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KYC digitalisieren: Weniger Brüche, mehr Überblick
Kunden identifizieren, wirtschaftlich Berechtigte prüfen, Risiken beurteilen und alles nachvollziehbar dokumentieren: KYC bringt viele Einzelschritte mit sich. DeepKYC soll diese künftig in einem durchgängigen digitalen Prozess verbinden.
Wenn Kundenprüfung zum komplexen Prozess wird
Wer seine Kunden kennen muss, kennt auch den Aufwand dahinter: Unternehmensnachweise prüfen, wirtschaftlich berechtigte Personen identifizieren, relevante Personen und Unternehmen screenen, Risiken beurteilen und die Ergebnisse nachvollziehbar dokumentieren.
Seit dem 1. Oktober 2026 stehen diese Aufgaben noch stärker im Fokus. Verstärkte Schweizer Geldwäschereivorschriften rücken Kundenprüfung, wirtschaftlich berechtigte Personen, Risikobeurteilung und eine konsistente Dokumentation stärker in den Vordergrund. Welche konkreten Pflichten gelten, hängt dabei von der jeweiligen Tätigkeit und Situation ab.
Die Herausforderung liegt jedoch nicht allein in den einzelnen Prüfungen. Aufwendig wird KYC vor allem dann, wenn Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengetragen, einzelne Arbeitsschritte in unterschiedlichen Systemen durchgeführt und Entscheidungen separat dokumentiert werden müssen.
Hinzu kommt, dass eine Kundenprüfung nicht zwingend mit dem Onboarding endet. Periodische Reviews können notwendig werden. Dann sollte auch später nachvollziehbar sein, welche Informationen geprüft, welche Auffälligkeiten festgestellt und wie diese beurteilt wurden.
Die entscheidende Frage lautet deshalb: Wie lassen sich die notwendigen Prüfungen in einen konsistenten digitalen Prozess überführen?
Vom einzelnen Check zum digitalen KYC-Prozess
Genau hier setzt DeepKYC an. DeepCloud entwickelt die neue Anwendung, um Know-Your-Customer-Prüfungen und die dazugehörige Compliance-Dokumentation für Schweizer Unternehmen zu vereinfachen.
Statt einzelne Prüfungen voneinander getrennt durchzuführen, sollen Unternehmensinformationen, Identifikationen, Screenings, Risikobeurteilungen, Entscheidungen und Nachweise in einem geführten Prozess zusammengeführt werden.
Dabei beginnt KYC dort, wo Unternehmen bereits arbeiten. DeepKYC soll sich mit Abacus und anderer Business Software verbinden und sich so in bestehende Prozesse einfügen. Ein Prozess kann beispielsweise in Abacus starten, bei Bedarf an DeepKYC übergeben und anschliessend mit den relevanten Resultaten und Dokumenten wieder in Abacus abgelegt werden.
Damit wird die Kundenprüfung nicht zu einem zusätzlichen Prozess neben dem Tagesgeschäft, sondern kann mit bestehenden Geschäftsabläufen verbunden werden.
Von der Organisation bis zum dokumentierten Review
Der eigentliche KYC-Prozess bündelt vier zentrale Schritte.
- Zunächst werden Nachweise der Organisation geprüft. Registerauszüge und weitere geeignete Nachweise lassen sich an einem Ort erfassen und nachvollziehbar der jeweiligen Organisation zuordnen.
- Danach werden wirtschaftlich berechtigte Personen, sogenannte UBOs, erfasst. Dies kann digital mit DeepID, über einen Dokumentenupload oder manuell erfolgen.
- Im nächsten Schritt folgt das Screening relevanter Personen. DeepKYC unterstützt dabei die Prüfung gegen Sanktionslisten, politisch exponierte Personen (PEP) und weitere relevante Watchlists. Als Quellen nennt DeepKYC unter anderem OFAC SDN, EU Council, UN Consolidated, UK HMT und SECO. Mögliche Treffer werden nicht nur angezeigt: Sie können direkt innerhalb des Prozesses geprüft und die jeweilige Entscheidung samt Begründung dokumentiert werden.
- Zum Abschluss werden Status, Entscheidungen und Nachweise in einem nachvollziehbaren Bericht zusammengeführt. Der Bericht wird auf die relevanten SRO-Anforderungen abgestimmt und kann mit DeepSign digital versiegelt werden.
So entsteht aus einzelnen Prüfungen eine zusammenhängende und nachvollziehbare KYC-Dokumentation.
Identifizieren, screenen und dokumentieren
Ein KYC-Prozess benötigt unterschiedliche Informationen und Funktionen. DeepKYC verbindet deshalb weitere Services aus dem DeepCloud-Ökosystem direkt mit der Kundenprüfung.
DeepID unterstützt bei der digitalen Identifikation von Personen. DeepSign bindet elektronische Signaturen in den Prüfprozess ein. DeepInfos führt relevante Unternehmensinformationen zusammen, die bei einer fundierten Prüfung unterstützen können.
Der Vorteil liegt im Zusammenspiel: Informationen und Nachweise bleiben mit der jeweiligen Kundenprüfung verbunden, anstatt über unterschiedliche Anwendungen und Ablagen verteilt zu werden.
Weniger Brüche, mehr Nachvollziehbarkeit
Digitalisierung allein macht einen KYC-Prozess noch nicht einfacher. Entscheidend ist, dass die einzelnen Schritte miteinander verbunden sind.
Genau darauf zielt DeepKYC ab: einfachere Kundenprüfungen, durchgängig digitale Abläufe, konsistente Dokumentation und eine bessere Nachvollziehbarkeit. Gleichzeitig soll die Einbindung in Abacus Prozesse den Wechsel zwischen Geschäftssoftware und Compliance-Prozess reduzieren. Auch spätere periodische Reviews können auf der bestehenden Prüfung aufbauen.
DeepKYC richtet sich damit an Unternehmen, bei denen eine strukturierte Kundenprüfung relevant ist. Auf der aktuellen Produktseite werden unter anderem Treuhandunternehmen, Kanzleien und Notariate, Buchhaltung, Corporate Services, Immobilienunternehmen und Beratungsunternehmen genannt.
Compliance in bestehende Prozesse integrieren
KYC besteht aus mehr als einem einzelnen Check. Unternehmensnachweise, wirtschaftlich berechtigte Personen, Screenings, Risikobeurteilungen und Entscheidungen müssen zusammenspielen und nachvollziehbar dokumentiert werden.
DeepKYC soll genau diese Schritte in einem digitalen Workflow verbinden und gleichzeitig den Anschluss an bestehende Business Software schaffen. Die fachliche Beurteilung bleibt dabei beim Unternehmen: DeepKYC strukturiert den Prozess, führt relevante Informationen zusammen und unterstützt dabei, Prüfungen und Entscheidungen nachvollziehbar festzuhalten.
DeepKYC wird in den kommenden Wochen lanciert. Unternehmen, die ihre Kundenprüfung digitaler und durchgängiger gestalten möchten, können bereits jetzt einen Beta-Zugang anfragen oder sich direkt an sales@deepcloud.swiss wenden.
Hinweis: Welche gesetzlichen und regulatorischen Pflichten für ein Unternehmen gelten, hängt von dessen Tätigkeit und konkreter Situation ab. Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar.
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