Es gibt wenige Personen, die nicht von einem Software-Projekt berichten können, das sehr viel länger gedauert hat als bei Projektstart angenommen oder das ein Vielfaches des ursprünglich angenommen Preises gekostet hat. Oder anders formuliert: Die tatsächlichen Aufwände stehen oft im Missverhältnis zu den ursprünglichen Annahmen und Schätzungen. Aber wieso liegen Schätzungen bei der Software-Entwicklung so oft und manchmal auch massiv daneben?

Gründe für fehlerhafte Schätzungen gibt es wie Sand am Meer. Ich möchte daher heute die in meinen Augen fünf wichtigsten Faktoren beleuchten und Ihnen näherbringen, wie Sie selbst Einfluss auf die Qualität von Schätzungen nehmen können.

Die wichtigste Voraussetzung für die Schätzung von Software-Entwicklungsaufwänden ist Klarheit bezüglich der Ziele des Projekts sowie der Prioritäten und der Funktionen, welche im Rahmen des Projekts implementiert werden sollen. Das mag auf den ersten Blick trivial klingen, aber genau das ist eine der Hauptursachen für falsche Schätzungen.

Die Gründe für diesbezügliche Unklarheiten können vielfältig sein: Der Auftraggeber kann sich über Ziele und Wünsche noch nicht im Klaren sein oder es gibt auftraggeberseitig noch Abstimmungsbedarf bezüglich einzelner Funktionalitäten. Zudem kommt es vor, dass (noch) nicht alle Stakeholdergruppen zur Zeit der Auftragsvergabe einbezogen wurden (zum Beispiel Benutzervertreter, interne IT) und deshalb wichtige Kernanforderungen nicht spezifiziert wurden, die einen Einfluss auf die Zielerreichung des Softwareprojekts haben.

Sowohl auf Seite des Auftraggebers, wie auch des Auftragnehmers müssen Rollen definiert sein, die das Projekt unter Einbeziehung aller Stakeholder koordinieren, auftretende Probleme frühzeitig identifizieren und zusammen mit den betroffenen Projektteilnehmern lösen. Zwei Rollen stehen hierbei im Fokus:

Die Praxis zeigt, dass beim Fehlen (einer) dieser Rollen Probleme oft zu spät identifiziert und dann mit vergleichsweise hohen (und typischerweise nicht budgetierten) Kostenfolgen behoben werden müssen.

Die Notwendigkeit von bestimmten Rollen gilt im Übrigen auch für nicht agil geführte Projekte. Hier benötigt es andere Rollen wie einen Projektmanager, eine Auftraggeberin oder einen Qualitätsmanager.

Idealerweise sollten Aufwandsschätzungen von erfahrenen Software-Entwicklern erstellt werden, da Schätzungen so auf konkrete Projekt-Learnings abgestützt werden können. Alle Parteien profitieren von Erfahrungen mit einem ähnlichem Technologie-Stack oder ähnlichen An- und Herausforderungen. Liegen nur wenige Erfahrungen mit solchen Projekten vor, steigt das Risiko einer Fehleinschätzung.

Gibt es zwischen Definition und Umsetzung von Projekten eine grosse zeitliche Lücke, sollten ein paar zusätzliche Aspekte berücksichtigt werden. Nicht selten sind die Experten, die die Schätzung erstellt haben, später nämlich nicht im Entwicklungsteam. Deshalb muss sichergestellt werden, dass …

Gerade in längerfristigen Projekten gilt es zudem, eine gewisse personelle Fluktuation zu berücksichtigen. Neue Mitarbeiter mit einem möglicherweise abweichenden Erfahrungsstand stossen zum Projekt hinzu und müssen eingearbeitet werden. Dies hat Einfluss auf die entstehenden Aufwände – Schätzungen werden schnell hinfällig.

In den meisten Software-Entwicklungsprojekten ändern sich die Anforderungen im Laufe des Projekts. Das hat hauptsächlich zwei Gründe: Einerseits ändern sich Rahmenparameter, andererseits werden neue Einsichten gewonnen, die berücksichtigt werden müssen. In vielen Fällen führt dies zu steigenden Aufwänden. Wohl dem, der eine agile Projektmethode gewählt hat. Dann nämlich können in Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer die Prioritäten überprüft und bei Bedarf Features mit geringerer Bedeutung durch wichtigere, neue Anforderungen ersetzt werden. Dadurch kann das Projekt trotz Änderungen im Kosten- und Zeitplan durchgeführt werden.

Einen massgeblichen Einfluss auf die Qualität einer Schätzung haben nicht zuletzt die Art der Anfrage und der Projekttyp. Bei öffentlichen Ausschreibungen gibt es beispielsweise nur wenige Möglichkeiten, mit dem Auftraggeber in Kontakt zu treten und offene Fragen anzusprechen. Dies führt dazu, dass bei der Schätzung Annahmen getroffen werden müssen, die sich später als falsch erweisen können. Das wiederum führt schnell zu höheren Implementierungs­aufwänden.

Bei den Projekttypen bieten agile Projekte dank der regelmässigen Planung von zu implementierenden Features die besten Voraussetzungen für die Einhaltung von Schätzungen. Aber auch hier gibt es Einschränkungen: Im Fall von Fixpreisprojekten trägt im Ernstfall der Auftragnehmer das Risiko. Deshalb wird dieses in aller Regel eingepreist. Natürlich können Abweichungen in beidseitiger Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geklärt werden, allerdings müssen diese früh genug erkannt und angesprochen werden.

Wenn sich jemand am Stammtisch zur Aussage hinreissen lässt, dass Softwareentwickler die Aufwände eines Projekts raten oder auswürfeln, dann gibt es für solche Fehleinschätzung oft gute Gründe. Und ja, Aufwandsschätzungen sind und bleiben bis zu einem gewissen Grad ein Blick in die berühmte Glaskugel. Dabei können alle Parteien aktiv zu zuverlässigeren Schätzungen beitragen. Die grosse(n) Unbekannte(n) in jeder Schätzung sind nämlich Annahmen, die Softwareentwicklerinnen und Softwareentwickler machen müssen. Diese lassen sich unter Einhaltung der aufgeführten Faktoren reduzieren. Und wenn die Annahmen dann noch richtig dokumentiert sind, wird es früher oder später auch am Stammtisch leiser.