2017 begann das Projekt «CMI in den Parlamentsdiensten und im Zürcher Kantonsrat». In einer ersten Phase beschäftigte sich das Projektteam mit Vorarbeiten wie Prozessbeschriebe und Registraturplan erstellen oder Schulungen konzipieren. Ab 2019 folgte die schrittweise Einführung: Zu Jahresbeginn stellten die Parlamentsdienste und die Kommissionen auf CMI um. Im Frühling des gleichen Jahres folgten der Rat und die Kommissionen mit der digitalen Kantonsrats- und Kommissionssitzung.

Heute bereitet das Ratssekretariat die Sitzungen für den Kantonsrat mit CMI vor. Dafür verwendet es die CMI Lösungsplattform, die dem digitalen Sitzungsmanagement zugrunde liegt. Konkret stehen die Dienste CMI Dossier inkl. Aufgaben und Kontakte, die Archivierung und der Lifecycle und nicht zuletzt CMI Protokoll im Einsatz. Um Sitzungen digital durchzuführen, stellen die Parlamentsdienste im Vorfeld Traktanden, Geschäfte und Protokolle in CMI bereit. Darauf bearbeiten die Kommissionen die traktandierten Geschäfte und legen sie dem Rat behandlungsreif vor. Zudem nutzen die Parlamentsdienste den CMI Posteingang über die standardisierte Dossierschnittstelle eCH 0147 als Schnittstelle zur Staatskanzlei und zu den Direktionen, da nicht alle Direktionen des Kantons mit CMI arbeiten. Über diese Schnittstelle reichen die Direktionen Anträge für den Kantonsrat und die Kommissionen ein oder korrespondieren darüber mit der Geschäftsleitung und den Kommissionen.

Früher wurden Sitzungsunterlagen per Ratsversand an die Kantonsrätinnen und -räte verschickt: Jeweils mittwochnachmittags erhielten alle Ratsmitglieder zur Sitzungsvorbereitung ein physisches Dokumentenpaket. Mit der Einführung von CMI ist der Ratsversand neu digitalisiert, was laufend an Beliebtheit gewinnt. Heute ist der Ratsversand auf der Webseite nachgebaut und mit der effektiven Sitzung, der Traktandenliste sowie allen behandlungsreifen und bereits abgeschlossenen Geschäften einsehbar – nicht nur für die Ratsmitglieder, sondern auch für die Bevölkerung. Sobald die Traktanden und Geschäfte für die Kantonsratssitzung digital verfügbar sind, können die Räte ihre wöchentlichen Sitzungen mit CMI orts- und zeitunabhängig vorbereiten und auch gleich die effektive Sitzung digital abwickeln. Für eine fundierte Vorbereitung und Recherche ist die Einsicht in sitzungsunabhängige und nicht traktandierte Dokumente nötig. Dafür nutzen die Rätinnen und Räte den CMI Dossierbrowser, der demnächst durch den Web Client ersetzt wird.

Mit der digitalen Sitzungslösung von CMI profitieren die Kantonsratsmitglieder von:

1) einer klaren Übersicht über die nächsten Sitzungen mit deren Traktandenlisten

2) digitalem Zugriff auf sitzungsrelevante Dokumente innerhalb der gleichen Lösung

3) der Annotationsfunktion und tauschen damit Notizen zu den Geschäften im Sitzungsvorfeld miteinander aus So läuft die Sitzungsvorbereitung und -abwicklung schneller, effizienter und mit erheblich reduziertem Papierverbrauch. Ein aktuelles Beispiel – der wegen Umbauarbeiten nötige Umzug vom Rathaus in ein Provisorium in Oerlikon – bringt die Vorteile einer digitalen Sitzungslösung, die nur ein Minimum an Infrastruktur benötigt, schön auf den Punkt.

Damit wichtige Informationen des Kantonsrates auf der Webseite bereitstehen, schicken die Parlamentsdienste entsprechende Inhalte mit dem CMI Publikator direkt aus der CMI Lösungsplattform an den Webseitenanbieter. So findet die Bevölkerung heute beispielsweise Informationen zu den 180 Kantonsratsmitgliedern oder zum Ratsbetrieb allgemein online.

Die Reise mit CMI geht weiter: Für noch mehr Möglichkeiten und optimiertes mobiles Arbeiten installiert Zürich momentan den Release 22 und ersetzt den Dossierbrowser durch den neuen CMI Web Client.

1. Welchen Nutzen bietet Ihnen die CMI-Lösung konkret?

Dank CMI liegen nun alle Teilprotokolle sowie Unterlagen aus den Kommissionen, z. B. Präsentationen und Berichte, in einem Geschäft. Dies ist zur Aufarbeitung der Materialien und auch für die spätere Archivierung ein enormer Gewinn und erleichtert die tägliche Arbeit. Der Austausch mit der Staatskanzlei und den Direktionen über CMI Posteingang ist sehr einfach in der Handhabung und durch die Aufgaben später nachvollziehbar.

Wir freuen uns, wenn CMI weiter an der Attraktivität der grafischen Oberfläche arbeitet. Zudem muss auch die einfache Handhabung der Lösung weiterhin eine Priorität bleiben.