Pa­pier­ba­sier­te Ar­chi­ve wa­ren einst die Zen­tren der Do­ku­men­ten­ver­wal­tung von Un­ter­neh­men und Ver­wal­tun­gen. Die fort­schrei­ten­de Di­gi­ta­li­sie­rung und die zu­neh­men­de In­for­ma­ti­ons­flut stel­len be­ste­hen­de Pro­zes­se auf den Prüf­stand. Die Zu­kunft ge­hört e-Ar­chiv­lö­sun­gen wie dem Smart Ar­chi­ve von CENT Sys­tems.

Wäh­rend Jahr­tau­sen­den gal­ten phy­si­sche Ar­chi­ve als wich­ti­ger Eck­pfei­ler von Ge­sell­schaf­ten. In Ägyp­ten und Me­so­po­ta­mi­en wur­den be­reits früh Lis­ten ge­führt mit An­ga­ben zu Steu­ern, Ar­beits­kräf­ten oder Ge­trei­de­vor­rä­ten. Re­li­giö­se Stät­ten ar­chi­vier­ten Schrif­ten und ga­ben so Wis­sen an die nach­fol­gen­den Ge­ne­ra­tio­nen wei­ter. In der Neu­zeit bil­de­ten Pa­pier­ar­chi­ve die Grund­la­ge für Bü­ro­kra­tie und mo­der­ne Staa­ten, wie wir sie heu­te ken­nen. Und doch sind Re­de­wen­dun­gen rund um phy­si­sche Ar­chi­ve ne­ga­tiv be­haf­tet: Ord­ner ver­stau­ben, Do­ku­men­te ver­schwin­den in der Schub­la­de oder wer­den gar un­ter Ak­ten­ber­gen be­gra­ben. Tra­di­tio­nel­le Ar­chi­ve wer­den au­to­ma­tisch mit Auf­wand, Un­über­sicht­lich­keit oder Staub ver­bun­den – ein star­kes In­diz da­für, dass sich das Zeit­al­ter der phy­si­schen Ar­chi­ve dem En­de zu­neigt.

Be­schleu­nigt wird die­ser Trend durch den tech­no­lo­gi­schen Fort­schritt. Ex­po­nen­ti­ell ge­wach­se­ne Da­ten­men­gen, stei­gen­de An­for­de­run­gen an die Ver­füg­bar­keit der ar­chi­vier­ten Do­ku­men­te und die Er­war­tung ei­nes orts- und zeit­un­ab­hän­gi­gen Zu­griffs ver­än­der­ten in den letz­ten Jahr­zehn­ten die Rol­le, die Pa­pier­ar­chi­ve in KMU, Un­ter­neh­men und In­sti­tu­tio­nen ein­neh­men – das eins­ti­ge Zen­trum der Do­ku­men­ten­ver­wal­tung ent­wi­ckel­te sich auf­grund der ra­san­ten Ent­wick­lun­gen zu ei­ner struk­tu­rel­len Hür­de für ef­fi­zi­en­te di­gi­ta­le Ge­schäfts­pro­zes­se.

Die Ant­wort auf die­se neu­en Ge­ge­ben­hei­ten heisst Smart Ar­chi­ve. Die e-Ar­chiv­lö­sung des IT-Dienst­leis­tungs­un­ter­neh­mens CENT Sys­tems er­füllt sämt­li­che An­for­de­run­gen an die rechts­kon­for­me und re­vi­si­ons­si­che­re Auf­be­wah­rung ge­schäfts­re­le­van­ter Do­ku­men­te. Ge­währ­leis­tet wird dies mit der Zer­ti­fi­zie­rung ge­mäss Ge­BüV. Fäl­schungs­si­che­re Zeits­tem­pel und ei­ne lü­cken­lo­se Pro­to­kol­lie­rung al­ler An­pas­sun­gen ma­chen sämt­li­che Än­de­run­gen an den ar­chi­vier­ten Do­ku­men­ten nach­voll­zieh­bar. Ge­setz­lich re­le­van­te Auf­be­wah­rungs­fris­ten, die je nach Art des Do­ku­ments un­ter­schied­lich sind, kön­nen dar­über hin­aus dank in­tel­li­gen­ter Al­go­rith­men au­to­ma­tisch hin­ter­legt wer­den. Das schafft – ins­be­son­de­re im di­rek­ten Ver­gleich mit phy­si­schen Ar­chi­ven – Ord­nung und Über­sicht. Als voll­stän­dig in der Schweiz ent­wi­ckel­te und auf hei­mi­schen Ser­vern be­trie­be­ne e-Ar­chiv­lö­sung un­ter­liegt das Smart Ar­chi­ve dem Schwei­zer Da­ten­schutz­ge­setz.

Mit der In­te­gra­ti­on von Künst­li­cher In­tel­li­genz schafft das Smart Ar­chi­ve von CENT Sys­tems wei­te­re Mehr­wer­te, die über die Vor­tei­le be­ste­hen­der e-Ar­chiv­lö­sun­gen hin­aus­ge­hen: Der KI-Chat­bot er­mög­licht mit in­tel­li­gen­ten Ab­fra­ge­mög­lich­kei­ten die di­rek­te In­ter­ak­ti­on mit ar­chi­vier­ten Do­ku­men­ten oder gan­zen Dos­siers. Mög­lich sind un­ter an­de­rem kom­ple­xe Fra­ge­stel­lun­gen zu über­ge­ord­ne­ten The­men, für de­ren Be­ant­wor­tung vor der Ar­chiv­di­gi­ta­li­sie­rung stun­den­lan­ge Re­cher­chen not­wen­dig ge­we­sen wä­ren. Der Gang ins phy­si­sche Ar­chiv und das Durch­stö­bern von Ak­ten fällt mit dem Smart Ar­chi­ve weg – ei­ne Fra­ge an den KI-Chat­bot ge­nügt. Der Schutz sen­si­bler Un­ter­neh­mens- oder Be­hör­den­da­ten wird da­bei zu kei­nem Zeit­punkt be­ein­träch­tigt, da der KI-Chat­bot – im Ge­gen­satz zu den do­mi­nie­ren­den Mo­del­len – aus­schliess­lich in­ner­halb der Un­ter­neh­mens­gren­zen ak­tiv ist.

Das Smart Ar­chi­ve ist auf die in­di­vi­du­el­len Be­dürf­nis­se von KMU, grös­se­ren Un­ter­neh­men, In­sti­tu­tio­nen oder Ver­wal­tun­gen ska­lier­bar. In Kom­bi­na­ti­on mit den Ma­na­ged Ser­vices Smart Scan­ning und Smart Mail­box schafft das Smart Ar­chi­ve wei­te­re Mehr­wer­te für ef­fi­zi­en­te­re be­trieb­li­che Ab­läu­fe. Die Vor­tei­le um­fas­sen die gan­ze Le­bens­dau­er von ge­schäfts­re­le­van­ten Do­ku­men­ten und star­ten bei der ein­ge­hen­den Post. Phy­si­sche Sen­dun­gen wer­den mit dem Ma­na­ged Ser­vice Smart Scan­ning im mo­der­nen Scan­ner-Park von CENT Sys­tems zu­ver­läs­sig di­gi­ta­li­siert, klas­si­fi­ziert, ex­tra­hiert, ver­edelt und in die Fol­ge­sys­te­me über­tra­gen. Glei­ches er­folgt mit di­gi­ta­len Ein­gän­gen – ein Om­nichan­nel-An­satz. An­schlies­send ka­na­li­siert die e-Post­kor­blö­sung Smart Mail­box sämt­li­che Do­ku­men­te und ver­teilt die­se mit in­tel­li­gen­ten Sor­tier-Al­go­rith­men an die zu­ge­teil­ten Per­so­nen oder Teams. Auf die­se Wei­se las­sen sich au­to­ma­ti­sier­te Work­flows in Un­ter­neh­men oder Ver­wal­tun­gen im­ple­men­tie­ren. Ar­chi­viert wer­den die Do­ku­men­te an­schlies­send im Smart Ar­chi­ve, wo sämt­li­che dar­in ent­hal­te­nen In­for­ma­tio­nen via KI-Chat­bot je­der­zeit zu­gäng­lich blei­ben. Un­ter­neh­men, Be­hör­den und In­sti­tu­tio­nen er­schlies­sen sich auf die­se Wei­se das vol­le Po­ten­zi­al ih­rer di­gi­ta­li­sier­ten Do­ku­men­te.

Das Zeit­al­ter der di­gi­ta­len Ar­chi­ve hat be­gon­nen – neh­men Sie jetzt Kon­takt auf mit den Di­gi­ta­li­sie­rungs­ex­per­ten von CENT Sys­tems und er­fah­ren Sie mehr über die Vor­tei­le der e-Ar­chiv­lö­sung Smart Ar­chi­ve. For­dern Sie im Ge­spräch die «Smart Ar­chi­ve»-De­mo an und er­le­ben Sie die in­no­va­ti­ven Funk­tio­nen in­klu­si­ve Such­ab­fra­gen via KI im Pra­xis­test.