Mitte September 2023 hat das Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) mit dem Projekt Superb die Migration auf S/4Hana von SAP erfolgreich abgeschlossen. Seither steht der zivilen Bundesverwaltung ein modernes ERP-System zur Verfügung. Jetzt hat sich die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) mit den Nutzen- und Synergiepotenzialen des 420-Millionen-Projekts befasst.

Eigentlich sollte die Prüfung zeigen, ob mit der Änderung künftig auch wirklich Kosten eingespart werden können. Noch im Dezember 2020 war in einem Bericht des Bundesrats von langfristigen Einsparungen von einer halben Milliarde Franken die Rede. Die Prüfung der EFK zeigt aber, dass diese Zahl möglicherweise nicht erreicht werden kann. "Bereits neu eingeführte Prozesse erfordern teilweise einen erheblichen Mehraufwand und die Betriebskosten steigen", schreibt die EFK in ihrem Bericht.

Daher besteht bei der Finanzkontrolle Unsicherheit, ob sich die gewünschten Einsparungen auch tatsächlich realisieren lassen. Schätzungen des Programms zeigen, dass ab 2027 während 15 Jahren Einsparungen von 418 Millionen Franken erwartet werden können. "Der Nachweis der Realisierbarkeit der Nutzen- und Synergiepotenziale kann allerdings erst mit der Umsetzung von neuen Prozessen erbracht werden. Zum heutigen Zeitpunkt handelt es sich um einen hypothetischen Wert, der mit Unsicherheiten behaftet ist", schreibt die EFK.

Weil zum Prüfungszeitpunkt noch keine Zahlen der einzelnen Departemente und Verwaltungseinheiten zur Verfügung standen, empfiehlt die EFK, diese möglichst rasch in die weiteren Erhebungen mit einzubeziehen und die möglichen Einsparungen zu ermitteln. Der dazu notwendige Auftrag befindet sich gemäss der Finanzkontrolle bereits in der Vernehmlassung bei den Fachämtern.

Gerade weil die Betriebskosten stark steigen, besteht laut der EFK die Gefahr, dass die geplanten Einsparungen zu einem grossen Teil durch die wachsenden Kosten aufgezehrt werden. Der Bericht selbst enthält jedoch keine Aussagen dazu. Die EFK empfiehlt deshalb, dass die Ämter die Entwicklung der Betriebs­kosten in einer nachvollziehbaren Art und Weise darlegen. So soll sicher­gestellt werden, dass die versprochenen Nutzen- und Synergie­potenziale auch wirklich gemessen werden können.

In seiner Stellungnahme zur Prüfung durch die EFK schreibt das BBL, dass die Nutzen- und Synergiepotenziale in einem nächsten Schritt durch die Departemente und Verwaltungseinheiten erhoben werden müssen. Dabei weist das Bundesamt auch darauf hin, dass es über gar keinen politischen Auftrag verfügt, um die erzielbaren Einsparungen pro Verwaltungseinheit zu erheben.

Entsprechend seien diese Voraussetzungen für das BBL und das Programm Superb noch zu schaffen. Weiter betont das Bundesamt, dass es aus­schliess­lich die Supportprozesse in den Bereichen Beschaffung, Logistik und Immobilien verantwortet. "Für die weiteren Supportprozesse Finanzen und Personal PPM kann das BBL keine inhaltliche oder fachliche Verantwortung übernehmen."

Auch eine pauschalisierte Aussage, dass die Gesamtkosten im Bereich SAP Betrieb steigen, kann gemäss dem BBL nicht gemacht werden. Das neue System beinhaltet gegenüber dem alten eine Reihe von Zusatzleistungen und -funktionen. Zudem werden gewisse Anwendungen neu auch der gesamten Bundesverwaltung zur Verfügung gestellt. "Dies führt zu einer Reduktion von dezidierten Anwendungen in den Verwaltungseinheiten und damit verbunden zu Minderkosten."

In Zukunft sollen auch die Lizenzkosten, welche bis anhin durch die Ver­waltungs­einheiten beschafft wurden, teilweise zentral finanziert werden. Das bedeutet, dass es zu einer Verschiebung der Mittel kommt und nicht zu einer eigentlichen Erhöhung der Betriebskosten. Das BBL schreibt in seiner Antwort zudem, dass die Kostenschätzungen mit ähnlichen SAP-Installationen vergleichbar sind.