Wie es um die Umstellung zur QR-Rechnung steht

29. September 2022, 12:02
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Foto: SIX

Die roten und orangen Einzahlungsscheine gehen in den Ruhestand. Wir blicken auf die Einführung der QR-Rechnung zurück und haben bei SIX und Anbietern von Business-Software zum aktuellen Stand nachgefragt.

Bald ist Schluss mit den roten und orangen Einzahlungsscheinen. In zwei Tagen ist es so weit: Die schwarz-weisse QR-Rechnung ist da und löst die bisherigen Einzahlungsscheine ab. Nach 116 Jahren ist Schluss mit den Farben, die im Lauf der Jahrzehnte von grün auf rot und orange wechselten. Doch wie steht es um die Umstellung überhaupt? Chaos oder alles tiptop? Wir haben nachgefragt.
Eigentlich wollte die Börsenbetreiberin SIX die QR-Rechnungen schon im Jahr 2019 ausrollen, doch die Einführung verzögerte sich um ein Jahr. Schliesslich fand die Einführung im Juli 2020 statt, seit mittlerweile zwei Jahren sind sie also parallel zu den farbigen Einzahlungsscheinen aktiv. Ab Samstag dem 1. Oktober gehen letztere nun endgültig in Rente.
Ziel der QR-Rechnung sei es, die Zahlungen per E-Banking und Banking-Apps zu vereinfachen. Der Schweizer Zahlungsverkehr soll so digitalisiert werden und eine Brücke zwischen der papierbasierten und der digitalen Welt gesclagen werden, heisst es auf der Projektwebsite. Auch strengere Vorschriften gegen Geldwäscherei gaben Anlass für die Umstellung. Bei der neuen QR-Rechnung werden nämlich mehr Informationen mitgeschickt. Es sei möglich, den gesamten Datenansatz mit Angaben zum Rechnungssteller und Schuldner zu sehen, sagte Patrick Graf, Verwaltungsratspräsident von SIX und Mitglied der Geschäftsleitung bei Postfinance gegenüber '20 Minuten'. Bei den alten Einzahlungsscheinen sei dies nicht umsetzbar gewesen. "Die QR-Rechnung verbindet neu digitale und papierbasierte Zahlungsvorgänge, ohne dass jemand sein Zahlungsverhalten ändern muss", lässt sich Graf weiter zitieren. "Die Regulation verlangt mehr Daten gegen Geldwäscherei."

Umstellung erfolgte zögerlich

Doch die Nutzung hielt sich in Grenzen: Mitte 2021 stellten erst 15% der Schweizer Firmen QR-Rechnungen aus, wie SIX in einer Umfrage zeigte. Anfang 2022 waren es 20%. Erst auf den Endspurt hin haben sie Gas gegeben. Selbst Banken warteten lange mit der Umstellung. Der 'Handlungszeitung' sei beispielsweise eine Ende Juli 2022 verschickte Rechnung von Swisscard vorgelegen, die noch immer mit einem alten Einzahlungsschein ausgestattet war. Dabei hat die Muttergesellschaft Credit Suisse ihre Kundschaft fleissig dazu aufgefordert, auf QR-Rechnungen umzusteigen. Unternehmen und KMU tasteten sich also nur zögerlich heran, erst auf die Pflicht hin tat sich etwas. Die Umfrage von SIX aus dem Jahr 2021 zeigte auch, dass damals 85% der befragten Unternehmen die QR-Rechnung nur deshalb nutzen würden, weil die bisherigen Einzahlungsscheine vom Schweizer Markt genommen werden.
Und das, obwohl der Finanzplatz Schweiz in der gesamten Zeit unermüdlich über die Umstellung informiert hat. Auch Business-Software-Anbieter hätten ihre Kundinnen und Kunden laut eigenen Angaben schon vor über zwei Jahren auf den Übergang sensibilisiert. Abacus habe etwa digitale Workshops angeboten, um auf das Thema aufmerksam zu machen. "Da wir uns als Softwarehersteller bereits sehr früh mit dieser Umstellung beschäftigt haben, war es schon mit einer Version 2018 möglich, QR-Rechnungen kreditorenseitig zu verarbeiten", sagt Martin Riedener, Mitglied der erweiterten Geschäftsleitung von Abacus, auf Anfrage von inside-it.ch. "Für das Schreiben einer QR-Rechnung wurden die Softwareanpassungen mit der Version 2020 ausgeliefert. Somit erhielten unsere Kunden eine grosse Vorlaufzeit."
Bexio habe seine Kundschaft bereits im Frühjahr über die Umstellungsdeadline informiert. "Ebenso haben wir alle Kunden, die noch nicht selbstständig die QR-Rechnung in Bexio aktiviert haben, kostenlos und automatisch auf die QR-Rechnung umgestellt", sagt der Produktverantwortlicher und Banking-Experte Matthias Paulus in einem schriftlichen Interview. Auch sie hätten ihre Kundschaft mittels Informationen, Webinars und Einrichtungsservices auf die Umstellung sensibilisiert. Bei Klara verlief es ähnlich: Die Unterstützung hätte von KI-unterstützten Belegerkennungen im Zahlungsverkehr über die automatisierte Generierung von QR-Rechnungen in der Auftragsverwaltung bis hin zur individuellen Unterstützung durch den Support stattgefunden, heisst es.

Situation "Tag Null"

Waren Mitte September noch etwas mehr als 80% der Zahlungen per Rechnungen im neuen Format erfolgt, sind es Ende September laut SIX-Sprecher Jürg Schneider knapp 90%. Man müsse jedoch davon ausgehen, dass die 100% bis am 30. September nicht erreicht werden. Es werde noch einige wenige Unternehmen geben, die noch nicht umgestellt haben. "Die Situation ist ab 1. Oktober wie folgt: Rechnungstellern, die noch nicht umgestellt haben, drohen Liquiditätsengpässe, da die alten Einzahlungsscheine ab diesem Tag nicht mehr verarbeitet werden können", erklärt Schneider auf Anfrage von inside-it.ch. "Die Rechnungsempfänger können somit ab diesem Tag Rechnungen mit den alten Einzahlungsscheinen nicht mehr bezahlen."
Die Umstellung gestaltete sich auch hinsichtlich der Zahlungsfristen knifflig. Wenn ein Unternehmen Anfang September beispielsweise noch einen alten Einzahlungsschein verschickt hat, wäre es das Risiko eingegangen, dass die Zahlung nicht mehr pünktlich hätte erfolgen können. Da sich Fristen zur Überweisung nämlich normalerweise auf 30 Tage belaufen und wenn der Schuldner seine Rechnung dementsprechend erst am letzten Tag der Frist bezahlen möchte, wären die farbigen Einzahlungsscheine nicht mehr gültig gewesen. "Daher hielten wir alle Leute an, die Ende September noch einen alten Einzahlungsschein erhalten haben, sich mit dem Unternehmen in Verbindung zu setzen und einen Einzahlungsschein mit QR-Code einzufordern.'' Denn: Keine QR-Rechnung, keine Überweisungen. Das ist aber grösstenteils das Problem der Firmen und Unternehmen, die noch nicht umgestellt haben. Auf einem alten Einzahlungsschein ist die Rechnung ungültig. Auch eine Mahnung wäre dann wirkungslos, wenn sie sich auf einen alten Einzahlungsschein stützt. So drohen Mehraufwand und blockierte Zahlungen.
Ein grosser Knackpunkt bei Abacus kam mit der Verarbeitung der elektronischen Kontoauszüge von den Finanzinstituten. Diese waren laut Martin Riedener anfänglich nicht detailliert genug definiert, weshalb es auch heute noch verschiedene Varianten gibt, wie die Referenzen zurückgeliefert werden können.
In Bezug auf die Anbindung zu den Banken gab es auch bei Bexio technische Herausforderungen: Die Anpassung der Integration war sehr zeit- und kostenintensiv. Daher hätten man sich für eine Anbindung an bLink entschieden.

Eine Hürde für Konsumenten

Die Arbeit lag also bei den Firmen – zumindest grösstenteils. Eine Hürde gibt es nämlich auch für Rechnungsempfänger und die heisst "Daueraufträge". Wenn Daueraufträge auf eine Rechnung mit dem farbigen Einzahlungsschein laufen, müssen die Empfänger diese auf die QR-Rechnung umstellen. Ansonsten könnte es beispielsweise Probleme mit dem Vermieter geben. Mitte September liefen laut Angaben von Postfinance aber noch fast die Hälfte ihrer Daueraufträge auf alte Einzahlungsscheine, schreibt 'Blick'.
Auch dies könnte jetzt noch zu Hindernissen führen. "Für Konsumentinnen und Konsumenten ist dieser Punkt entscheidend", sagt Schneider von SIX weiter. "Sie müssen bis spätestens am 30. September 2022 alle ihre laufenden Daueraufträge, die auf den bisherigen orangen Einzahlungsscheinen beruhen, auf QR-Rechnungen umstellen. Nach dem 30. September können diese Daueraufträge nicht mehr verarbeitet werden. Die neuen QR-Rechnungen erhalten Konsumenten direkt von ihrem Rechnungssteller."
Trotz der anfänglichen Zögerlichkeiten sehen Software-Business-Anbieter wie Bexio und Abacus doch Vorteile in der digitalisierten Rechnung. "Der grosse Vorteil des QR-Zahlteils ist, dass die für eine Zahlung benötigten Daten strukturiert sind und dadurch eine bessere Verarbeitung der Rechnungen ermöglicht wird", erklärt Martin Riedener weiter. "Zudem sind im Swico-String auch weitere zusätzliche Informationen wie etwa die Zahlungskonditionen für den Rechnungsempfänger strukturiert übermittelbar. Gerade aus Sicht des Rechnungsempfängers ist die Erfassung einer Rechnung oder Zahlung mittels der Informationen im QR-Zahlteil wesentlich schneller, sofern man den QR-Code scannt beziehungsweise elektronisch verarbeitet."
Die Rechnungen lassen sich ausserdem auf normalem, perforiertem Papier drucken. Wer den QR-Code lieber nicht nutzen möchte, kann seine Zahlungen so in Zukunft immer noch manuell ausführen lassen.

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