Die Zürcher Finanzverwaltung will den Prozess der Rechnungsverarbeitung vollständig digitalisieren. Dazu hat der Regierungsrat die digitale Anlieferung von Rechnungen ab dem 1. Januar 2027 zum Standard erklärt, wie der Kanton mitteilt. Somit gelte künftig auch für Lieferanten und interne Stellen, alle Rechnungen an die kantonale Verwaltung nur noch digital zu übermitteln. Wobei Externe dem Prinzip "digital first" und Interne "digital only" folgen.

Die Finanzverwaltung verarbeitet die Rechnungen für 170 Organisationseinheiten des ganzen Kantons. Im Geschäftsjahr 2025 wurden 435'000 Rechnungen elektronisch angeliefert und bearbeitet, wie es weiter heisst. Davon seien 15%, also 65'388, in Papierform zugestellt worden. Und das Volumen soll immer weiter sinken: Im Jahr 2026 wurden bisher 8% Papierrechnungen ausgeliefert.

In Zukunft soll die Rechnungsübermittlung nur noch über die zur Verfügung gestellten digitalen Inputkanäle erfolgen. Dabei unterscheidet der Kanton zwischen Lieferanten und internen Stellen. Lieferanten können laut Mitteilung die Rechnungen als PDF-Dokument über E-Mail, Zürikonto und E-Provider zustellen. Interne Stellen hingegen haben zusätzlich die Möglichkeit, diese verschlüsselt über E-Mail und andere Schnittstellen wie die Validierungssoftware Docprostar oder innerhalb des ERP Idoc-Transfer zu übermitteln.

Gemäss Mitteilung wird zusätzlich eine Beratungsstelle für Lieferanten errichtet. Diese diene als Unterstützung bei Problemen oder Fragen zur digitalen Rechnungsübermittlung an den Kanton. Zudem soll sie die Teilnehmenden des zentralen Kreditorenworkflows bei Analysen, Auswertungen, und Dokumentationen für die digitale Rechnungsanlieferung und bei der eventuellen Umstellung und Kontaktierung der Lieferanten helfen. Die Dienstleistung des zentralen Scannings werde vorerst für die zentralen Kreditorenworkflow-Teilnehmenden weitergeführt.