Die VBS-Chefin, Bundesrätin Viola Amherd, liess die Beschaffung ihres Departements von Deloitte analysieren. Zudem durfte eine Gruppe von Externen basierend auf den Deloitte-Empfehlungen der Armee ihre Meinung kundtun.

Der Bericht mit drei "Schlüsselempfehlungen" und fünf weiteren Deloitte-Ratschlägen wurde nun publiziert. Diverse Erkenntnisse und Empfehlungen haben selbstredend keinen direkten ICT-Bezug, sondern betreffen den Waffen-Einkauf oder die Rolle von Parlament und Bundesrat. Zudem untersuchte Deloitte "ausschliesslich die Erstbeschaffung von Rüstungsgütern, einschliesslich militärischer (sogenannter 'grüner') IKT" (Informations- und Kommunikationstechnik).  

Zur Ist-Situation halten die Autoren fest, dass bei ICT-Beschaffungen das Projekt-Portfolio-Management wegen der Beschaffungsprozesse nur schwer möglich ist. In etwas holprigem Deutsch heisst es hierzu: "Insbesondere im Informatikumfeld ist eine übergreifende und vernetzte Sicht aber unumgänglich. Auch wenn im Gegensatz zu Einzelbeschaffungen bei Gütern wenige Abhängigkeiten zu technischen Anwendungen bestehen, ist die Abhängigkeit und auch die Kostenimplikation bei IKT-Beschaffungen hoch. Eine umfassende Portfoliosicht ist dabei auch in technischer Sicht erforderlich und ermöglicht das zielorientierte Beschaffen von kompatiblen Lösungen." Es fehle gegenwärtig auch eine ganzheitliche Sichtweise über personelle Ressourcen, Projektfortschritt, Projektstatus und die damit verbundenen finanzwirksamen Transaktionen. Und Informationen wie Statusreports von Projekten würden in unterschiedlichen Systemen eingepflegt und nicht abgeglichen oder weitergegeben.

Daneben herrsche allgemein ein "risikoscheues Verhalten bei Beschaffungsvorhaben", da Politik und Öffentlichkeit nur wenig "tolerant" auf Budgetüberschreitungen und Projektfehler reagiere. Das hat Auswirkungen: "Durch die tiefe Risikotoleranz besteht im Allgemeinen der Trend, hohe Anforderungen an Anbieter zu stellen. Daraus resultiert die Herausforderung, dass die kommerziellen Anforderungen (zum Beispiel ein Nachweis von relevanten Kundenerfahrungen) für KMUs schwieriger zu erfüllen sind als für grössere Unternehmen. Somit entsteht ein Zielkonflikt zwischen Risikoreduktion und der Förderung der KMU-starken Schweizer Industriebasis", halten die Prüfer fest.

Auch im Bereich technologische Innovation, für den Armasuisse zuständig ist, läuft nicht alles hervorragend. Es bestehe aber bei der Armee ein Bedürfnis, sich bei Innovationen intensiver mit den Anbietern auszutauschen als dies bis anhin der Fall ist. Deloitte erinnert die Beschaffer an die Möglichkeit von Requests für Information (RfI).

Die oben genannten Erkenntnisse wirken sich nicht nur positiv auf die ICT-Beschaffung aus. "Die IKT-Beschaffung im Speziellen stellt besondere Anforderungen, welche der heutige Beschaffungsprozess aufgrund seiner langen Dauer und Formalisierung nicht vollständig erfüllt. In diesem Bereich wird Risiko durch einen schnelleren, iterativen Entwicklungsprozess vermindert", so der Bericht und kritisiert die zu präzisen Requirements bei der Ausschreibung. Zudem benötige Armasuisse wohl anderes Know-how und habe keine einheitlichen Kriterien, um über "buy" oder "make" bei IT-Lösungen zu entscheiden.

Diese langwierigen, nicht agilen Beschaffungsprozesse stehen auch im Konflikt mit dem raschen technologischen Fortschritt, was dazu führen könne, dass "Produkte bei der Einführung bereits veraltet sind". In einem fett übertitelten "Exkurs: Prinzipien agiler Projektführung" scheinen die Autoren die VBS-Verantwortlichen inspirieren zu wollen, sich mit neuen Methodologien anzufreunden und mehr Flexibilität zu gewähren.

Weiteres Potenzial hat die ICT-Beschaffung in Sachen Strategie und Planung. Eine übergreifende ICT-Gesamtplanung hat die Schweizer Armee aktuell offenbar keine. Dies "deutet darauf hin, dass es über die Projektgrenzen hinaus sowohl an Grundlagenarbeit und der Zurverfügungstellung derselben an Projektteams fehlt." Wo zu wenig Planung ist, fehlt es auch an Koordination, die Involvierten verschwenden Zeit und bauen Insellösungen, liest man zwischen den Zeilen. "Projektteams benötigen stärkere Vorgaben und Hilfestellung, um sicherzustellen, dass die jeweiligen IKT-Komponenten des Projekts ganzheitlich in das Gesamtsystem integriert werden können", empfehlen die externen Autoren.

Abschliessend empfehlen die Autoren handelsübliche Tools bei der Beschaffung einzusetzen, um auch den Überblick behalten zu können, statt sich in einzelnen Custom-Applikationen zu verzetteln. Habe man solche im Einsatz, könnte das VBS mit Robotic Process Automation (RPA) und Machine Learning die Beschaffung verbessern.

Nicht zuletzt werfen die Autoren die Riesen-SAP-Programme "Superb" für die zivile Verwaltung und die militärische Variante "ERPSYSVAR" in die Diskussion. Man solle in enger Kooperation departementsübergreifend die Beschaffung harmonisieren. Die Programme seien "Gelegenheit, einkaufsspezifische Prozesse zu überdenken und die bisherige Toollandschaft gegebenenfalls zu integrieren, zu bereinigen oder zu ergänzen. Insbesondere die Einbettung von Simap in die Toollandschaft gilt es dabei besonders zu beachten", empfiehlt Deloitte (PDF).

In einem separaten Bericht In einem separaten Bericht hält die unabhängige Begleitgruppe ihre Empfehlungen fest.

Amherd habe den Auftrag erteilt, diese Empfehlungen "in den kommenden Monaten" umzusetzen, heisst es in der Medienmitteilung.

Laut Publikation auf Simap hatte sich Deloitte zum Preis von 780'000 Franken den VBS-Auftrag 2019 gegen drei Konkurrenten gesichert. Kenntnisse in der Beschaffung von Rüstungsgütern wurden bei der Beschaffung mit 15% gewichtet, Kenntnisse über die Bundesverwaltung und die Armee im Besonderen mit 30% und Wissen über die internationale Rüstungsindustrie mit 40%.