EFK lobt ERP-Projekt der Armee immer noch

7. April 2022, 06:45
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Die Logistik ist einer der zentralen Bereiche, die über das SAP der Armee verwaltet werden. Foto: VBS

Und dies, obwohl Empfehlungen der Finanzkontrolle aus dem Jahr 2019 nicht umgesetzt wurden. Der Grund ist eine Änderung der Projektstrategie.

In der Bundesverwaltung laufen seit einigen Jahren zwei Programme zur Modernisierung der zivilen SAP-Systeme sowie der SAP-Systeme der Armee und zur Einführung von SAP S/4Hana für beide. Da es sich um grosse und teure IT-Schlüsselprojekte handelt, werden sowohl das zivile Projekt Superb, das vom BBL geführt wird, als auch das Projekt Erpsysvar der Armee regelmässig von der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK) unter die Lupe genommen.
Erpsysvar war von der EFK 2019 zum ersten Mal geprüft worden. Die EFK hatte dem Projekt grundsätzlich gute Noten gegeben, machte aber trotzdem auch einige Empfehlungen dazu, was man besser machen könnte.
Im August und September 2021 hat die EFK das Projekt erneut geprüft und nun ihren Bericht dazu veröffentlicht. Bei der erneuten Prüfung ging es hauptsächlich darum, ob ihre Empfehlungen umgesetzt wurden. Und die EFK kommt zum Schluss: Nein, die wichtigste Empfehlung wurde nicht umgesetzt.
Wer die Berichte der EFK kennt, hätte nun eine harsche Kritik erwartet. In ihren Berichten hält sie sich normalerweise nicht mit Kritik zurück, wenn sie diese für angebracht hält. Dieses Mal, so findet sie, spiele die Nichteinhaltung der Empfehlung aber keine Rolle, weil die beiden Programme inzwischen eine andere Vorgehensweise, als ursprünglich geplant, gewählt haben. Die Empfehlung sei damit hinfällig.

Knackpunkt Synergien nutzen

Konkret geht es dabei um die Synergien und die Koordination der beiden ja eigentlich ähnlich gelagerten Projekte. Ursprünglich wollte man möglichst viele gemeinsame Prozesskerne und Konfigurationen definieren, die man für beide Projekte nur einmal entwickeln muss. Man strebte einen maximal möglichen gemeinsamen Kernel für beide Projekte an, um das Synergiepotential möglichst gut zu nutzen und damit Kosten zu sparen.
Die EFK fand dieses Vorgehen schon 2019 heikel. Sie sah hohe Risiken in den "sehr engen inhaltlichen und terminlichen Abhängigkeiten der beiden Programme". Genannt wurden der Aufwand für die Koordination sowie die geringe Flexibilität bei Anpassungen der Systeme.
Eine Vorgabe für die beiden Programme ist zudem, dass die Armee einsatzrelevante ERP-Systeme im Ernstfall schnell vom zivilen System abkoppeln, autark betreiben und später auch wieder einfach ankoppeln kann. Der damalige Ansatz der engen Abhängigkeiten laufe möglicherweise den strategischen Zielen einer Zwei-System-Landschaft zuwider, hielt die EFK 2019 fest: "So könnten Prozessschnittstellen zwischen den ERP-Systemen einen autarken Betrieb und einsatzbezogene Anpassungen des ERP-Systems V/ar erschweren oder gar verhindern". Die zivilen Systeme (inkl. SAP) setzten zudem vermehrt auf Cloud-Technologien. Diese cloudbasierten Systeme könne die Armee in einem abgekoppelten Fall nicht autark nutzen.
Die EFK empfahl deshalb, das Kosten- / Nutzenverhältnis der gemeinsamen Prozesskerne insbesondere auch unter Kosten- / Nutzenaspekten zu betrachten. Dazu seien die Synergien des gleichen ausgeprägten Kernels in den weiteren Programmarbeiten quantitativ wie auch qualitativ auszuweisen.

Viel mehr Entkoppelung

Mittlerweile aber, so die EFK, haben sich die beiden Projekte von der Idee des maximalen gemeinsamen Kernels verabschiedet. Es werde nur noch der "minimal notwendige gemeinsame Kernel" angestrebt. Für jeden Supportprozess hätten Erpsysvar und Superb die gemeinsamen Prozesskerne individuell festgelegt. So werde beispielsweise bei der Logistik und beim Vertrieb konsequent auf gemeinsame Prozesskerne verzichtet, anstatt mit hohem Aufwand eine künstliche Einheitlichkeit zu erzwingen. Auf der anderen Seite wolle die Armee die Personalprozesse künftig ganz auf dem zivilen System führen. Insgesamt werde das neue ERP-System nun als eigenständige Fachapplikation realisiert, die nur lose an das zivile System gekoppelt sein soll.
Die EFK findet, dass die neue Strategie für beide Programme eine gute Idee ist, die Fokussierung auf den minimalen notwendigen gemeinsamen Kernel bringe die Arbeiten voran und der eingeschlagene Weg sei zielführend, um eine realisierbare Lösung zu erarbeiten.
Die daraus entstehende duale SAP-Systemlandschaft sei zudem für die Auftragserfüllung der Armee zentral.

Vieles noch unklar

Allerdings: Den künftigen Change- und Release-Prozess müssten die Programme erst noch beschreiben sowie während der Programmumsetzung aufbauen und etablieren. Ungewiss bleibe aufgrund des nicht quantifizierten Synergiepotenzials auch, welche zusätzlichen programmübergreifenden Synergiepotenziale möglich gewesen wären.
Die lose Kopplung der Programme ermögliche eine zeitliche Entkopplung und könne dazu beitragen, die Umsetzungsrisiken in beiden Programmen zu reduzieren, schreibt die EFK weiter. Einerseits könnte Superb unabhängig in den Go-live gehen, andererseits erhalte das VBS mehr Spielraum, um die Lösung wie auch die Ab- und Wiederankopplungsmassnahmen zu planen und umzusetzen.
Zum Prüfungszeitpunkt sei aber der technische und finanzielle Umgang mit allfälligen Übergangslösungen, welche durch die Strategieänderung notwendig werden, nicht ausreichend geklärt. Die Abwägung der zusätzlichen Kosten für Investitionen und den Betrieb der Übergangslösungen könnten dieser wesentlichen Risikominimierung nicht gegenübergestellt werden.
Die gestarteten Abklärungsarbeiten seien deshalb voranzutreiben, um so schnell wie möglich die richtige Übergangslösung zu wählen und die Kostenfolgen und die Zuständigkeiten regeln zu können.

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