Abacus Research hat gestern eine virtuelle Online-Händlerkonferenz durchgeführt, die auch via Vimeo übertragen wurde. CEO Claudio Hintermann machte dabei in seiner Eröffnungspräsentation einige Ankündigungen für Neuerungen und zukünftige Produkte. Zwei scheinen uns besonders interessant: Das KI-basierte Online-Postfach für Unternehmen "Deepbox" sowie eine Kooperation mit dem Fintech Yapeal, welche die Abrechnung von Spesen via Abaclick noch weiter automatisieren soll.

Die Deepbox soll das Problem lösen, dass Unternehmen Dokumente auf vielen Wegen erhalten, per Post, E-Mail, Online-Speichern, Chats und vielen mehr. Sie wissen oft nicht, wer was wie geschickt hat, so Hintermann. Die Deepbox solle dagegen einen "Single Point of Entry darstellen". Und sie soll durch die KI-basierte Verarbeitung und Klassifizierung von Dokumenten Prozesse innerhalb eines Unternehmens und zwischen Unternehmen automatisieren können. Dies gilt insbesondere auch für Treuhänder und ihre Kunden.

Die Deepbox eines Unternehmens oder eines Individuums ("MyBox") wird via die von Google Zürich entwickelten "Plus Codes" mit einer physischen Adresse verknüpf. Dieser Google-Algorithmus wandelt geographische Koordinaten in kurze Zeichen- und Ziffernfolgen um.

Alle Boxen enthalten zunächst die gleichen vordefinierten Systemordner für Dokumentkategorien wie Rechnungen und Belege, Immobilen, Finanzdaten usw. Das KI-System "deepO", mit dem die Boxen verknüpft sind, liest Daten aus und weist die Dokumente diesen Systemordnern zu. Dabei, so Hintermann, werden aber von DeepO keine Daten gespeichert. Die Vertraulichkeit der Dokumente bleibt also gewährleistet.

Anwender können anderen Deepbox-Anwendern verschiedene Arten von Zugriff auf ihre eigenen Systemordner geben, so dass Kommunikations-Prozesse automatisiert werden können. Kunden eines Treuhänders können beispielsweise eine Rechnung in ihrem eigenen Rechnungsprogramm erstellen und diese dann via einen eigens geschriebenen Druckertreiber in ihre Box "printen". Von dort wandert sie dann automatisch zum Treuhänder.

Zusätzlich können Benutzer eigene Custom Folders anlegen, beispielsweise für verschiedene Abteilungen.

Die Box eines Unternehmens kann auch mit Abacus oder Swiss21.org verknüpft werden. Boxen können mit Abacus-Archiven und -Dossiers verbunden werden. Die Process Engine verarbeitet die Dokumente dann automatisch in Abacus.

"Wirklich mächtig", so Hintermann, werde das System letztendlich aber durch die sogenannten "Special Boxes". Via Rest APIs können Unternehmen auf Special Boxes eines Anwenders zugreifen, was eine direkte und automatisierte Kommunikation erlaubt. So könnten auch Konkurrenz-ERPs oder Banken, Versicherungen und andere Unternehmen, die keine Abacus-Partner sind, das System benützen.

Wohl wegen dieser potentiellen Abacus-Unabhängigkeit wird Deepbox auch nicht von Abacus selbst vertrieben, sondern vom Jungunternehmen Deepcloud, einem Joint Venture von Abacus und dem Westschweizer Cloud-Provider Arcanite. Dieses wird in Zukunft auch für den Vertrieb der KI DeepO zuständig sein, die auch als eigenständiges Produkt erhältlich sein wird.

Die Deepbox-Plattform befindet sich gegenwärtig noch in einer geschlossenen Beta-Testphase. Der öffentliche Release ist für Ostern 2021 vorgesehen.

Der ERP-Hersteller hat auch eine Kooperation mit Yapeal vereinbart, laut Hintermann "das einzige Fintech, das mich begeistert hat". Diese ermöglicht es einerseits, dass Mitarbeitende eines Unternehmens ihre Spesen mit einer privaten Karte bezahlen können, und die Vergütung durch das Unternehmen trotzdem zu automatisieren. Belege können in Abaclick gescannt, erfasst und direkt in der App via Yapeal bezahlt werden. Die Bezahlung kann auch in der Yapeal-App ausgelöst werden. Die Transaktion und der Beleg wird automatisch an die Buchhaltung weitergeleitet und kann mit dem Lohn ausbezahlt werden.

In einem weitern Schritt soll es auch möglich werden, dass Mitarbeitende ihre Spesenvergütungen sofort erhalten, nachdem sie von der Finanzabteilung abgesegnet werden, nicht erst am Ende des Monats. Dafür braucht Yapeal allerdings noch eine Genehmigung, um Kreditkarten an Unternehmen ausgeben zu dürfen. Hintermann glaubt, dass dies bis März 2021 der Fall sein wird so dass die neue Funktion dann ausgeliefert werden kann.