Über 70 Millionen Fahrgäste nutzen pro Jahr das Eisenbahn-, Bus- und Schiffnetz der BLS. Rund 1'360'000 Fahrzeuge transportiert ihr Autoverladedienst am Lötschberg und Simplon. Zudem bewegt die BLS jährlich rund 20'000 Güterzüge durch Europa. Und das 420 Kilometer lange Schienennetz für Pendler- und Freizeitverkehr will gut unterhalten werden. Als eines der grössten Verkehrsunternehmen der Schweiz ist die BLS auch ein wichtiger Arbeitgeber: Über 3300 Mitarbeitende beschäftigt das äusserst heterogen aufgestellte Unternehmen in seinen diversen Geschäftsbereichen. Effizienz steigern durch Standardisierung und Digitalisierung Seit vielen Jahren sind bei der BLS verschiedenste SAP-Produkte als On-Premise-Lösungen im Einsatz. Auch im Bereich HR gab es immer wieder Vorstösse zur Etablierung von Standards, doch in der Abwicklung der Kernprozesse blieben erhebliche Unterschiede bestehen. «Als ich 2020 zur BLS kam, war ich von früheren Arbeitgebern einen höheren Digitalisierungsgrad gewohnt», erklärt Horst Johner, Leiter HR & Transformation und Mitglied der Geschäftsleitung bei der BLS. Als Personalleiter beschäftigt ihn insbesondere die Attraktivität der BLS als Arbeitgeberin: «Bestehende und künftige Mitarbeitende erwarten einen gewissen Grad an Digitalisierung sowie state-of-the-art Anwendungen. Selbstverständlich sind Digitalisierungsprojekte auch mit Kosten verbunden. Trotzdem waren die Standardisierung und Digitalisierung unserer HR-Hauptprozesse ein wichtiges Ziel, damit wir die Effizienz steigern können.» Mit bewährten Praktiken schnell in den Betrieb Vor diesem Hintergrund fiel die Wahl bei der Evaluation eines modernen HR-Systems auf SAP SuccessFactors HCM. Für die Einführung setzte man auf den Ansatz der SAP Model Company, heute SAP Standard Content Activation Service genannt. «Unsere Vorgabe war, dass wir mindestens 80 Prozent der Prozesse als Standardlösung übernehmen können», erklärt Johner. «SAP hat uns den Rahmen gegeben und bewährte Praktiken vorgeschlagen, um schnell in Betrieb zu gehen – mit geringfügigen Modifikationen, um die Konfiguration an unsere Bedürfnisse anzupassen.»

«Die meisten Kunden sind den klassischen Ansatz gewohnt: Module werden geordert und nacheinander implementiert», sagt Roland Christen, Customer Success Partner bei SAP Schweiz. «Beim Ansatz des SAP Standard Content Activation Service werden statt einzelner Module komplette Prozesse eingeführt. So hat der Kunde sofort einen Mehrwert.» Strukturen folgen den Prozessen Stefan Fuhrer, Leiter SAP Management Dienste bei der BLS, ist zufrieden mit dem Verlauf der Implementierung: «Was sich wirklich gelohnt hat, war die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central als erstes Modul. Damit konnten wir alle Stammdaten von SAP HCM On-Premise zu SAP SuccessFactors in die Cloud migrieren, was die Implementierung und Integration aller weiteren Module und Pakete vereinfachte. Durch die Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central konnten wir eine einzige Datenquelle für Personaldaten schaffen, um Personalprozesse in der gesamten Organisation zu steuern.»

Gleichzeitig mit der Einführung von SAP SuccessFactors wurden im HR-Team der BLS auch die Rollen und Teams definiert, die mit den Aufgaben in diesen Prozessen betraut sein sollten. «Wo es möglich war, haben wir die internen Strukturen den Prozessen folgen lassen», sagt Johner. Best Practices reduzieren administrativen Aufwand Mittlerweile setzt die BLS sämtliche Module von SAP SuccessFactors HCM ein. Dadurch lässt sich die gesamte HR-seitige Laufbahn von Mitarbeitenden – von ihrer Bewerbung bis zum Austritt – technisch in einem durch Best Practices konfigurierten System abbilden. «Die Einführung von SAP SuccessFactors hat das Fundament gelegt, dass wir nach Anbindung an die weiteren Subsysteme nun sukzessive den administrativen Aufwand reduzieren können», fasst Johner zusammen.

Auch die Integration von SAP SuccessFactors Document Management Core hat gut funktioniert. Diese Dokumentenverwaltung hat gemäss Johner gegenüber anderen Lösungen den Vorteil einer tieferen Integration in die einzelnen Module von SAP SuccessFactors. «Uns war es wichtig, eine Lösung zu haben, die in der Lage ist, die für individuelle Dokumente festgelegten Laufzeiten zu beachten und gegebenenfalls auch die Löschung vornimmt – ein wichtiger Compliance-Faktor für uns.» Dies spielt eine umso grössere Rolle, als SAP SuccessFactors Document Management Core bei der BLS derzeit als Personaldossier genutzt wird.

Johner schätzt das hohe Mass an Transparenz, das die Lösung schafft: Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf ihr eigenes Dossier. Gesteuert über Benutzerrollen erhalten Vorgesetzte und HR-Mitarbeitende ebenfalls Zugriff auf die Dokumente von zuvor definierten Mitarbeitenden. Diese können Dokumente über Workflows hochladen. Ausserdem lassen sich Verträge automatisiert erstellen und nach Unterzeichnung direkt im Personaldossier ablegen. «Wesentlicher Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie» Das Projekt hat sich gut in die Gesamtstrategie der BLS eingefügt, die einen zielgerichteten Umgang mit Ressourcen im Sinne von effizienteren Prozessen durch Digitalisierung vorsieht. «Wir haben mit der Einführung von SAP SuccessFactors einen wesentlichen Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie geleistet», konstatiert Johner.

Grosser Wert wurde von Anfang an auf das Stakeholder-Management nach innen gelegt. Die Mitarbeitenden wurden laufend unternehmensweit über den Stand der Dinge informiert. Im Projektausschuss waren von Anfang an wichtige interne Stakeholder-Gruppen vertreten und konnten die kommenden Veränderungen begleiten. Eine wichtige Rolle spielten dabei auch Schulungsangebote für die je nach Modul relevanten Mitarbeitenden.

Das System wurde überwiegend positiv aufgenommen. «Seitens HR wurde die neue Lösung anfangs etwas kritischer betrachtet, weil sich die Prozesse und Zuständigkeiten verändert haben», erinnert sich Johner. Doch inzwischen würden die Vorteile sehr geschätzt – beispielsweise, dass die Daten nun über das gesamte System kongruent sind und entsprechend Medienbrüche eliminiert werden konnten. Johner hat zudem festgestellt, «dass die Mitarbeitenden verstärkt in End-to-End-Prozessen denken».