Beim SAP-Projekt Superb der zivilen Bundesverwaltung wird die gemeinsame Verwendung der Stammdaten nicht befriedigend umgesetzt. Dies befindet die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) in einem Prüfbericht. Sie hat das Projekt, für das im letzten Herbst ein Verpflichtungskredit von 320 Millionen Franken bis 2027 gesprochen wurde, unter diesem Aspekt in Augenschein genommen.

Bislang hatte die Bundesverwaltung die Stammdaten ihrer "Geschäftspartner" – Firmen und natürliche Personen – nicht zentral verwaltet. Das Resultat: Inkonsistenzen und Redundanzen. Dies muss nun mit der Einführung von SAP S/4Hana geändert werden. Die Verwaltung wird dafür die Bewirtschaftung der Stammdaten neu gestalten, Fachanwendungen und Schnittstellen anpassen, und schliesslich die Daten bereinigen und migrieren. 30 Millionen Franken wurden für die zentrale Stammdatenverwaltung budgetiert.

Das ist eine Mammutaufgabe, deren Gelingen aber viele Vorteilte bergen würde: Behördenkunden müssten ihre Daten nur einmal melden und nicht mehrfach an unterschiedliche Stellen. Zudem könnten die Prozesse bei den Behörden optimiert und nicht zuletzt die Schweizer E-Government-Strategie unterstützt werden, wie die EFK schreibt.

Das Vorhaben ist aber offenbar in Gefahr. In einigen Departementen fürchtet man etwa, dass durch die Begrenzung der zentralen Stammdatenverwaltung unterbruchsfreie Transaktionen zwischen Firmen und Verwaltung auch künftig verhindert oder zumindest erschwert werden.

Die Zentralisierung sei bislang nur isoliert angegangen worden und bleibe auf Support-Prozesse begrenzt: Finanzen, Personal, Logistik, Beschaffung und Immobilien. Für Anwendungen, die nicht dafür vorgesehen sind, ist kein Zugriff auf die zentrale Verwaltung, das SAP-Stammdaten-Managementsystem MDG, vorgesehen. Die Finanzkontrolle möchte dies geändert sehen.

Die betreffenden Applikationen müssten sonst entweder versuchen über eine eigene Rechtssetzung auf die zentrale Verwaltung zu gelangen oder aber die entsprechenden Datenstämme parallel verwalten. Das hiesse erhebliche Mehraufwände und eine höhere Komplexität, moniert die EFK und schreibt: "Unkontrollierte Redundanzen und erheblich komplexere und somit fehleranfällige Prozesse könnten die Folge sein".

Innerhalb von Superb wurde in einem Projekt "Fachanwendungen" bereits definiert, welche Anwendungen eine Schnittstelle zu den Supportprozessen haben: Es sind nicht weniger als 500 – davon 300 Nicht-SAP-Anwendungen. In den SAP-Supportprozessen wurden zudem rund 2000 Schnittstellen identifiziert. Für rund 850 davon gebe es weder SAP-Standardtechniken noch existierenden Open Data Services, hält die EFK fest. Für diese müssten individuelle Lösungen erarbeitet werden, man erwartet hier "grosse bis sehr grosse Aufwände".

Allerdings fehlen laut der Finanzkontrolle noch wesentliche Grundkonzepte, die notwendig sind, um Detailanalyse, Budgetierung und Planung vorzunehmen. Die Verantwortlichen in der Verwaltung könnten so nicht einschätzen, wie sieihren Aufwand und ihre Finanzen bemessen müssen, um ihre Applikationen anzubinden. Die Tragweite werde bei den Zuständigen aber noch kaum wahrgenommen, fürchtet die EFK.

Die Geprüften des Superb-Projekts sind nur teilweise mit der Empfehlung der EFK einverstanden, alle Fachapplikationen an die zentrale Stammdatenverwaltung anzuschliessen. Sie halten fest: Der Bundesrat habe entschieden, die Nutzung der Geschäftspartner-Stammdaten aus dem MDG vorläufig auf Supportprozesse zu beschränken. Zugleich habe die Regierung das Eidgenössische Finanzdepartement (EFD) beauftragt, bis spätestens 30. Oktober 2024 einen Bericht zu unterbreiten. "Diesem kann jetzt nicht vorgegriffen werden", heisst es von Seiten Superb.

Dass die Nutzung der MDG-Stammdaten durch Nicht-Supportprozesse nicht vorgesehen sei, verletzt das "Once-Only"-Prinzip, nach dem die Daten von Behördenkunden nur einem gemeldet werden müssten. Das "hat erhebliche Konsequenzen", hält die EFK fest. Sie meint damit auch die E-Government-Strategie von Bund, Kantonen und Gemeinden, wo das Prinzip "Once Only" festgehalten ist. 

Im Programm "Superb" – vormals "Superb23" – sollen die Supportprozesse in der Bundesverwaltung modernisiert und die bestehenden zivilen SAP-Systeme durch SAP S/4Hana abgelöst werden. Laut EFD belaufen sich Kosten insgesamt auf rund 485 Millionen Franken für die Jahre 2020 bis 2027. Initial wurde von einem Projektabschluss bis 2023 gesprochen.