Sowohl im öffentlichen Sektor als auch in der Privatwirtschaft führt eine ineffiziente Dokumentenerstellung zu hohen Kosten und Ressourcenverschwendung. Zudem entsprechen die Dokumente oft nicht den Corporate Design Vorgaben. Eine Vorlagen-Software bietet eine effektive Lösung für beides.
Dokumentenflut meistern
Die Bewältigung der täglichen Administrationsaufgaben führt sowohl im öffentlichen Sektor wie bei Städten und Gemeinden als auch in der Privatwirtschaft zu einer grossen Anzahl von Dokumenten und Vorlagen. Deren Erstellung und Verwaltung kann zeitaufwendig und unübersichtlich sein. Darüber hinaus besteht der Anspruch an professionelle und visuell einheitliche Dokumente, die einer attraktiven und vertrauenswürdigen Aussendarstellung gegenüber den Dokumentempfängern entsprechen.
Eine innovative Vorlagen-Software wie primedocs setzt genau hier an und erleichtert und beschleunigt den Dokumenterstellungsprozess massiv.
Die Einhaltung von Corporate Design Richtlinien für Dokumente ist von grosser Bedeutung. Durch die konsequente Anwendung von Corporate Design Richtlinien wird eine konsistente visuelle Identität geschaffen, welche die Wiedererkennung und Vertrautheit bei den Dokumentempfängern fördert, sowie die Glaubwürdigkeit stärkt. Die primedocs Vorlagen-Software stellt die Einhaltung der korrekten Corporate Design Elemente wie Logos, Farben, Schriftarten, Bildwelten u.v.m. über alle Microsoft Dokumente hinweg sicher. Und dies automatisch, ohne manuelle, aufwändige Formatierungsarbeiten.
Die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten kann für Mitarbeitende zeitaufwändig und kostspielig sein. Oftmals fehlt eine übersichtliche Struktur, um die richtigen Vorlagen schnell zu finden und diese dann auch hocheffizient mit (den richtigen) Inhalten zu befüllen. Die primedocs Vorlagen-Software nimmt die Mitarbeitenden sowohl bei der Auswahl der Vorlagen als auch der Inhaltserstellung der Dokumente an die Hand, womit professionelle Dokumente im Handumdrehen erstellt werden. Durch ein cleveres Vererbungskonzept wird sichergestellt, dass jederzeit nur die aktuellen Vorlagen zur Verfügung gestellt werden.
100% benutzerfreundlich durch nahtlose Integration in Microsoft Office
Durch die nahtlose Integration in Microsoft 365 wie in Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams oder SharePoint erfahren die Mitarbeitenden jederzeit eine hohe Benutzerfreundlichkeit und befinden sich in ihrer vertrauten Arbeitsumgebung.
Anwendungsbeispiele
Microsoft Word: ob Verträge, Angebote oder Formulare: primedocs reduziert durch die von Kunden individuell vorgefertigten Textbausteine die Anzahl der Vorlagen um ein Vielfaches. Die korrekten Formulierungen können so per Drag & Drop ganz einfach ausgewählt werden, womit das Risiko von fehlerhaften Inhalten signifikant reduziert wird und die Dokumente an Rechtssicherheit gewinnen.
Datenübernahme aus Drittsystemen: via Schnittstellen kann primedocs mühelos bereits vorhandene Daten aus Drittsystemen wie z. B. einem ERP- oder CRM-System oder anderen Fachanwendungen (im öffentlichen Sektor z. B. CMI) anziehen und automatisiert an den vorgesehen Dokumentstellen einfügen.
Microsoft Outlook:Mit primedocs können E-Mail-Signaturen und Werbekampagnen zentral und einheitlich gesteuert werden. Es erkennt automatisch, in welchen Fällen die interne oder die externe E-Mail-Signatur (z. B. mit Werbebanner) verwendet werden soll und bildet diese im gewünschten Corporate Design ab. Informationsbanner im E-Mail-Footer können durch eine zentrale Stelle hinterlegt werden und so ausgewählten Mitarbeitenden und befristet zugeteilt werden.
Microsoft PowerPoint: Mit nur wenigen Eingaben in der Vorlagen-Software (z. B. Titel, Vertraulichkeitsstufe, Datum usw.) lassen sich im Handumdrehen professionelle PowerPoint Präsentationen erstellen. Sie verwenden automatisch die richtigen Schriften, Farben, Bilder, Diagramme, Icons usw.
PrimeSoft: Erfahrener Partner für die Optimierung von Dokumentenmanagement
PrimeSoft, das Unternehmen hinter der innovativen Vorlagen-Software primedocs, bietet fundierte Expertise und jahrelange Erfahrung in der Optimierung von Dokumentenprozessen. Sowohl in der Privatwirtschaft als auch im öffentlichen Sektor setzen zahlreiche Unternehmen, Kantone, Städte und Gemeinden auf PrimeSoft-Lösungen, um eine effiziente, kostensparende und Corporate Design-konforme Dokumentenerstellung zu gewährleisten.
So vertrauen unter anderem der Kanton Zürich, die Stadt Rorschach oder das Bauunternehmen Kibag auf die leistungsstarken PrimeSoft Vorlagen-Software-Lösungen.
Erweiterte Geschäftsleitung von PrimeSoft: David Flury (Head of Engineering), Bettina Müller (CFO), Martin Vogt (CEO), Rebekka Haas (Head of Services), Michael Sieber (CSO & CMO)
PrimeSoft AG
Michael Sieber, Mitglied der Geschäftsleitung der PrimeSoft AG