalen Zugriff auf Ihre Post – orts- und zeitunabhängig.
End-to-End-Lösungen für eine durchgängige Prozessautomatisierung
Komplettiert werden die Digital Services Smart Scanning und Smart Mailbox vom Smart Archive. Die innovative e-Archiv-Lösung von CENT Systems macht nicht nur physische Archive überflüssig, sondern schafft damit auch umfassende Mehrwerte, die bisher als Zukunftsmusik galten. Dazu gehört die direkte Kommunikation mit den im e-Archiv archivierten Dokumenten via KI-Chatbot. Das Smart Archive ermöglicht so nicht nur die Archivierung der mit dem Smart Scanning erfassten Dokumente in Sinne einer End-to-End-Lösung, sondern gibt sofort weiterführende Antworten auf komplexe Fragestellungen, die im Zusammenhang mit digitalisierten Dokumenten stehen.
Ein digitales Archiv mit tiefgreifendem Textverständnis
Je detaillierter die Parameter der einzelnen Dokumentenarten im Rahmen des Smart Scanning erfasst wurden, desto umfassender sind die Nutzungsmöglichkeiten des Smart Archive von CENT Systems. Die intuitive Interaktion via KI-Chatbot bietet so Mehrwerte, die weit über den einfachen Zugang zum e-Archiv hinausgehen. Fragestellungen können konkret auf Textinhalte der archivierten Dokumente angewendet werden. Mögliche Fragestellungen an das Smart Archive sind:
- «Welche Dokumentenart wurde im Juli 2021 am häufigsten archiviert?»
- «Welche Lieferantenrechnung weist im Zeitraum zwischen März 2018 und September 2021 den grössten Betrag auf?»
- Welcher Kunde hat in den letzten fünf Jahren die meisten Aufträge generiert?»
- «Haben wir innerhalb des Vertrags XY terminliche Verpflichtungen?»
- «Liste mir alle Verträge auf, die im kommenden Quartal erneuert werden müssen. Zeige mir zudem die jeweiligen Abhängigkeiten zu weiteren Verträgen auf.»
- «Hat Mitarbeiterin Dorothée Müller in ihrem Zwischenzeugnis eine positive Beurteilung erhalten?»
- «Verfügt Mitarbeiter Rolf Meier über Zertifikate, die innerhalb der nächsten zwei Jahre ablaufen?»
Das Smart Archive ermöglicht ausserdem einen KI-gestützten Chat mit spezifischen Dokumenten. Mögliche Inhalte:
- «Liste mir sämtliche bestellten Positionen auf, beginnend mit dem geringsten.»
- «Gibt es Rabatte, wenn wir einzelne Bestellmengen erhöhen? Falls ja, auf welchen Positionen?»
- «Fasse mit den Vertrag XY zusammen und nenne die wichtigsten Verpflichtungen und die grössten Risikopunkte.»
Digitale Skalierbarkeit: Das Smart Archive kann schrittweise in Unternehmen implementiert werden
Die digitale Skalierbarkeit des Smart Archive ermöglicht es Unternehmen, den Digital Service erst in einer Abteilung, beispielsweise der IT, und nachfolgend schrittweise in anderen Bereichen wie der Administration, den Finanzen oder dem Dokumentenmanagement zu implementieren. Auch innerhalb der Fragestellungen ist eine Skalierung möglich – die intuitiven Suchabfragen lassen sich beispielsweise auf einzelne Ordner oder eine getätigte Selektion von bestimmten Dokumenten anwenden.
Sicherheit an erster Stelle: Datenstandort Schweiz und betriebsinterne KI
Datensicherheit steht bei allen Digital Services von CENT Systems an erster Stelle. Den Qualitätsanspruch in Bezug auf die Datensicherheit beweist das IT-Dienstleistungsunternehmen mit der Zertifizierung nach ISO 27001:2022. Hochwertige Verschlüsselungen und Zugriffskontrollen sind standardmässig implementiert. Sämtliche Datenserver befinden sich in der Schweiz und unterliegen demnach dem hiesigen Datenschutzgesetz. Die via Chatbot integrierte KI ist – anders als die dominierenden KI-Modelle rund um ChatGPT und Co. – nur innerhalb Ihrer Firmengrenzen aktiv. Innerhalb dieser Grenzen bleiben auch Ihre sensiblen Daten.
GeBüV-konforme Archivierung und fälschungssichere Zeitstempel
Das Smart Archive erfüllt sämtliche GeBüV-Vorgaben und eignet sich deshalb bestens für die gesetzeskonforme Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten Dokumente und Daten. Fälschungssichere Zeitstempel schützen die Daten und machen jede Änderung nachvollziehbar.
CENT Systems AG
Solothurnstrasse 16
4573 Lohn-Ammannsegg
cent-systems.ch/services
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